恪守天职 第10期

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杨冬权局长在《全国档案安全体系建设工作会议上的讲话》中提出：“档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。确保档案安全，是党和人民对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。”这段话从更高层次更明确地揭示了档案工作的本质效用，揭示了档案工作全面可持续发展不可或缺的重要内容一档案安全。

“天职”之重饱含责任与义务，也饱含信任与声誉

档案的安全管理是一项基础的、重要的职责，既是社会分工给档案部门的工作任务，也是对其规定的责任和义务。

档案安全事关国家、单位和公民权益的损益，事关组织机构甚至社会管理运行的秩序和效率，同时也关系到档案工作职能能否顺利履行。担负起档案实体与信息安全保护的责任与义务，就是在承担保护国家、单位、公民权益的责任，就是在保护档案职能履行的环境，也就是在保护档案部门自身的声誉、工作价值和生存价值。

在数字化、网络化管理时代，文件档案的保存与利用管理工作正面临一些新的挑战：一是难于以低成本验证文档的真实性；二是文档信息控制管理和方便应用之间难于取台；三是文档管理的稳定性、可靠性减弱。应当看到数字时代对档案管理职能提出了新的要求，就是要使档案部门及其管理的数据存储空间成为社会各个管理系统信任关系的支点，在现实和未来的发展空间中，安全可信的档案信息管理空间会成为低成本化解难题的有效方案。档案实体与信息的安全体系建设将会对档案职能的新需求和新职能的承担具有非常重要的意义。档案工作不仅在工作内容上要增加对文档信息的安全、真实、长久、可用的管理，还需要在文档信息使用权限、数据库的设防、信息原始性、真实性鉴别以及文档信息可信验证等方面健全管理职责、完善管理能力，以推动档案安全管理工作效用范围的扩展及社会价值的增加，以满足单位组织或社会对档案部门公信力的时代需求。

“天职”之履行需要健全和完整的安全体系

在档案管理中，要提高加密、数字验证、存储、检索等方面高新技术应用的速度和深度。然而，只有制度、管理、技术等要素密切配合、有效结合，才能构成一个有别于传统档案安全管理的创新完整的档案安全体系。档案安全体系是一个环环相扣的有机整体，是一个具有现实功能效用的运行系统，完善与维护档案安全体系是我们履行“天职”最基本的条件。

在新的时代背景环境中，档案安全体系对于提高档案部门公信力具有重要效用。健全管理制度可以使管理经验条理化，使管理行为规范化，因而可以说，完善制度规范对档案部门公信力建设是基础性的充要条件。

在与档案部门公信力相关职能的构建上，应结合档案安全体系建设，创新归档接收的管理职责和流程，健全和完善文档认证验证的管理流程，完备检查验证技术手段和管理制度，对文档整理组织标准进行创新。

在电子文档真实性认证方面，采用数字签名系统或其他防伪验证系统的技术时，应考虑归档或利用行为所属的外部管理系统的技术应用与管理现状，并发挥档案安全体系的效应，健全档案部门文档认证验证的信任供给管理流程，由档案部门采取利用行为所属管理系统可按收的文本格式，在出具文档文件时为用户提供文档真实性证明与实时验证服务。

对电子文件来说，文档对象的组织、保存，应当考虑建立不同于纸质档案存档的新的文档组织结构。保存电子文件的不同格式以应对可读性，建立标准化验证体系以应对文档真实性、可信性。比如，对一份具有重要证据价值的文件，可将其带有数字签名的正式公文专用格式的文本、通用文本(xml标准格式)、纸质件扫描文本、txt文本同时保存，将这些文本分别存储和关联在双层档案数据库组织结构中，同时围绕新功能建立起文档的归档、检验和数据库的组织、备份、迁移、关联等管理维护工作的新标准。

由档案安全体系支撑的档案部门公信力，不仅是单位组织或整个社会现代管理系统顺利运行的保障，也是档案部门建立健全档案实体与信息安全体系的职能需求，档案人必须恪守“天职”，坚守档案安全的职责和伦理底线，保护档案部门生存的价值红线。