巧用Excel公式函数提高钢结构数据处理效率

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内容提要：举例介绍利用Microsoft Office excel自带的公式和函数功能，加强加快对有着庞大数据量的钢结构产品零件清单的处理，以提高工作效率。

关键词：Excel公式函数、零件清单、数据处理、效率

中图分类号：TU391文献标识码： A

1.前言

钢结构产品往往构件繁多，其零件清单数据量十分庞大。作为最常见的数据分析处理软件，Microsoft Office Excel功能强大，使用便捷，故在钢结构产品的数据处理中也得到广泛应用。然而，不同的Excel处理过程，其工作量和准确性不同。尤其当数据庞大时，效率相差会很大。本文结合工作实例，介绍利用Excel自带的公式函数功能，加强加快钢结构数据处理效率的方法技巧。

2.工作实例

2.1公式“Xn=Xn-1”帮助零件查找从属装配体图号

某零件清单报表如下。其中，“536***”为装配体图号，“6-***”为零件号。

图1：零件清单例表

为汇总各装配体中同一零件的总数量，需先对报表中各零件进行排序处理。这样，就会打乱原有数据行的顺序，使零件号与所属装配体图号分离，失去对应关系，不利于后续的数据整理。若再返回原清单中一一查找，则费时费力，效率降低。

对此，如果能在零件号数据行中加入对应从属的装配体图号，使之随零件号一起整行移动而不分离，就可保留对应关系，消除后续问题。具体实现方法如下：

2.1.1插入复制

复制“代号”列，并在其前插入所复制的列。

图2：插入复制

2.1.2筛选并输入公式

图3：筛选

在“零件长度”列筛选项中选中“非空白”项，以筛选出不含装配体图号行的清单形式。然后在单元格A3中键入公式“=A2”。

图4：输入公式

2.1.3填充

图5：填充

点住A3单元格的填充柄（单元格右下角“十”字形光标）向下拖动，或双击填充柄，完成对复制“代号”列的公式填充。

图6：图号插入完成

这样，在恢复“零件长度”筛选项为“全部”后，就完成了给各零件号行加入从属装配体图号的过程。

2.1.4小结

输入公式“=A2”的作用，是让单元格A3与同列的相邻单元格A2内容保持一致。经向下填充后，就可使所有上下相邻的单元格内容保持一致

筛选的目的在于划出填充界限，使得筛选出的相邻数据行（同一装配体下的零件行）填充了相同内容，不相邻的数据行（不同装配体下的零件行）填充了不同内容。这样，才能区别开不同装配体的图号填充结果。

2.2 If函数编排发货件流水号

某发货清单如下。

图7：发货清单样表

不同的发货要求（如“单件出厂”“打包发运”等）有不同的发货件数，反映在发货清单上，就有发货件号（箱扎流水号）顺序分配的不同。与此同时，发货件号列中不同大小的合并单元格不可直接拖动填充，需另外手工输入，工作量大且容易出错。若利用If函数，则可快速实现发货件号的分配。

2.2.1筛选并计算各发货类型的件数

在定义好发货要求，并合并好单元格后，在插入的空白列中，利用对“包装种类”的筛选，分别输入每种发货类型的发货件数。即：“单件出厂”=“数量”，“多件打包”=1，“铁箱发运”=1，“空白”=0。

图8：完成发货要求定义

图9：筛选出“单件出厂”输入公式

在筛选出“单件出厂”的单元格A19中输入公式“=H19”；

图10：筛选出“多件打包”和“铁箱发运”填充“1”

在筛选出“多件打包”和“铁箱发运”的对应单元格（上图中被选中的单元格范围）中填充“1”；

图11：筛选出“空白”填充“0”

在筛选出“空白”的对应单元格（上图中被选中的单元格范围）中填充“0”。

2.2.2计算发货件号

图12：输入并填充公式“=B2+A3”

改筛选项为“全部”后，在B3中输入公式“=B2+A3”，并将其填充B列。为接续之前部分的发货件号，在B2中输入“598”，使新发货件号从“599”开始继续向后顺延。

2.2.3 If函数编制发货件号

在C3单元格中输入公式“=IF(A3>1,B3-A3+1&"～"&B3,B3)”，并填充C列。

图13：输入If函数并填充

利用“选择性粘贴”复制D列“格式”至C列，使C列具有与D列相同的单元格合并形式。随即完成发货件号的顺序分配。

图14：复制格式

2.2.4 小结

发货类型决定发货件数，而发货件数决定发货件号的递增程度。将发货件数代入公式“=B2+A3”可计算出递增后的发货件号。

当发货件数大于1时，发货件号还需变为“XX～XX”加连接符的形式。这种按情况变换形式的过程，可用If（如果）函数实现。

这其中，对合并单元格的处理，要注意保证合并单元格区中只含有一项数据内容（即取消合并后，原合并区中只能有一个含数据的单元格）。这样，才不会在分类计算发货件数的筛选中多筛或漏筛。

3.结束语

除了上面用到的，Microsoft Office Excel自带的公式函数还有很多。很多情况下，借助它们就可以很方便地实现各类数据处理过程。对于技术工作，不断提高数据处理效率是提高工作效率的基本要求。而对于Excel，只有越多地认识、掌握并尽可能地运用其丰富的功能效用，才能越充分地发挥它作为计算机工具的巨大优势。如此，人们也才能越多地从繁复工作之中解放出来。

参考文献

[1]. Mike Smart. Learn Excel 2007 Essential Skills With The Smart Method, Smart Method Ltd.,2008.11.