计算机制作投标文件技巧浅析

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摘要：利用计算机制作高质量的投标文件，提高投标人的企业形象，增加工程的中标率。综合一些投标者在计算机操作过程中存在的疑难问题，结合本人在实际工作中的经验，谈一些计算机制作投标文件的技巧。

关键词：投标；技巧；计算机应用；必要的设备及软件；层次；模板；图片；目录；封面

随着中国加入WTO和我国的建筑市场逐渐走向成熟，竞争也日趋激烈。招标投标行为是项目建设过程中一个不可缺少的重要环节，招投标过程的最终目的是建设单位选择一个满意的承包商完成工程项目的实施。企业要想承揽工程，就必须递交一份内容上完整，实质上响应，价格上有竞争力，编制上秀外慧中的高质量投标文件，提高投标人的企业形象，增加工程的中标率。

利用计算机可以帮助我们在制作投标文件时减少工作量，提高工作效率。笔者综合一些投标者在计算机操作过程中存在的疑难问题，结合本人在实际工作中的经验，谈一些计算机制作投标文件的技巧。

1、提供必要的设备和软件

（1）在投标时配备计算机、扫瞄仪、彩色喷墨打印机、激光打印机、刻录机。

（2）配置文字处理的Word软件、电子表格的Excel软件、做幻灯片的PowerPoint软件、制作网络计划的Project软件、制图用的AutoCAD软件、编辑图片的Photoshop软件、平面设计用的CorelDRAW软件、做预算用的“广联达预算软件”、“神机妙算预算软件”、“金建预算软件”使我们编写的投标文件图文并茂，商务标的准确性、速度和质量也大大提高。

2、深刻理解招标文件的软件要求和格式要求

招标文件是招标方对投标单位的投标要求，因此在获得招标文件后，一定要分析招标文件中要求的软件及标书格式。有的招标方对标书给予了固定格式，投标时一定要选其招标方给予的固定格式。尤其是对要求电子评标的投标文件，更要严格地按照招标文件要求的软件及软件的版本和格式来投标，生成正确的清单投标文件，导出电子标书，通过自动评标软件检测。例如招标文件上要求用金建V3.6预算软件的，那么你一定不能用金建V2.0的，更不能用广联达预算软件、神机预算软件，以免形成废标。

对要求递交电子版的，在刻录电子投标文件前，一定要用最新的杀毒软件进行杀毒，确保无毒再进行刻录，如果有病毒的话，造成电子版投标文件读取错误，也有可能形成废标。

3、建立投标文件模板

模板又称样式库，是一群样式的集合，并包含版面设置（纸张、边宽、页眉和页脚位置、天头地脚等）。使用它，可以大大节省时间。在历次投标中，我们发现同类型的工程都有很多的相同之处，如果把工程进行分类，用计算机编制出样本模板，在同类工程投标时，进行适当地、有针对性地修改、更新，技术标快速即成。

4、 投标文件的层次

层次编排对投标文件的质量有重要的影响。

4.1 层次结构清楚

主要层次的编排一般按如下层次来进行

第一章******

1.1 ******

1.1.1 ******

这样可以很清楚的知道所看到的地方在哪一章节上，而且引用文段时较为清晰。

在章节编号与章节名之间，使用空格分开。

对于再一级的编号，即“1.1.1.1”之后尽量避免采用。如果确实需要的话，可采用项目符号和编号。

不要出现“孤立”顺序编号，即不要出现只有“1.1.1”而没有“1.1.2”等后续编号的情况。

还有用另一种层次编排：

第一章 ******

第一节 ******

一、******

（一）******

1、******

（1）******

尤其是后面的层次一定不要搞错，也经常发现有人把层次混乱，如把1、******放在“一、******”前面或者放在“（一）******”前面，这些都是不对的。

4.2 项目符号和编号

编号下面可以使用项目符号，但项目符号下面不宜再使用编号。

对于有明确顺序的连续段落，只能使用编号，而不能使用项目符号。比方说操作步骤，只能使用编号，而不能使用项目编号。

如果连续段落的文字较多，建议使用编号，而不使用项目符号。

5、关于图片的处理

5.1 图片格式的选择

首先应慎选图片格式。矢量图对文档体积的影响不大，但未压缩的点阵图就影响就大――高解析高彩的点阵图（bitmap）影响尤其大，会急速膨胀文件的体积，拖垮Word的速度。将图片插入文档，有以下文件格式可选择：图片压缩格式（如JPG）分辨率其实足够就好；低彩度点阵图如16色屏幕截图（screen hardcopy），色彩能力足够就好，否则徒然浪费。

5.2图片的大小

图片当然是投标文件（尤其是大型的投标文件）中舒缓视觉压力的头号帮手。不少人却把它拿来挤、拿来塞，不当地运用它，有的是为了配合版面把图片塞进“剩余空间”。

另一种情况是，在同一份文档中采用分辨率差异极大的图片，有的极精美，有的极粗糙（连锯齿都跑出来了），冰火两极之间，让人心里不舒服。

图片有主角的身份，可别只把它当成填满空间的花瓶，有的图被缩小到了上面的字迹已经模糊不清，这种处理方式完全不可取！有的图分辨率低到让人眼睛瞪得铜铃大还看不清上面的文字，这种图根本不该用！

对于扫瞄的图片，一定要用图片编辑软件Photoshop调整其亮度和对比度。常常看到有些投标文件里的描瞄图片底色要么黄色一大片，要么灰色一大片，不够清晰，不能给人以美感。

5.3 图文紧“锁”

为了让阅读时更方便面，图片与相应的文字应该要紧挨在一起，二者之间的距离不能太大。如果是项目组织机构图之类的大图，可以作为单独的一页来处理，前提是要加上标题。如果标题出现在一页的末尾，图在下一个页或者是图题出现在页首、最后的页面剩下孤零零的一行等，将使版面非常难看。为了避免“图文分离”的尴尬，只需点击图片【右键菜单】的设置图片格式+图片位置，然后勾选“对象随文字移动”和“锁定标记”。（见图表1）

图表 1

6、关于目录的制作

常常见有些人纯手工完成目录，硬把投标文件拆成封面、目录、正文三个文件分别给予编页，或者是把正文先排版完毕打印出来后，再两眼发昏地进行手抄工程。是的，所有事情当然都可以绕个弯解决，但苦工做了不少。在Word应用中，利用“插入目录和索引”命令，可以轻松方便地生成和插入目录。

6.1自动生成目录

自动生成目录的前提是标书层次必须清晰，不同的层次定义了相应的大纲级别，然后才能自动生成。

将光标移动到插入目录的位置，单击“插入”菜单中的“索引和目录”，在出现的对话框中选取“目录”选项卡（见图表2）。此时对话框中显示出各级标题对应的目录项，选好里面的各个选项之后，按“确定”就可以自动生成目录了。

图表 2

6.2目录的更新

目录不一定是标书编写完毕才能制作，当章节更新后，选中需要更新的目录，点击右键，选择“更新域”“更新页码”还是“更新整个目录”，确定即可。

7、封面的设计

评标人看到你的标书第一眼是什么？就是标书封面。怎样在堆得满桌的各公司的投标标书中脱颖而出？那就得强化标书的封面效果。一个公司的专业、实力、企业形象都要通过投标文件表达出来，那么投标文件的封面起着至关重要的作用。如果忽视了这一环节，就好像一个好的产品没有包装一样。

封面的设计一般在CordDRAW平面设计软件和图片编辑软件Photoshop中进行。可以利用图层的方便，进行底色图案的更换对比。

字体、色彩不要过于丰富，投标文件封面忌“花俏”，它毕竟不同于其它的时尚艺术杂志封面，它多半时候要的是一种素雅和严谨。字体更不要采用一些艺术字体，字体最好不要超过三种。投标文件的封面要做到美观、独特、大方，你人不在场的那个重要时刻，得让标书自己大声讲话，让人感受到“陕西安装”的大气、专业水准和实力，让专家“眼前一亮”，不得不关注你的标书，且直接为你的企业赢分。

注：文章内所有公式及图表请以PDF形式查看。