民营经济组织档案的特点与管理方法
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随着改革开放的深入发展，国企改革的不断深化，公退民进步伐的加快，民营经济组织逐渐成为社会主义市场经济的重要组成部分。河南镇平作为“全国改革综合试点县”，民营经济组织发展尤为迅速，创造出了“无中生有、有中生优”的镇平现象，在河南省颇具特色。截至2002年，民营经济组织占全县经济总量的80％，实现总产值54亿元，入库税金占全县财政收入的62％，可以说是“三分天下有其二”。因此，充分认识民营经济组织在促进国家经济结构调整，吸纳社会富余劳动力，缓解下岗职工再就业压力，维护社会稳定等方面所发挥的重要作用，积极探索总结民营经济组织档案的特点与管理方法，服务民营经济组织档案工作已成为档案部门实践“三个代表”，服务社会的一大亮点。为此，镇平县档案局对全县80多家较有影响的民营企业，进行了深入广泛的调研。通过调研，对民营经济组织档案的特点及管理方法有了一个较为具体的认识。
一、 民营经济组织档案的概念
对民营经济组织档案的界定，是做好民营经济组织档案工作的前提。依据国家档案局、国家经贸委、国家计委2002年7月22日联合印发的《企业档案管理规定》，结合民营经济组织调研的实际，我们对民营经济组织档案进行了界定。所谓民营经济组织档案，也就是民营经济组织在其生产、经营和管理活动中所形成的对国家、社会和企业本身具有保存价值的各种形式的文件材料。它主要包括：国家、省、市及地方政府规范民营经济组织发展的方针、政策、法规等；企业法人的资产、产权、资信等方面的材料；企业为规范自身发展所制定的各种内部规章、制度；企业生产、经营方面的各种技术材料、业务合同等；企业用人方面的劳资合同、保险等方面的材料；地方政府在企业开展党建、工会工作等方面的材料。
二、 民营经济组织档案的特点
了解民营经济组织档案的特点，是做好民营经济组织档案工作的基础。通过调研，我们发现民营经济组织档案除了具备档案学理论描述的各种特性外，还突出表现出了以下几个方面的特性。
1．档案所有制形式方面的“私有”性较强。这是由民营经济组织法人性质及法人主观意识所决定的。在对全县80家民营企业法人的访谈中，认为他们所保管的各种形式的材料，是属于他们个人所有的占到96％，可以任意处置，忽略了对国家、社会及他人的作用，表现出了较强的“私有”观念。
2．档案内容形式的单一性。在我们所翻阅的民营经济组织的档案里，很少发现红头、白头文件，即使有，也多为国家行政机关的行文，约占3％左右，绝大部分为格式合同或契约，占全部档案的80％以上，档案内容形式较为单一。
3．档案载体形式的多样性。从调研的情况看，民营经济组织所形成档案的载体形式有纸质、光盘、软盘、照片、录音、录像带、实物等，呈现出了载体形式的多样性。
4．档案利用的原始性。在我们调研较好的80家民营企业中，要么企业法人档案意识淡漠，要么档案管理原始，在有些企业里，还存在着不知档案为何物的现象，更谈不上档案的利用了，即使有所利用，也停留在就档案用档案的程度。他们重视档案的现实价值，原始地利用档案，忽视档案为企业文化、企业形象、企业精神等方面服务的二次及深层次开发。
三、 民营经济组织档案管理方法
民营经济组织作为独立法人，他们自主经营，自我发展，具有很强的独立性，这种特殊性质决定了政府只对其负有引导、服务、监控的义务和照章收税的权利，行政干预在逐步减少，针对这种特殊性，档案行政管理部门作为政府职能机构，也要适时改变传统的工作模式，对民营经济组织不能用对机关、事业、国有企业档案管理的那一套，要坚持企业自愿、档案行政管理主动的原则，在服务引导上大做文章，从宣传入手，少用行政干预，多做宏观指导。具体来说应注意：
1．加大对民营经济组织档案的宣传力度。从调研中，我们了解到大部分民营经济组织档案意识淡漠，对档案知之甚少，少部分具有档案意识的企业法人，也有意愿得到档案部门的专业指导，可是对档案行政管理部门的情况不甚了解，这完全是档案部门自身宣传不够，影响了对民营企业档案业务指导的服务。怎样让更多的民营企业自愿接受或上门求教业务，就要在档案宣传上狠下工夫。具体做法是：一要充分利用广播、电视、网络等现代传媒手段，系统宣传档案法规、档案行政管理部门职能、档案工作的重要性等，使民营经济组织树立档案意识，关注档案工作。二是抓重点，出典型，示范宣传。三是积极协调与民营企业组织联系较多的国家行政部门，如工商、税务、经贸委、民政、统战等单位，借力宣传。四是要深入调研，广泛收集总结民营经济组织档案利用效益事例，利用事例宣传。实践证明，这是最具说服力的一种宣传形式，往往会收到事半功倍的效果。
2．强化档案行政管理部门教育培训职能，举办民营企业组织档案培训班。充分发挥档案行政管理部门业务精的优势，深入开展调查研究，有针对性地组织专门培训材料，为民营经济组织培训档案管理人才。这可以说是档案行政管理部门，深入实践“三个代表”，服务经济中心工作，服务群众，为社会做贡献的一种具体体现。
3．走依法治档之路，把民营企业档案工作纳入档案行政管理范围。《档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体，企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《档案法实施办法》规定“机关、团体、企事业单位和其它组织应当加强本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”2002年7月22日，国家档案局、国家经贸委、国家计委联合印发的《企业档案管理规定》明确指出“企业应遵守《档案法》、依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确与安全。”“企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导”。这些法律、法规表明民营经济组织档案工作是我国档案事业的一部分，是我们依法行政的依据，档案行政管理部门应理直气壮地对民营经济组织档案工作实施法治化、规范化管理，加大行政执法检查力度，规范民营经济组织档案管理行为。
4．以宏观指导为主，适应民营经济组织管理方式，探索民营经济组织档案管理模式，开展形式多样的业务服务。民营经济组织类型较多，企业管理方式、方法也不尽相同，只有按照民营经济组织管理特点，实事求是地进行业务指导，才能更好地为民营经济组织服务。一是档案行政管理部门要树立创新意识、服务意识，根据民营经济组织的需求，积极主动地开展服务；二是针对民营经济组织的民营特点，遵循市场机制规律，走档案服务市场化道路，培育规范档案事务所、档案寄存中心等档案中介组织，为民营经济组织提供档案咨询、整理、代管和寄存服务等；三是由档案行政管理部门牵头，积极引导，协调与民营经济组织联系较密切的工商、税务、民政、统战、工商联等部门，充分发挥它们的桥梁纽带作用，建立民营经济组织档案管理协会，使民营经济组织档案工作形成自我管理、自我约束、自我完善的自律机制。