事业单位会计电算化的实现与探讨
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摘要:会计电算化是事业单位会计工作的必由之路。会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,改变了会计内部控制与审计的方法和技术,推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善。我们应加强研究,发现问题,及时处理,积极采取有效措施,使会计电算化持续健康开展,促进事业单位的发展。
关键词:会计电算化;事业单位;信息质量;财会管理
中图分类号:F234.1 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)03-0082-02
会计电算化是指以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账、报账以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化系统是一个计算机管理信息系统。在这个系统中,使用计算机会计应用软件系统取代了算盘、账簿以及纸笔的大部分应用,成为会计业务处理分析的主要工具和物质基础。
会计电算化,是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化。
会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,改变了会计内部控制与审计的方法和技术,因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善,促进了会计管理制度的改革,是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。从表面上来看,会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中,减轻会计人员的劳动强度,提高会计核算的速度和精度,以计算机替代人工记账。会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进,它必然会引起会计工作组织和人员分工的改变,促进会计人员素质和知识结构的提高,提高会计工作效率和质量,解放会计人员的时间和精力,促进会计工作职能的转变,推动会计理论和会计技术的进步,提高整个会计工作水平大幅度增加单位的经济效益,使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化。
一、事业单位实现会计电算化的重要意义
1.提高效率,减轻会计人员劳动强度。电算化会计工作的处理是通过各种业务处理程序,指挥计算机进行各种指令操作完成的。例如,原始数据的录人;建立数据文件代替手工操作的账籍;打印各种财务报表;进行日常管理所需的数据查询等。这些原来靠人工进行的大部分计算,抄写等工作均由计算机来完成,而计算机的运算和处理的速度是人所无法比拟的,因而大大提高了工作效率。
2.提高素质,促进会计工作规范化。实现会计电算化后,提高了会计数据的及时性和准确性,为整个管理工作奠定了基础。由于电子计算机不仅能够存储大量的信息,而且可以以极高的速度和准确性进行数据处理,从而打破了手工操作的局限性。为日常管理提供了更为详细、更加及时的信息。因此,会计电算化可以使会计基础工作得到加强,使会计工作的质量大大提高,从而实现会计基础工作的规范化。实现会计电算化后,事业单位会计人员有更多时间学习新的业务理论和管理知识;另外通过学习掌握电子计算机有关知识,知识结构得以更新,素质得以提高。
3.会计电算化是实现整个管理系统现代化的基础工作。随着社会经济的发展和管理手段的现代化,各部门必将实现全面计算机管理,而会计是整个管理活动中数据最集中、资料最复杂的一个子系统,会计电算化是整个计算机管理信息系统的主要组成部分,同时也是其基础工作之一。
二、当前会计电算化存在的问题
1.对会计电算化的认识还不到位。一些事业单位的各级领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识。没有认识到开展会计电算化是当今信息化时展的趋势,是管理现代化的需要。会计电算化是会计工作进入信息化的基础,实质上也是生产方式的转变,是一种先进的生产力,是事业单位决策的重要依据,是会计技术和财务管理实现现代化的切入点。由于管理者对会计电算化的认识水平的局限,致使会计人员的法制观念淡漠,有法不依。新《会计法》对会计人员的行为规范作了较详尽的规定,但长期以来经济领域的法制不够健全和完善,由此造成会计人员法制观念淡薄,在工作中就造成对每一项经济业务的处理不够严谨,随意性大,再加上一些企事业单位的领导不懂《会计法》,为追求个人或小团体的利益,不惜一切代价,弄虚作假,逃避国家有关法规和纪律的监督,而会计人员又受单位负责人的聘任和管理,在工作中很难坚持原则和履行会计的监督职能。又由于一些财务负责人对会计电算化认识不清,对会计电算化管理很陌生,只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据可靠性发生质疑,造成不会管、不敢管的混乱局面。由于传统的手工记账方式长期被人们所接受,加上目前各项管理都是建立在手工记账的基础之上,要改变人们长期形成的习惯方式,有较大难度。一些财务负责人对电算化知识掌握不够,对电算化管理、尤其是会计电算化的保密性、安全性比较陌生,因而严重影响了会计电算化的普及和推广。
2.电算化基础管理工作十分薄弱。实施会计电算化,就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束,才能充分发挥电算化的优势。目前,不少事业单位没有严密的管理制度或有章不循,使得会计电算化不能正常健康运转。
3.财务工作人员素质偏低,难以适应信息时代的要求。财务人员的素质低表现在两个方面:一是很多行政事业单位的会计人员的会计、财务知识比较缺乏,财务人员只能对日常的会计业务进行处理,但对如何提高财务管理水平则无能为力;二是财务人员的计算机知识十分薄弱,虽然有越来越多的财会人员接受了电子计算机的培训。但一般还只懂得怎样去使用电子计算机,谈不上进行开发和利用。
三、事业单位会计电算化发展建议
1.积极推广普及会计电算化管理。目前,计算机在我国会计工作中的应用已经具备相当规模,成为中国计算机应用中发展最快、最为活跃的一个领域。因此,各级领导和财会人员要转变观念,理解会计管理的发展,重视会计电算化工作的开展,对电算化工作中遇到的问题和挑战,要积极面对,攻克难关。
2.因地制宜搞好会计电算化工作。应区别事业单位的不同情况,促进基层单位逐步实现会计电算化。各基层单位应当根据本单位经营管理的需要,积极创造条件,逐步实现会计电算化。对于开展会计电算化初期的单位,应当鼓励其采用通过评审的商品化会计核算软件和业务主管部门推广的通用会计核算软件;对于已经有一定会计电算化基础,而且一般通用会计软件不能满足其会计管理要求的单位,应当鼓励其自行开发或委托开发适用于本单位的会计核算软件;全面实现会计电算化的单位,要在完善会计电算化系统和制度建设的同时,逐步与单位内部其他管理系统联网,推进单位
整个管理系统的现代化。
3.加强事业单位会计电算化人才培训。(1)加强复合型人才的培训,拓宽渠道,培养人才,是提高会计电算化人才素质的关键。要进一步改革人才教育培养的相关制度,多方面、多形式、多渠道培养会计电算化所需各个层次的人才。相关的大、专院校,要根据时代需要,及时调整专业设置和培养方向,把握人才市场需求的发展趋势。为社会培养既懂计算机知识,又懂会计和企业经营管理的复合型人才,重点掌握会计电算化应用软、硬件的开发、改进、维护等问题。(2)加强从业人员的再教育。一是要求会计人员树立会计信息化的观念。新的财务管理模式和与之相适应的会计电算化理论和实务,要求会计人员充分理解会计作为管理信息系统子系统的含义,树立会计信息化的观念。二是要求会计人员掌握更丰富的会计电算化相关知识。随着网络技术的革新和电子商务的发展,财务软件也向网络化和管理型的方向发展,因此,掌握必要的网络知识和管理知识将成为时代对会计人员的必然要求。(3)会计电算化人才缺乏是制约中国会计电算化事业进一步发展的瓶颈。要大力培训会计电算化人才,应该立足于在职会计人员的会计电算化知识培训。培训可分为操作人员、系统维护人员、程序设计和系统设计人员等层次进行,从基本知识培训抓起,逐步提高。会计电算化知识应逐步成为在职会计人员必须具备的知识之一,其培训工作要逐步纳入会计专业技术资格考试、会计证考试和在职会计人员培训的相关课程中。
4.努力做好会计基础工作。网络环境下,会计电算化系统要求原始会计数据标准化和规范化,所有录入到电脑里面的会计信息必须代码化,以便于电脑集中处理。同时,所使用的代码必须与财政部规定相符,与网络环境对会计数据的传输要求相一致,从而更好地发挥网络的优势。加强管理人员的现代化管理意识,在整个组织管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施,重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工,建立一系列现代管理制度,提高组织管理要求。
5.加强事业单位会计电算化管理制度建设。(1)随着会计电算化的普及与财务软件功能的不断增加,针对会计电算化工作出现的新问题,对现有的相关法规进一步补充和完善,通过准则类法规对会计电算化进一步约束,使会计电算化工作走上规范化的道路。细化对商品化软件的评审规定,杜绝软件的非法功能。(2)建立健全一整套电算化模式下的规章制度,形成良好的内控环境。这些内控制度的建立应遵循以下原则:不兼容权限必须分离原则;相互制约原则;安全、保密原则;内部防范原则。
总之,会计电算化是事业单位会计工作的必由之路,应加强研究,发现问题,及时处理,积极采取有效措施,使会计电算化持续健康开展,早日与国际先进水平接轨,对事业单位的发展起促进作用。