工程设计电子文件归档一致性探讨

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一、问题的提出

随着计算机的普及和应用水平的提高，工程设计基本实现了计算机化，“趴图板设计”已成过去，同时这一过程中产生了大量的电子化设计文件，以马鞍山钢铁设计研究总院为例，目前CAD出图率近100％，2003年产生的CAD电子文件8万多个，文件格式为矢量图形文件DWG。

电子文件的收集、整理对于辅助设计，如图纸的重复利用、提高设计效率作用显著。与此同时对电子文件归档的质量问题也提出了更高的要求，即要求归档的电子文件与对应的底图（可用于晒蓝图的透明图）内容一致。（这里暂不论《电子文件归档与管理规范》中涉及的电子印章和法律有效性问题）。

电子文件与归档底图内容不一致的产生，主要有以下三方面：一是设计图纸成品电子文件在送文印出图（透明图）同时，电子文件也归档，但是透明图设计人员取回后，要进行设计、校对、审核签字，这一过程中可能对底图再次进行局部修改，从而产生不一致；二是由于设计人员误传电子文件归档，造成“张冠李戴”不一致；三是极少数人员人为将归档电子文件中部分内容删减，不愿自己设计成果被他人利用而产生不一致。

二、解决措施

1． 质量管理措施

⑴ 建立规范的电子文件归档制度。如在实物图纸归档的同时，电子文件必须归档，否则不计实物归档工作量。建立电子文件归档登记制度，由设计人对已归电子文件的一致性进行确认。制定一定的奖罚机制，与个人效益联系，也与部门负责人年终考核挂钩。

⑵ 必要的抽查、检查制度。对设计人归档的电子文件对照图纸进行核对，发现不一致责令设计人修改后重新归档，拒不执行的按规章制度处理。特殊情况如某些设计人员确因工程任务紧，来不及对电子文件修改再归档，可给予一定的宽限期。

⑶ 聘请专门的CAD制图人员对照底图，修改电子文件不一致的地方。

⑷ 档案管理人员高度负责。在电子文件的接收、检查过程中，接触最多的设计人员，既要有耐心晓之以理说服设计人员，又要对少数人坚持错误不修改按章处罚。

2． 技术解决办法

⑴ 管理系统自动归档。目前，很多单位实现了网上办公，工程设计可以按工作流程进行项目管理，如从工程设计项目策划开始、设计过程中的资料互相委托、到成品图纸电子文件发送到文印出图和档案归档，整过设计流程网上控制（包括校对和审核），从而避免人为对电子文件的删减和误传归档造成的不一致现象发生，也促进设计人员尽量将错误控制在送文印出图前解决，因而可提高电子文件归档与对应图纸内容一致性。

⑵ 采用扫描归档。入库图纸扫描成电子文件，这样就实现了电子文件与对应图纸内容完全一致。

三、实施情况和分析

⑴ 加强管理和制度执行见成效。马鞍山钢铁设计研究总院1998年就开始电子文件的收集归档工作，随着归档电子文件的积累和其应用重要性认识的提高，单位负责人非常重视这项工作，电子文件的归档形成了较完善的规章制度。加强规章制度的执行，特别是将奖罚与个人的考核结合，取得了较好的效果。根据抽查结果每百个电子文件与图纸内容一致率在97％以上。

⑵ 对归档图纸进行扫描，形成电子文件归档。这种方式可以保持电子文件内容和图纸内容完全一致，但是，要增加档案扫描人员（一般每台扫描仪要安排2人操作），同时，由于每年归档的图纸数量大，扫描的效率（按200张／天计）赶不上每天入库的图纸数量（300多张／天），且扫描的文件为非矢量化的TIFF格式文件，设计利用率不高，曾试行一段时间但没有坚持做下去。

⑶ 曾聘请一名专业CAD人员对归档电子文件进行检查，对不一致处进行修改，持续有一年时间，CAD电子文件与入库底图内容一致率显著上升，但也产生一些负面影响，少数人员依赖有专门人员帮助修改而愈加忽视归档电子文件的质量，另外增加单位人员成本。