ERP系统对会计实践的影响分析
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一、erp系统概述
(一)ERP系统的内涵
企业资源计划(Enterprise ResourcePlanning，简称ERP)系统是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统。ERP系统是建立在信息技术的基础上，利用现代企业的先进管理思想，通过对企业销售、生产、采购、物流等各个环节，以及人力资源、生产设备、资金等资源的有效控制和管理、实现企业内部资源的优化配置，提高企业生产效率和市场响应能力。ERP就其本质来说，它是随着管理需求的发展、管理理论的完善并结合现代信息技术而逐步开发出来的一种企业的管理工具。其基本思想是将企业的运营流程看作是一个紧密连接的供应链，包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等，将企业内部划分为几个相互协同作业的支持子系统，如财务、采购、制造、库存、分销、质量控制、人力资源等，在先进的信息技术的基础上，各子系统之间实现高度数据共享和无缝集成。其核心思想是根据业务量分配到基础企业所需耗用的资源，在此基础上实现资源的优化配置。它的目标是充分协调企业内外部资源，确立企业全面竞争优势。
(二)企业实施ERP系统的意义
ERP系统的实施，不仅是公司的一个技术项目，而且是关系到企业发展战略、企业管理变革的一个战略性的管理工程。通过运用ERP，企业能够利用计算机对企业的资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理，还具有制造痨公操作，供应链管理，人力资源管理，项目管理，财务与管理，客户服务，销售与市场营销等商业功能。企业资源计划对于在企业高度普及计算机辅助管理，实现企业管理信息化和自动化，提高内部运营的效率和整体的经营水平，从而实现企业的经营目标，具有十分重要的意义。
二、ERP系统的实施对会计实践的影响
(一)ERP系统的实施对财务会计的影响
ERP系统中的财务部分将企业的需求定位于财务系统而非账务系统。其账目结构的设置、财务流程的处理、接口的设计、报表需求的定义，是从整个企业的角度实现了财务子系统与分销、制造子系统的信息集成，其管理的起点是业务而非凭证，其财务部分更加注重于业务对财务的影响和财务对业务的控制。这必然对企业财务会计的各方面产生一定的影响。
1.改变了财务会计人员的角色，提高了对财务会计人员的要求
ERP系统的实施，改变了会计信息的搜集和处理方式，也完全改变了会计人员在企业管理体系中的角色。由于企业经济运营信息的收集与归并并不再由会计人员独立完成，而是跟随着业务流程由各管理节点上的数据录入人员来输入，整个集团公司采用同一系统，只要为相关人员设置权限，即可随时登录系统。会计信息在业务活动被相应节点确认后，根据系统原始定义自动生成记账凭证，同时记人相关分类账，并自动产生各类管理报表和财务报表，既提高了工作效率又提升了报表的质量。这样，会计记账员将被ERP系统替代，由于数据共享和审核功能的加强，其计算数据的准确性非手工可比，占传统会计业务相当比例的“记账会计”人员将“无事可做”，取而代之的企业财务会计人员称作“数据分析师”也许更为合适。以前，企业管理人员需要从财务报表中获取信息来做经营及绩效上的管理，如今的信息科技已转为可随时提供管理人员有用的信息，而信息的提供者并不依赖于财务会计人员，甚至于财务会计人员也仅仅是信息的使用者，如此的转变改变了财务会计人员的角色，实现了财务会计人员向管理角色的真正转变。财务会计人员除了原有的要求外，对其知识结构和管理素质提出了更高要求。首先，财务会计人员必须精确掌握涉及会计业务方面的全部政策。有关会计制度、财务制度：税收政策、金融政策、管理理论等方面的知识构成的会计信息，成为ERP集成系统采集数据的基础，基础知识的不足将导致ERP会计信息的内在缺陷。其次，财务会计人员必须具备较高的企业管理素质。他们不仅要熟悉企业的管理流程，而且要根据企业的发展战略和企业现实制定恰当的会计政策，将其体现在ERP系统中，实现会计控制和财务管理。再次，财务会计人员必须具备较强的综合分析能力。他们必须从大量的数据中筛选出反映企业运行状态的关键信息，为企业管理当局提供决策依据。
2.改变了会计财务的作业方式
会计财务的作业方式，长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上，在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱，不论是时效性上，还是针对性上，都难以展现它的作用。对会计的反映和控制两大职能，ERP系统已从本质上改变了反映职能的实现方式，会计反映只是以会计形式对共享企业资源数据的专项归集与整理，并不依赖于会计人员的直接建立与采集。会计的反映更为准确、全面、及时，同时使会计控制更为直接、有效，从而使企业的财务和会计变得越来越难以界定。
针对导人ERP后的企业财务会计操作，除保留传统的会计对内、对外结算和企业会计政策的研究与制订外，预算管理、成本管理与控制、获利能力分析、绩效衡量便成了财务会计的重要工作内容。
(二)EPP系统的实施对企业财务管理影响
1.扩大了财务管理的内容
传统工业经济时代，经济增长主要依赖厂房、机器、资金等有形资产。而知识经济时代，企业资产中以知识为基础的专利权、商标权、计算机软件、人力资源、产品创新等无形资产所占比重将大大提高。无形资产将成为企业最重要的投资对象之一。然而'由于无形资产确认、计量的困难，传统核算型软件受到很大限制，进行财务决策时也很少考虑这些无形资产。ERP系统除了财务系统外，还包括供应链管理、人力资源等系统，可以从各方面对这些无形资产进行分析、预测，丰富了财务管理的内容。
2.突出了财务管理的整体性，获取信息的时效性和信息服务全面性
ERP系统除了提供必须的财务报表外，还能提供多种管理性报表和查询功能，并提供易于使用的财务模型和分析模块，更全面地提供财务管理信息，为战略决策和业务操作等各层次的管理提供服务。ERP系统对大量规范业务的计量都可以在初始化中加以设置，自动生成相应的凭证，记录工作可由系统自动完成，计算和报告中的大部分工作也能通过系统设置而自动完成。另外,ERP系统的集成保证了会计信息的相关性、可靠性，保障了财务管理所需信息的质量。系统的实时性又保证了会计信息的及时性。
3.有机结合了企业的财务管理系统与生产管理系统
在一个集成的环境下，当生产经营系统能够正常运行时，很容易驱动会计核算系统正常运行。因为，从根本上讲，生产人员与财务人员有着相同的基本处理逻辑，只不过前者用物料计量单位表示，后者用货币单位表示而已。由于生产经营系统比队往任何时候
都更为有效可信，所以，会计系统将会得到一套比以往任何时候都更为有效的数据作为工作的基础。有人说，由财务管理系统驱动生产管理系统非常困难，而由生产管理系统驱动财务管理系统则容易得多。这种说法是很有道理的。如果生产管理系统行之有效，财务人员完全可以利用它作为建立一个有效的财务系统的基础。在成功地运行ERP的企业中，财务管理人员都会感到他们的工作效率提高了，他们的计划控制能力提高了。其原因在于，生产系统和财务系统在同一环境下，就可以用相同的语言来谈论同一件事情，这样他们之间的不协调状况就消失了，自然有助于效率和能力的提高，也就是说ERP作为整个企业的信息系统，使得企业整体合作的意识和作用加强了，通过准确、及时的信息传递，使大家的精力集中在同一方向上，以工作流程的观点和方式来运营和管理企业，而不是把企业当作一个个部门的组合。
4.细化了成本核算，加强了成本管理
ERP上线带给成本管理的第一个变革是建立了标准成本体系。目前，公司对所有物料收、发、存都采用标准成本核算，对产成品的直接材料消耗定义物料清单。成本核算对象进一步细化，按物料编码核算成本，通过子库存转移实现同一法人内部物资转移，成本费用控制高度集中。同时能适时监控采购物资的实际采购价格，及时了解公司各项大宗原材料等市场信息，促进采购成本降低，保证公司成本、利润核算更加真实、科学、准确。
5.改变了企业资金管理模式
作为公司的管理者，必须时时关心整个公司的资产流动性，防止发生公司整体的支付危机。在现实情况下，大型企业发生财务危机甚至倒闭，很多是由于资金的周转不灵。ERP资金管理的两个重要功能，即自动实利生成现金流量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化考核，可以使集团总部作为投资中心，进行资金的合理分配与运用。ERP资金管理模块中的资金预测功能加强了企业对中短期现金流量的预测，能及时预警，保证公司的顺利运作。
(三)ERP系统的实施对会计流程和内部控制的影响
ERP系统所提供的信息集成和实时共享的思想可以很好的把企业的业务流程和会计流程整合在一起，两者之间可以进行实时的联系和反映，传统的会计流程和内部控制在这种集成方式的作用下，也产生了巨大的变化。其影响如下：
1.改变了会计信息的收集和生成方式
ERP提供了企业运作的无纸化环境，无论是企业外部的采购销售，还是企业内部的生产等，都可以采用电子单据的形式进行存储和传输信息。在无纸化环境下，如果仍采用原来的会计信息系统模式，人工打印电子数据，并编制记账凭证输入系统，显然是不妥的。因此，会计信息系统必须以自动采集的电子数据为输入端点，即把以人工输人记账凭证为端点的事后核算型信息系统扩展到以实时电子数据自动采集为端点的信启、系统。这样，通过把数据采集方式前移的方式，提高了信息传递的效率。同时，由于采集来的电子单据是计算机软件可以识别的形式，计算机完全可用一定的规则，直接对这些电子单据进行处理，自动生成记账凭证。这种事项驱动的方式不仅可以减少手工的劳动，更重要的是由于财务信息是根据电子的业务信息自动生成而来的，这样业务信息和财务信息就有机的整合在同一个数据库中，不会出现人为的隔离，同时也避免了人为的疏忽或破坏。它不仅是现代会计信息系统的设计基础，也是集成思想实现的基础。
2.转变了内控方式
内部控制是企业经营过程的一部分，与经营过程结合在一起，而不是凌驾于企业的基本活动之上，它使经营达到预期的效果，并监督企业经营过程的持续进行。这意味着内部控制应该与企业的经营活动紧密的结合，而网络技术所带来的信息的整台，传递的快捷，低的传送成本以及计算机所特有的某种程度的智能，为这种结合创造了实现的条件，在ERP系统中，信息集成与实时共享有助于发挥各管理部门的能动性。如会计部门可以根据中央数据库中加工出的管理会计信息，对业务部门的单据进行更深入更细致的审核，而不再仅仅是简单的核对采购发票的单价、数量、金额是否有错，与合同是否相同，领料的审批手续是否齐全，出差发生的差旅费是否真实等，从而为事中控制提供了可能。同时，通过会计信息提供的及时服务，各级业务执行部门能够结合参考价值信息协调各项资源，组织业务流程，从而使会计信息应用到业务流程的各个环节。ERP的这种思想也代表了内部控制的发展方向，即内部控制应尽可能依靠计算机自动控制(程序性控制)，尽量减少依靠规章制度进行控制(制度性控制)。
(四)ERP系统的实施对会计信息质量的影响
1.改变了数据采集方式，降低了采集数据的准确性
传统的数据采集方式主要依靠会计人员直接或间接地获得数据信息，数据的准确性虽然与会计人员自身专业素质有关，但其相互稽核的关系非常严谨，因此信息质量有相当程度的保障，而ERP系统将各个数据采集终端深入分布到企业各部门与岗位，其数据信息采集的功能也随之分散到各岗位员工身上，由其主观意识产生错误与失误的可能性被放大。
2.改变了数据传输介质方式，影响了会计部门的事后审核工作
传统的会计数据信息传递大多依赖纸介方式，相关信息被记录在纸介媒体上，通过各项审核后传递到会计部门进行账务处理，虽然传递速度较慢，但相关的审核记录具有一定程度的不可更改性。而ERP系统中的数据信息以磁性介质及网络为媒介进行传输，只要具有相应权限，就可趴不留痕迹地进行更改，虽然系统有操作记录可查，但该操作记录也是可咀人为删除的，且其更改的具体内容也难以被全面记录。因此，会计部门审核工作将发生很大变化，传统的事后审核方式对ERP电子数据将不再产生作用。
3.改变了数据处理方式，简化了会计核算，但很可能导致整体错误
传统的会计信息处理方式是会计人员通过手工或其他辅助工具按照既定的方式方法进行各项数据处理，会计人员在处理过程中很容易发现各种勾稽关系错误，并及时更正。ERP系统的各类数据运算与数据选择均在既定程式下自动完成，并生成会计凭证或账表，虽然大大简化了会计核算工作，但一旦数据源头出现错误，很可能导致系统整体错误。
(五)ERP系统的应用对企业会计信息系统的影响
1.实现了会计工作由核算型向管理型的全面转化
它既不是手工核算的翻版，也不再是一个单纯的信息系统，而是物流、资金流、信息流的综合，它体现了系统清晰的管理与控制思想。如，在生产与成本管理子系统,ERP系统可提供大量大批多步骤生产管理功能。用户可以按产品构成和费用预算定义各步骤半成品和产成品的成本结构，输入经批准的生产定单后，系统自动按已定义的产品配方计算并向仓库发出领料通知，非经有权限的主管批准，
实际领料数量不得超过标准用量的一定比例(这个比例可预先设置)。原材料或半成品出库时系统自动按标准成本扣减存货并计入该生产单的生产成本。半成品或者成品完工入库，系统自动按标准成本扣减生产成本，增加相应存货，并计算出产品成本差异，以便管理人员进行分析与控制。可见,ERP系统不仅有完善的财务核算与业务处理功能，而且很注重业务处理中的管理与控制。
2.适应了现代审计的要求，具有充分的保留和提供审计线索的功能
传统的会计核算软件，对于会计凭证、明细账、总账等的修改或变更，很少留下痕迹，已成为审计的障碍。而在ERP系统中，初始录入凭证时会留下一条记录，在改动删除时并不是在原记录上变动，而是另有记录反映。这样，在查询同一笔业务有哪些改动、在什么时间改动的，谁操作的，均可查出。每一笔处理都留有痕迹，这就为审计工作提供了线索和方便。如果未考虑审计要求，基础数据变化也无任何痕迹，就会使得审计工作难以进行。
3.使成本管理有了新的发展
典型的ERP系统成本管理涉及产品成本核算、成本中心会计、订单和项目会计、获利能力分析、利润中心会计以及辅助管理决策的执行信息系统。它将整个系统整合为统一的整体，供应链上各个环节的信息高度集成，实时反映企业的现金流量、经营成果和运营状况，为管理决策提供及时准确的信息。该系统不仅反映财务信息，而且反映非财务信息；不仅强调信息的可靠性，而且重视信息的相关性和及时性。
4.改变了管理会计思想和管理模式
ERP系统体现了先进的管理会计思想，反映了一套预测、计划、决策、控制、分析、考核的管理模式，把业务管理与财务核算延伸到供、产、销各个经营环节，财务数据随经营活动实时进入系统，动态地反映了企业的经营情况，可全方位地反映、控制和优化企业的资源，强调事前计划、事中控制和事后反馈。这些计划、控制功能已完全集成到整个供应链系统中。一方面可保证资金流与物流的同步记录和数据的一致性，改变了资金信息滞后于物流信息的状况，有利于企业实行事中控制并适时做出决策；另一方面，在整个供应链的业务处理流程中实现了计划、事务处理、控制与决策等功能。另外，传统整体预算根据销售预测来拟订生产计划，而ERP系统遵循整体预算架构，更多地采用客户订单来启动生产计划和材料采购计划，最大限度地降低了存货在企业中的积压、滞留，减少了存货上占用的资金。
5.变更了会计报告的模式
ERP系统中储存了企业的整个供应链的信息，具有获取远程信息的能力，这从根本上改变了传统的会计报告模式。一方面使会计报告的编制方法发生了改变，在ERP系统中，反映经济活动的数据是以规则的结构和方式存放在数据库中，使用者只要确定好报表格式、取数方法、计算公式,ERP系统便能自动从库中采集报告所需数据。同时,ERP系统的网络功能使其数据的采集突破了时间、空间的限制，管理人员可以及时、准确、高效地编制出各种外部会计报表和内部管理报表。另一方面是会计报告披露的时间、内容、方式发生了重大变化，可以根据需要实时产生各种会计报告，披露的内容可以是使用者所关心的任何内容，不再受传统财务报告固定格式和所披露信息有限性的约束。