论项目监理资料管理的重要性

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【摘 要】项目监理资料是监理单位在实施工程项目监理过程中直接形成的具有保存价值的各种文件、文字记录、表格、音像制品等形式与载体的信息记录，是项目参建单位之间分清责任、解决纠纷的重要依据；是评定工程质量、合理结算工程价款、工程验收备案的必备资料；是反映工程内在质量和监理工作质量的重要凭证；是监理单位的最终产品。监理资料的科学化、规范化、标准化直接影响监理资料的使用价值，是监理工作规范化的真实反映。

【关键词】监理资料；重要依据；规范化

随着建设工程监理制在建设工程项目中的广泛实施，监理单位已成为工程建设责任主体之一，当前的建设工程监理主要是施工阶段的监理工作，在建设工程监理过程中所形成的文件资料，是工程建设过程真实、全面的反映，已成为建设工程竣工档案的重要组成部分。按照《监理规范》要求，总监理工程师应对监理资料的管理负总则。其次，根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则。因此监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。为了保证监理资料管理工作的有序进行，监理部还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。项目监理资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性，再经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案资料库，当监理工程师需要时，就能及时有针对性地提高完整的资料，从而迅速地解决监理工作中的问题；反之，如果文件档案资料分散管理，就会导致混乱，最终影响监理工程师的正确决策。而且，在项目建成竣工以后，监理工程师可将完整的监理资料移交建设单位，作为建设项目的工程监理档案；完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料，监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作水平。

建设工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息；如果没有及时、准确、可靠的信息，监理工程师就无法实施有效的控制。在建设工程实施过程中产生的各种信息，经过收集、整理、加工和传递，以监理文件档案资料的形式进行管理和保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。对监理文件档案资料进行科学管理，可以极大地提高监理工作效率。所以，根据监理资料的保存年限，应对监理资料进行分类，对不同类别监理资料的重要程度，要做到心中有数，这是监理资料编制目录的前提。

1.需要长期保存的监理资料：是指保存期限等于该工程的正常使用寿命的有关监理文件，包括：工程开工/复工报审表、暂停令、监理工程师通知单、监理工作联系单、监理会议纪要、监理月报、监理工作总结、工程质量评估报告、工程质量验收文件、委托监理合同等。

2.需要短期保存的监理资料：是指保存期限在20年以下的有关监理文件，包括：监理规划、监理实施细则、旁站监理记录、监理日志、安全监理资料等。

3.项目监理资料可统一编目为五类，详见《项目监理资料整理要求》。

项目监理资料整理要求

序号 类别 文件名称 备注

一 合同

文件 1、委托监理合同 长期保存

2、施工合同文件 短期保存

3、工程建设其他相关方的合同、协议 短期保存

二 设计

文件 1、勘察设计文件（工程地质勘查报告、施工图设计文件等） 短期保存

2、设计交底与图纸会审纪要 短期保存

3、设计变更文件（变更通知、变更文件、变更图纸、工程变更单（C2）、工程联系单等） 短期保存

三 监理

资料 1、监理规划 短期保存

2、监理实施细则 短期保存

3、监理日志、旁站监理记录 短期保存

4、监理月报 长期保存

5、监理工程师通知单（B1）及监理工程师通知单回复（A6） 长期保存

6、质量缺陷与事故的处理文件 长期保存

7、阶段性质量评价文件或监理工作总结性文件 长期保存

8、文件签收表 短期保存

9、文件发放和回收登记表 短期保存

10、竣工初验申请表 长期保存

11、初验报告 长期保存

12、工程竣工报验单 长期保存

13、工程竣工阶段形成的其他文件 长期保存

四 承包商分包资料 1、工程开工/复工报审表（A1）和工程暂停令（B2） 长期保存

2、施工组织设计（方案）报审表（A2） 短期保存

3、分包单位资格报审表（A3） 短期保存

4、施工阶段三控资料（即质量、进度、投资控制资料）及安全控制资料 短期保存

五 参建各方 1、会议纪要或记录（工程例会、协调会、检查会、项目监理处会议等） 长期保存

洽商文件 2、各方来往函件（监理工作联系单（C1））等 长期保存

监理资料的编制不是独立的个人行为，一份完整的监理资料需要业主、承包单位、监理单位共同努力才能实现。如果业主、承包单位的某些资料由于种种原因没有及时到位，即使监理资料编制人员的水平再高，也不可能做出高质量的监理资料。而要使监理资料的管理工作真正步入正规化、规范化的轨道，监理公司应当建立一个完善的监理资料管理制度。目前，并不是所有的工程项目都配备有专职的监理资料编制人员。对于规模较小、资料不多的项目，一般是由现场监理来兼职编制监理资料。但是，无论是兼职还是专职的监理资料编制人员，都必须要熟悉相关法律、法规以及本监理公司的监理资料管理制度。只有按照相关的制度落实，监理资料才有可能做好，做规范。监理公司应当加强对监理资料编制人员的培训和教育，可采取下发相关学习文件、举办监理资料编制知识讲座、出题考核等形式来提高监理人员编制监理资料的水平。

项目监理资料是工程建设过程的纪实资料，是参加工程建设相关单位以及各材料设备生产供应单位之间责任、解决纠纷的重要依据，是评定工程质量、合理支付工程款的必备资料。项目监理资料还是评价监理工作质量的重要依据，编制好监理资料是监理单位保护自我、赢得业主信任的必然需要。因此，做好项目监理资料的编制和管理，是每一位监理人员应尽的职责，是向社会、向业主负责的体现。

参考文献：

[1]赵续民，浅谈工程监理资料管理，太原：山西水利出版社，2003

[2]建设工程监理规范，2001年5月