石油企业档案管理存在的问题及对策
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[摘 要]随着石油企业档案资料存储量日益加大，以及信息技术及信息产业的高速发展，原有的档案管理手段己不能满足企业快速发展的需求，石油企业档案管理和利用面临着前所未有的机遇和挑战。本文从石油企业档案管理中出现的问题入手，对如何做好石油企业档案管理工作进行了初步探讨，并提出了对策。
[关键词]石油企业；档案管理；问题；对策
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）27-0356-01
随着全球经济的发展，对石油，天然气等能源需求日益加大，我国石油企业面临石油和天然气开采供不应求压力的同时，内部各项管理问题也日益突出。档案是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、商誉等无形资产的依据和证明，在企业创新、企业管理和规避风险中有着不可替代的作用；在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纠纷中所具有重要的凭证、依据和参考作用越来越明显[1]。档案管理是石油企业管理系统下的子系统，因此，针对档案管理中的各种问题，提出有针对性的对策和建议，进而完善石油企业内部管理工作势在必行。
当前，石油企业档案数量日益增多，档案种类多种多样，档案利用率不断增加，这使得石油企业档案管理工作中的问题日益突显，主要表现在以下几个方面：
1.1 档案管理制度不完善，机构不健全
石油企业部分领导不大重视档案管理工作，认为企业主要是抓油气勘探和开采、抓油气处理和集输、抓市场经济效益，档案管理工作无关紧要[2]。这些错误观点使得石油企业领导不重视建立档案管理制度，不重视组建健全的档案管理机构，不重视配备专业的档案管理人员，而一般都让人力资源部门职工兼任档案管理部门职务。同时，以节约管理成本的名义严重压缩档案管理经费。
1.2 档案管理人员综合素质不高，管理意识淡薄
石油企业档案管理部门的人员大多数是中年女性，年龄相对偏大，学历相对偏低，接受新技术、新知识的能力相对较差。他们只会一点初步的计算机能力，不具备运用信息技术对档案进行筛选、加工和开发的能力，普遍没有意识到档案管理工作的重要性，没有意识到档案材料缺失、相关信息不准确、整理不规范等问题会给企业带来的麻烦和严重后果，他们不愿意丢下一贯的传统管理思想和方法，不愿意接受新事物，学习科学的方法和技术来改进现在存在的问题，提升档案管理工作。
1.3 档案管理设施陈旧，方法不先进
档案管理基础设施、设备陈旧制约了档案管理的各项工作，如信息资料收集困难，材料形成过程漫长，重要信息和材料十分容易泄露和丢失。传统的档案检索工具落后，导致档案检索工作繁重，工作量巨大，查找速度与质量不能满足查阅者多方面的需求，不能有效实现资源共享，对文件和资料也不能做到严格的保密。
二、做好石油企业档案管理工作的对策
针对石油企业档案管理中管理制度不完善、机构不健全，档案管理人员综合素质不高、管理意识淡薄，档案管理设施陈旧、方法不先进等多方面的问题提出有针对性的对策和建议。
2.1 领导重视，健全管理制度
2.1.1 大力宣传，强化认识
石油企业领导注意召开各种档案管理会议，安排、监督落实档案管理各项工作，要求各科室和全体员工支持档案管理工作，及时提供准确、标准的档案资料，及时提供信息和建议完善各项残缺档案资料。企业领导和宣传部门要大力宣传档案管理工作在现代石油企业管理中的重要性和意义，让全体员工都参与到档案管理和监督工作中来。
2.1.2 健全档案管理制度
及时成立档案管理领导小组作为石油公司档案管理的主导机构，根据国家和地区档案管理法律法规建立健全本企业档案管理人员培训制度，绩效考核制度，档案管理制度，如档案收集、档案整理、档案鉴定、档案统计、档案保管、档案查询、档案利用、档案保密等各项制度[3]，让档案管理工作有章可循、有法可依。同时，引进专业年轻档案管理人员，输入新鲜血液，让档案管理部门充满活力，档案管理工作不再枯燥和乏味。
2.2 全面提升档案管理人员综合素质
2.2.1 强化档案管理人员管理服务意识
档案管理部门不是油气开采、油气生产部门，而是后勤服务部门。因此，档案管理人员应积极树立高度的服务观念，强化为企业服务的意识，提高服务质量，做好档案管理工作，充分利用现代信息化管理技术和方法，通过档案信息资源共享为企业需要的人员提供及时、准确的档案信息资料，为企业建设和发展提供一份自己的力量。
2.2.2 提升档案管理人员业务能力
一是鼓励档案管理人员自我学习提高业务能力。通过利用工作之余的时间，系统而全面地学习档案管理相关最新理论知识，掌握计算机、复印机、扫描仪等相关仪器设施的使用技能；同时，在工作中多看、多思、多想发现档案管理工作中的各种问题，有针对性的学习和提升业务能力。二是石油企业培训部门充分重视档案管理培训工作，根据档案管理发展需要，开展各项档案管理培训工作，尤其是加大计算机操作技能和最新档案管理技术培训，全面提升档案管理人员的眼界和综合能力。
3、引进档案管理先进设施和技术
3.1 更新档案管理设施
完备的硬件设施是保证档案管理工作顺利、高效开展的重要前提，石油企业应改变传统思想，积极采用现代化的技术设施和设备，加大档案管理经费投入，采购功能先进齐全的计算机、摄（录）像机、复印机、扫描设备等。同时，加大对企业员工的培训，提高设备利用率和使用效率，让先进的设施和设备助档案管理工作一臂之力而不是流于形式，设备大量闲置，造成人力、财力、物力的浪费。
3.2 建立档案管理信息管理系统
通过引进新的方法和技术，建立功能强大的信息管理系统，实现档案信息管理自动化。信息管理系统中包括文件录入、修改、转储、案卷合卷、拆卷、编号、打印表格等各项功能，能帮助档案管理人员迅速对档案资料分类、组卷、归档，同时能随时检索和查阅相关资料和信息。因此，针对石油企业档案资料数量巨大、种类繁多、查阅频繁的现状和要求，引进先进的档案信息管理系统对石油企业档案管理意义重大。
四、结论
经过多年的发展，石油企业在勘探生产、工程建设、人事行政等方面积累了大量的文件和资料，在管理中也出现了诸多问题。如何针对档案管理现状和问题，采取有针对性的措施，管理好这些重要的档案信息和资料，使其更好地发挥作用，增强石油企业核心竞争力，是石油企业管理中一项十分重要和紧迫的工作。
参考文献
[1] 毛福民.关于在国家涉及企业的法律法规中对档案管理作出明确规定的提案[J].中国档案，2011，04：18.
[2] 冯德军.崛起的零陵石油公司档案工作一零陵石油公司开展档案工作上等达标的调查[J].湖南档案， 1990（2）：29-30.
[3] 陈婉霞.石油工程建设项目档案管理初探[J].四川档案，2014（2）：58-59.
作者简介
王雅萍（1971-），女，主要从事档案管理发面的工作。