高校人事档案的信息化管理浅析

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[摘 要] 随着科技的进步和计算机网络信息化的发展，各行各业对网络的依赖程度越来越高，信息网络给其带来了很大的便利。高校档案人事管理的网络化也在不断发展，计算机网络技术广泛应用到人事档案管理中来，使其步入现代化管理的先进行列，并为高校人事档案信息管理提供了可靠的保障。

[关键词] 高校； 人事档案； 管理； 网络技术； 信息化

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01

1 高校人事档案信息化管理的重要性及基本内容

1.1 人事档案信息化管理重要性

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，高校人事档案是人事部门对个人管理的重要凭证和开展各项工作的基础，一般来说，高校对人员的考核调动等活动或者人才选拔和干部选拔都需要人事档案作为基础，人事档案管理对高校师资队伍的建设和教学、科研项目、党政管理的开展都具有十分重大的作用。人事档案管理实现网络信息化具有重要意义，信息化可以使档案管理从原始的手工方式转变发展成为只能自动化检索和管理。网络信息化可以使高效人事档案管理工作效率提高，使档案更易于保存、查询、修改、分类等，通过网络信息化可以提高档案利用率，降低档案管理的成本。

1.2 人事档案信息化管理基本内容

一般来说，档案实现信息化需要遵从一定的程序和内容规范，高校人事档案管理的信息化同样需要遵从一定的内容规范。首先，需要根据人事信息建立一个花名册，以花名册为基础建立建立一个人事档案的框架。以院系为单位，每个院系编制独立的编号，以下姓名依姓氏首字母为序。其次，在设置好的花名册框架之下，逐个录入人员信息，信息的内容包括编号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、职称及评定时间、参加工作时间及进入本单位时间、学历情况等。再次，设置好纸质档案之后，开始实现信息化，将纸质档案的分类并依此按顺序录入系统。最后，高校人事档案实现信息化之后，对于后期的管理，包括职务和工资等项目的变动，打开系统查询后进行修改登记即可。

2 当下高校人事档案信息化管理存在的问题与制约因素

信息化管理意识落后，且开发成果不多，社会影响力低。传统意识得不到改变，人事档案管理的信息化进程就会放慢。在人们的传统意识里，人事档案管理工作就是档案的保存，很少意识到人事档案潜在的巨大价值。另外高校领导层绝大多数处于中年期甚至年龄更大，他们较少接触到网络，多对网络的认识不足，也导致高校人事档案信息化程度不高。受限于高校规模、实力、观念意识等客观因素，大部分高校人事档案信息资源的开发工作还处于一个较低的水平，开发成果少。

人事档案内容信息量少，缺乏个性。目前高校人事档案多千人一面，信息面单薄，缺少对个人的“德”、“能”、“勤”、“绩”的记载。个人信息记录不全面，多官方语言，不能客观地反映个人的真实情况。

信息化程度不高，资源共享程度低。多数高校人事档案管理部门主要采用手工检索查阅，尤其是当前档案管理人员的计算机知识和互联网知识较为薄弱，信息化程度不高，即使有的档案人员或多或少地了解一些计算机知识，但大多只会一些简单的操作，对于信息化的复杂技术显得力不从心，更谈不上研究与开发，而先进的管理设备只是档案管理达标和升级考核的摆设而已，没有发挥其科学管理功能。

3 如何做好高校人事档案信息化建设

（1） 提高人事档案信息化管理的现代化意识。网络信息化是个较新的概念，管理人员需要改变传统意识，改变陈旧的局面，不断吸取新观念和知识，勇于进取。用全新的、开放的思维接受社会的发展和改变，将高效人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。

（2） 注重高校人事档案的信息安全。通常来说，网络信息技术为人事档案管理提供了诸多便利，但是鉴于网络技术的特点，同样具有一定的危险性，比如信息安全等问题。信息安全隐患主要存在的问题有：新老版本的不兼容和不可识读性、存储材料的易损性、操作失误、信息泄露丢失等。针对这些问题，一般需要从3个方面进行改善。① 在人事档案的管理和调阅时，明确保密级别和用户权限。② 保证数据安全，建立安全机制，进行专门的安全保密设计。③ 电子档案的保存客观环境需谨慎，在档案变动前后及时做好备份。

（3） 有步骤、分重点地推荐高校人事档案信息化建设。高校人事档案信息化管理不是短期就可以完善的，所以实现档案信息化需要有步骤、分重点地进行。首先，根据高校自身的特点和信息化实现程度，制订与之相适应的具体分层分期实施方案。其次，确保网络安全设施齐全后，搭建系统运行平台，设置保密等级和用户权限。再次，随着人事的变动，逐渐积累档案数据资源。最后，在确保信息正确安全的前提下，开放档案共享信息。

（4） 加强高素质档案管理人才的培养的途径可以是高水平人才的引进，也可以是内部培训，挖掘人才。① 对现有档案管理人员进行培训，选拔中青年、有潜力的管理人员进行培训，切实提高其现代管理、信息技术和信息服务方面的素质和能力。② 引进急需的信息技术和信息化应用的专业人才，包括有工作经验的社会人才和相关专业高层次人才。③ 整合IT行业的信息化人力资源，聘请专家、顾问帮助提供技术支持和人才培养。

主要参考文献

[1] 王宜奋. 信息化背景下的高校人事档案管理缺陷与对策[J]. 吉林教育，2010（7）.

[2] 刘晓丽. 高校人事档案信息化管理进程中存在的问题及对策[J]. 科技信息，2013（2）.

[3] 季瑶娴. 新建高职院校人事档案管理信息化研究——以温州科技职业学院为例[J]. 文教资料，2011（7）.

[4] 卢艳. 基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J]. 现代商业，2011（5）.