浅议中小企业货币资金的内部控制

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[摘要]货币资金是中小企业资产的重要组成部分,是流动性最强、控制风险最高的一种资产,也是唯一能够转换为其他任何类型资产的资产,是中小企业生存和发展的基础。货币资金涉及面广、应用广泛,极容易发生丢失、短缺和被盗窃等现象,容易被挤占和挪用,甚至产生舞弊行为。所以,必须加强中小企业货币资金的管理与控制。建立健全货币资金内部控制制度,确保经营管理活动合法而有效的进行,而目前我国的中小企业仍普遍存在货币资金内部控制效果不佳的情况,针对这一现象,本文以中小企业货币资金内部控制为研究对象,阐述中小企业货币资金内部控制现状,主要是指出现的问题,最后针对这些问题提出了相应的解决对策。

[关键词]中小企业;货币资金;内部控制

[中图分类号]F275.1　[文献标识码]A　[文章编号]1009-9646(2010)09-0090-02

一、引言

随着我国市场经济的不断发展成熟,在日趋激烈的市场竞争中,企业为争得一席之地,很有必要建立和完善现代化的企业管理制度,因此加强中小企业的内部控制显得尤为重要。货币资金是流动性最强、控制风险最高的资产;是保证企业正常运转的基础;也是保证国家资产安全,防止贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪的行为的重点关注对象。在货币资金管理方面许多国家都在努力加强内部控制,我国对这个方面也在不断的进行研究,货币资金内部控制目标包括四个方面的内容,分别为:合法性、安全性、完整性、效益性。加强其控制达到这四个方面的目标对于企业各项经济业务的正确进行、企业的长远发展都有着积极的意义。内部控制制度是规范中小企业内部管理、保护财产安全、提高经济效益、确保经济活动健康发展的重要保证。

二、中小企业货币资金内部控制的现状

1　中小企业对货币资金内部控制的认识不到位

当前很多中小企业对货币资金内部控制的认识不到位,比较狭窄,大多往往认为货币资金内部控制就是内部监督,只是一形式;也有不少中小企业把货币资金控制看着是对企业银行存款和现金的控制;不乏有些中小企业对于货币资金的内部控制不能正确的区分,搞不清楚;有的认识甚至还未理性化。众所周知,正确认识货币资金是加强内部控制工作的基本,没有这个基本,中小企业对货币资金内部控制就无从谈起,摸不着头脑,控制工作也就难以展开。

2　中小企业的公司治理机制不完善

因为中小企业的公司治理机制与货币资金的内部控制框架的关系是制度环境与内部管理监控系统的关系。如果中小企业的经营权和所有权存在未分离,虽然有的中小企业在形式上建立了监事会、董事会,但真正意义上的货币资金的内部控制机构并未落实,每年董事会只是走形式上的罢了,实质的问题就难以顾上。货币资金的内部控制作为由管理当局为履行诸管理目标而建立的一系列规则,与公司治理及管理是密不可分的。但谈到要加强企业货币资金的内部控制,管理当局往往认为监督、监管会增加企业的负担,从而导致很多中小企业没有货币资金内部控制的机构,这样的公司治理机制就难以发挥作用。

3　机构设置简单且管理权限不清晰

大多数中小企业从自身成本出发,以简化机构来降低运营成本,削减会计岗位的人员配置。会计岗位不能科学合理地设置,就会导致会计信息收集和处理的各个环节产生缺位和脱节,形成了内部控制失效。有些企业虽然根据工作需要设置了相应的会计岗位,但又让他们兼任本职工作以外的很多事情,实质上削弱了会计的职能;还有很多中小企业会计人员由于教育水平不高,在法规意识和专业判断水平上把握不太准确;有的企业不遵循权责发生制的原则、随意增减本期的收入与成本等方面因素导致不能及时、准确的为企业经营决策提供真实的信息和资料,对企业的投资和发展产生严重不利影响,

4　内部会计制度缺位

不少中小企业没有从实际情况出发建立适合自己会计业务的内部运行规则和会计内部控制的规章制度,会计管理存在组织工作上的缺位。而当前中小企业货币资金的内部控制大多数沿用传统管理经营模式,很少建立现代管理意义上货币资金的内部控制制度。会计业务中所涉及到的问题,如收集关于货币资金业务的原始凭证、进帐凭证的要求、原始记录的格式、会计电算化管理制度、对货币资金定期清查制度、内部会计报表制度,财务收支的内部牵制制度等方面都没有具体的规定和制度。

5　中小企业内部控制环境差

不少中小企业管理者认为没必要依靠现代经营管理技术来监督经济活动的全过程,而且容易沿用和推行家族式管理模式,一方面其所有权和经营权大都控制在其家族成员的手中,所有权与经营权的密不可分,导致企业内部管理比较混乱。另一方面。出于某些方面的考虑,企业的所有者都会选择自己人来管理重要部门,如出纳,不利于企业对货币资金更好的进行内部控制。在这种思想影响下,推行企业的内部控制的环境比较差,容易发生贪污舞弊的现象,企业的资金的大量流失。

三、加强中小企业货币资金内部控制的对策

针对当前中小企业货币资金内部控制存在的一系列问题,很有必要采取如下措施来规范内部控制,这样才能为中小企业健康发展服务。

1　提高中小企业对内部控制制度的认识

内部控制涉及到企业生产经营的各个环节,贯穿于每一项经济活动之中。内部会计控制是一种自律行为,是规范经营,防范风险的关键措施。加强企业内控制度的建设,就要以加强企业内部控制为主要内容。通过对这些内部控制度的建设,才能更好的加强企业的相互制约和监督,才能提高会计核算的工作质量,才能防止和避免生产经营中的偏差及制止营私舞弊行为。因此,中小企业必须提高对内部控制度的认识,在具体的经营活动和业务处理过程中,坚持“内部控制优先”的原则,把对企业内部管理控制制度的提到日程上来,真正把企业内部控制度落到实处。

2　岗位分工控制并定期轮换岗位

在经济业务处理过程中,如果相互联系的职务全部集中在一个人身上,就会增加发生差错或舞弊的可能性。不相容职务的岗位必须分离,才能够促使有关人员明确职责权限,形成一种相互监督制约的机制,可以防止越权、串通舞弊。长时间从事同一岗位可以使经办人员熟悉业务流程,提高工作效率,但也容易产生职务问相互依赖,监督、监管力度弱化,轮岗制是防范舞弊现象的有效手段,可以在很大程度上避免关系网的形成,起到岗位防范作用。通过轮岗交接可以及时的发现经办人员任职期间存在的问题,同时可以形成一种潜在监督,一定程度上防止出纳人员挪用公款、白条抵库等现象的发生。

3　健全管理机构,理清管理权限

目前,完善中小企业内部资金的会计控制制度必须解决两个问题:第一,管理控制机构。推行职务不兼容制度。防止高层管理人员交叉任职,形成既相互分离、又相互制衡的机制。第二,加强中小企业内部控制建设。一般而言,内部控制的建设体现在两个方面:一是健全的机构;二是内部各机构问各经办人员间的科学分工与牵制。实践证明。单位负责人作为企业经营者,既是会计控制的主体,也是会计控制的对象,其自身素质的高低对内部会计控制的实施起着关键性的作用。

4　人员的选拔和任用环节

加强中小企业资金内部控制,避免资金的流失,人才是关键,抓好人员的管理才能抓好资金内部控制。在实际工作中,素质较低或者与领导关系特殊的人员往往是制度监督不能控制的,这样情况缺乏对人的严格控制,必然存在隐患。所以,中小企业的人才选拔制度必须要逐渐完善。可以由企业的各部门提出人员需求,人力部门对其进行汇总;高层管理机构制订选拔指标和考核标准:对应聘人员先通过相关初步的考核,再由多个部门参与对应聘人员的素质选拔,再进行筛选;最后选拔出符合中小企业需要的员工。

5　完善公司的治理结构

从产权角度来看,内部控制的薄弱与公司治理结构的不完善是密不可分的,债权人和中小投资者的知情权、决策权甚至合理收益被弱化,这样就会直接导致公司沦为部分强势群体的赚钱工具,管理机构和管理制度被任意调整或者忽视。要改变这种危险的情况,企业必须在提升企业价值的同时,合理运用筹资工具,优化企业的资产结构,明确产权归属,完善公司治理结构。

参考文献:

[1]刘玉廷,“内部会计控制规范”新形势下加强单位内部会计监督的里程碑[J]会计究,2001(9)

[2]瑞安市会计学会企业内部会计控制课题组来源:《财务与会计导刊》2007(6)

[3]辽宁内部会计控制编写组,内部会计控制[M],北京:中国科学技术出版社,2004

[4]中国注册会计师协会,审计[M],北京:经济科学出版社,2005

[5]中国注册会计师协会,中国注册会计师执业准则[M],北京:经济科学出版社,2006