对企业档案管理升级的问题探讨

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【摘 要】随着我国经济的发展要求，企业升级已成为增强竞争力的一个必然趋势。企业升级与企业档案管理升级的联系是非常紧密的，在对企业档案管理进行升级时亦会难以避免的出现各种问题，文章就档案管理升级的地位、标准、程序及配合等问题进行详细阐述并做出相关探讨。

【关键词】企业档案管理；升级；问题

1.前言

国务院出台《关于加强工业企业管理若干问题的决定》后，企业升级已成为必然趋势，既是提升企业素质的关键环节，也是对企业的工作进行全面衡量的重要标志。企业升级并不是单纯的自我升级即可，还要做到档案管理与之同步升级，以下，针对企业档案管理升级的问题进行相关探讨。

2.档案管理升级的地位问题

在对档案管理进行升级时，必须认识并处理好企业升级与档案升级的关系。档案管理升级与企业升级从范围看，企业升级要包括档案管理升级，但同时，企业升级与档案管理升级在目标上却是一致的，都是为了改变企业目前较为落后的管理状况，全面提升企业的素质。因为对档案管理工作的认识不足，企业中的档案工作发展较为迟缓，针对此因素，在对企业中的档案管理升级时，通常会出现两种错误的观点：一是将企业升级和档案管理升级的关系相互对立，忽视档案管理升级，认为只要企业升级成功就可代表一切，档案管理升级不会对大局产生影响；二是将企业升级和档案管理升级摆在同一条水平线上或是把档案升级当做主流，企业升级的前提是必须将档案管理进行升级[1]。以上两种观点其实都是错误的，应该及时予以纠正。站在企业领导的角度看，企业升级是核心，在对企业进行升级时应对档案管理升级工作予以高度重视，切实抓好并落实，使之成为企业升级的推动力；站在档案部门的角度看，必须严格做好档案升级工作，紧跟企业升级的步伐，为企业发展提供帮助。企业是否成功升级，其考核指标主要包括三项，即经济效益、物质消耗和产品质量。而档案管理是一种基础性工作，可对企业管理工作的好坏进行综合评价，当出现较大的差异性时，应及时予以调整后再升级。档案管理升级与企业升级的地位需要有一个明确的认识，只有对两者的地位有一个基本的正确认识，升级工作才能顺利进行。

3.档案管理升级的标准问题

在对档案管理升级时需要清楚两个问题，一是档案管理档次升级的同步问题，二是档案升级的档次问题。档案管理升级与企业升级是否一定要同步，不能单从理论上推断，而应该根据实际做出定论。我国目前的档案管理现状是，国营与二轻企业较好，其创办时间早，有一定的档案管理基础，部门工业与乡镇企业相对较差，其创建时间短，档案管理尚未形成或成熟。因企业内部的因素影响，要完全做到企业升级与档案升级的档次同步并不可行，应该考虑到企业的实际情况，在对各级档案管理升级标准的坚持下，努力提升档案升级档次，但最低要求必须达到县级或市级对档案管理的标准，不可为了升级而随意放宽标准。档案管理升级的档次一般为四类，即地、市级，省级和国家一、二级。这四种档次标准囊括的范围过大，与企业的实际发展并不相符合，应将档次标准的范围制定更为具体，如建立县（市）级档案升级试行标准，合格即可发证，让企业在进行升级时的压力不会过高。对于部分已经达到地、市或省级的升级标准的企业，可经县（市）予以上报在检验后予以发证。调整档案管理升级档次的设置，可以更有效的督促企业的升级，符合企业的实际情况，较容易得到升级企业与工业部门的接受。

4.档案管理升级的程序问题

企业的档案管理升级程序通常分为五个步骤：①对企业在管理方面的工作现状予以分析，对企业各方面的情况有所了解；②认真学习档案管理升级的相关知识，对升级的标准进行掌握；③依据升级标准进行自我检查，积极行动，发现问题及时解决；④当升级情况已达到规定的标准后，将“企业档案管理升级登记表”填好并整理好各项升级工作材料，向档案部门和主管局进行申请等待验收；⑤通过相关部门的审评和验收后，符合达标要求即可获得“企业档案管理合格证”。一般来讲，档案管理升级验收要早于企业升级验收，此种做法可在一定程度上减少企业升级验收的难度。部分企业因企业内部发展因素影响，档案管理升级工作无法及时完成，亦可适当地将之置于企业升级后，但时间不可拖沓过久，以免使企业升级与档案升级形成脱节现象。在对档案管理升级的验收时，应注意两个方面的问题，一是综合档案室和分室在管理上的问题，二是档案管理人员兼职和专职的问题。我国企业目前在管理上通常分为两种形式，一是综合档案室，即把企业所有档案归纳集中存放；二是分室管理，即将档案分开归类，既有统计、会计档案室，又有文书、科技档案室。这两种档案管理形式在目前仍多采用分室管理。此两种管理方式在形式上虽有差别，但事实上并没有优劣之分，所以在对企业档案管理升级进行审评时，不可单凭档案管理形式予以评判。区分档案管理人员是兼职还是专职，应根据企业规模的大小及档案管理任务的繁简来区别，企业档案管理人员是设置兼职还是专职，要以企业的需求为主，不一定硬性规定企业要配备档案管理的专职人员，只要能适应企业档案管理工作即可[2]。

5.企业部门与档案部门的配合问题

企业升级与档案管理升级没有必然的直接联系，所以企业升级时经常会忽略掉档案管理升级。针对此种行为，县（市）级档案行政管理部门应主动做好以下四点：①依据企业档案管理升级标准，及时传达并督促企业做好档案管理升级工作；②对升级企业的状况要有所了解，在掌握企业档案管理现状后再进行针对性指导；③召开会议，对档案管理升级工作进行规划部署；④对档案管理升级文件进行制定与转发，保证升级企业有依据的进行相关升级。除了档案行政管理部门之外，工业主管局与经委亦需做到以下四点：①重视档案管理升级工作，升级企业应将之纳入基础升级工作中，做好统筹规划，制定全面升级计划；②设专人负责企业升级工作，抓好升级企业在各方面的落实情况；③要与升级企业及时进行沟通，当有关文件出现变化时要及时告之，以免因信息闭塞而出现误区；④要与升级企业共同进行监督、检查，指导升级企业的工作并做最后的验收。企业档案管理升级后，经验收合格应由档案局与县（市）企业管理领导小组联合进行颁发。

6.结语

综上所述，要想成功升级企业，顺利做好企业升级工作，必须做好企业档案管理升级工作。升级企业应注重档案管理的升级问题，以企业升级的相关文件作为标准，制定好升级计划，规划好步骤，将档案部门和企业主管部门进行密切配合，把档案升级工作进一步贯彻落实，提高档案管理工作的影响力，转变“重生产、轻管理”的传统观念，将企业档案部门与其他主管部门管理均予以足够重视。针对我国企业档案管理升级中出现的问题应及时进行分析探讨，进一步推动企业档案管理升级工作的顺利开展。参考文献

[1]林辉,朱允中.企业档案管理升级靠扎实的基础工作[J].浙江档案.1990(11):39-40.

[2]做好企业档案管理升级工作跟上企业管理升级的步伐[J].云南档案.1991(02):66-67.