档案馆无形资产的开发利用刍议

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随着经济全球化和社会信息化的发展，人类的工作、生活、思维方式都发生了深刻变化，传统工业经济已经逐渐被以知识为核心的信息经济所替代，信息经济已经成为全球经济发展新的推动力和经济增长点。正是在这种经济社会不断进步的前提下，一种基于智力、知识、信息的无形资产在各行各业中逐渐得到体现和确认，并且越来越起着不可忽视的作用。

在我国，档案馆的无形资产历来少受重视，这方面的研究和开发基本上还属于空白阶段。在国家信息化发展的前提下，如何进行档案馆无形资产的开发和利用，在有效对档案固定资产进行管理的同时，对档案馆无形资产进行激活和开发，是一项相当有意义的工作。

一、无形资产的基本类型

最早的无形资产是企业账目中使用广泛的一种术语，属于会计学范畴。根据《企业会计准则――基本准则》第二章第三条的阐述，无形资产是指企业拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，它们没有物质实体，而是表现为某种法定权利或技术，无形资产通常包括商标权、著作权、特许权、专利权等。但随着社会的不断发展和进步，其内在含义已经在各行各业得到了无限延伸，大大超越了会计学的范畴，渗透到了管理学、经济学以及信息领域等。

无形资产按其特点分有如下几种类型：

1　知识创造类：知识是创新的最根本前提，基于知识的创新具有极大的财富价值，其产品具有历史传承性和生产发散性。比如专利、知识产权等。

2　信息资源类：信息社会本身是信息源类无形资产出现的环境基础。没有科技发展的日新月异，没有网络技术的飞速发展，信息就会成为死的资源。信息不容置疑是一种无形资产，同时也是一种生产力，信息的作用体现在对资源的配置和对科技的创新推动作用。

3　人力资源类：就本质而言，人力资源是一切资源的载体，失去了人的支撑，一切的资源皆是无稽之谈。每个人的才能是不一样的，充分发挥每个人的才能和天赋，是人力资源的核心所在。

4　品牌价值类：品牌是给拥有者带来溢价、产生增值的一种无形的资产，其载体是用以和其他竞争者的产品或劳务相区分的名称、术语、象征、记号或者设计及其组合，品牌的最终价值是增值，其源泉来自于消费者对于其载体的印象。

二、档案馆无形资产的构成

根据档案馆隶属关系和规模以及历史传承关系，档案馆的无形资产主要由以下几个方面构成：

1　档案资料是档案馆最主要的无形资产

作为档案本身而言，档案是属于固定资产的范畴，因为档案是有形的实物载体。根据无形资产的定义和属性，无形资产是不具备实物形态的。但是，撇开档案的实际载体，档案本质上是一种文献资料，文献又是记有知识和信息的一切载体。而知识和信息是符合无形资产属性的要素的。同时作为无形资产的知识和信息，可以作为科学创新和生产发展的依据，从而产生新的成果。因此，从档案资料的文献属性而言，档案不仅是组成档案馆的最主要部分，同时也是每一个档案馆最重要的无形资产。

2　人力资源是档案馆最具活力的无形资产

“人是万物的尺度”，古希腊哲学家普罗泰戈拉如此说过。人是决定一切事物的根本，没有了人的参与，一切的资源都会失去意义。档案馆的人力资源从构成上主要包括领导资源、员工资源两个方面；领导资源主要是指档案馆领导的管理才能和素质，一个好的领导对于推动档案事业的发展有着重要的作用；员工资源是档案馆工作开展的主要载体，随着科学技术的迅猛发展，档案馆的一切工作也随之发生了巨大的变化，信息化、数字化、自动化在档案馆工作的大量运用，使档案工作对档案工作人员的文化要求越来越高。档案馆员工的文化知识、工作能力、思想素质等是作为无形资产的人力资源的基本要素。大量的高文化、高素质的档案馆员工，是档案管理和档案信息开发的中坚力量，对于档案馆工作的发展和档案事业的进步有着巨大的作用。近十年来，档案工作人员的组成结构越来越趋于合理，越来越多的与档案工作有关的高学历人才进入档案队伍，这是档案馆最具创新力的一种无形资产。

3　档案管理网络信息系统是档案馆最实用的无形资产

档案管理自动化工作是近年来档案界开展的重点工作之一，通过无数档案学界专家的努力，档案管理自动化工作从无到有，从弱到强，已经取得了很大成绩。从文档管理到单机自动化管理，从网络目录管理到网络全文管理甚至到网络多媒体管理，档案管理网络信息化已经取得了巨大成就。而作为档案馆的无形资产，档案管理网络信息化系统是档案馆工作人员的知识创新的成果，对于档案馆工作的开展有着巨大的实用价值。

4　档案信息数据库是档案馆无形资产的重要内容

档案信息数据库是档案馆全部档案信息化加工的结果，是档案工作人员基于文献和知识的智慧结晶。有了档案信息数据库，对于档案的有效利用具有巨大推动作用；对于提高档案工作效率，加强档案实体的规范化管理，防范档案利用过程中对档案的损坏，其作用都是不可忽视的。

三、档案馆无形资产开发的基本内容

1　以人为本，挖掘人力资源的巨大潜能

“无形资产应用得当可创造收益”，这是无形资产的一个延伸含义；从本质上讲，无形资产是智慧的一种体现，而智慧来自于人。在一个档案馆中，档案馆员的文化知识水平、技术运用和创新能力、档案工作价值观，是档案馆人力资源的重要体现。每个馆员的各方面能力都有着不同的差异，如何对人力资源进行管理，是开发档案馆人力资源的重要工作之一。如果从传统的工作方式对人员进行管理，每一个人都按部就班地从事日常的档案管理工作，不利于人才资源的开发和利用。改变传统的刚性管理，对人力资源进行合理的分配和利用，可以使人力资源这一无形资产最大地得到有效开发和利用。比如，分配擅长搞软件开发的人员进行档案馆软件系统的开发、升级、维护，而善于整理档案的工作人员就负责档案的归档、整理、立卷，打字快的进行档案信息录入工作等。以人为本，尊重知识，尊重人才，充分挖掘发挥人才的作用。基于这一出发点，在档案馆内部建立合理有序的人才激励制度，营造和谐工作氛围，对于最大限度开发档案馆的人力资源这一无形资产，充分发挥利用档案馆每个工作人员的积极性和能动性，有着十分重要的作用的。

2　深度开发，将档案的有形资产向无形资产积极转化

档案作为一次文献，具有二次开发的价值，即从一次文献向二次文献转化，从而形成具有利用开发价值的二次文献，是对档案无形资产的有效利用。档案馆最原始的二次开发工作就是档案资料的数字化；一般人认为，档案数字化是档案工作信息化管理的基本工作，怎么算是二次开发呢?其实，档案一旦从实物转向了数字，从某种程度上讲就是信息的转换和积累。数字化档案不仅可以加工，而且还具有网络复制和传播功能，这是传统档案所不具有的。也就是说，作为档案馆的有形固定资产的档案本身，是都可以进行无形资产转换的。

3　转换角度。把档案利用当作无形资产创造价值的有效途径

很多人认为，档案是历史资料，没有现实信息利用价值，但事实证明，忽视档案的信息作用，所造成的损失是巨大的。我国的档案工作，历来是重收藏、轻利用。近年来这种现象有所改变，各个档案馆加强了档案的开发利用工作，让档案的价值在档案利用中得到升华，是档案馆无形资产存在的最大意义。对档案馆的无形资产进行开发利用，首先，要对档案按密级进行分类，并针对不同的利用群体进行编研整理，提供给相应的利用对象。比如高校学生的学籍档案，就可以根据不同的利用目的进行开发。笔者所在学校就根据学生出国留学开发了一套学籍翻译系统，直接为学生提供英语文本的学籍档案，为学生的出国深造提供了方便。其次，对档案进行功能性开发，使档案的功能得到全方位的发挥，比如很多学校对珍贵的历史档案进行综合加工，专门建立了校史档案馆，每年对进校新生进行校史宣传和教育，这是档案教育功能的有效利用，也是档案无形资产的价值体现。

四、档案馆无形资产开发的重要意义

从传统档案学理论上讲，档案馆作为国家的事业性单位，具有非经营性的性质。虽然说经济效益也能在档案利用上得到体现，但从根本上说，经济效益不是第一位的，这也是档案本身的属性决定的。

对档案而言，经济效益不等于价值，档案馆无形资产的根本价值是超越经济效益的，有些价值是与无形资产一样，是无形的。比如档案作为文献的教育功能，就是一笔最有价值的无形资产。

开发档案的无形资产，对于开发档案馆的各种资源有着积极意义，比如让档案馆员的聪明才智得到最大发挥，使档案的有效利用得到提高，使档案的教育功能得到充分利用，使档案开发利用的经济价值促进档案馆自身的发展等，都是有着积极意义。