信息技术在物资审计中的应用
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【摘要】我公司仓库物资目前定性为五大类，分别是专用物资、通用物资、常备通用物资、零库存常备通用物资以及闲置物资。其中对常备通用物资和零库存常备通用物资这两大类结合实际采购经验设置了库存上下限定额。本论文暂仅对已设有库存上下限额的物资进行论述。
【关键词】库存积压 物资储备定额 物资计划申报
利用信息技术并结合公司仓库管理系统中物资信息相关数据分析得出仓库物资已出现积压。利用往年累计的物资采购数据测算出各类物资新的经济储备数量定额，并与原有的进行差异比较，进一步对物资采购计划中计划数量进行合理有效的约束，挤掉数量中的“水分”，使物资采购计划数量尽可能与生产需要相适应。
公司计划严格实行物资储备数量定额管理，即便于审计对计划编制部门的工作质量进行监督与评价，又能有效促进企业相关部门改进工作，不断提高采购物资计划编制的水平与质量，避免因不适当的采购行为而造成物资的积压与浪费，实质性的为公司节约资金成本，增强企业市场竞争力。
一、公司仓库物资已出现大量积压
我公司仓储管理系统数据显示，截至5月1日，仓库共有62797种不同规格物资，目前分为通用物资、常备通用物资、零库存常备通用物资、专用物资以及闲置物资这五大类来进行管理与计划申报，库存资金达2.081亿元。
通过对物资数据信息进一步整理发现，仓库物资目前存在着大量库存积压，库存资金逐渐上涨，增加公司生产成本，消弱企业盈利能力和市场竞争力。经分析，主要因以下三方面原因引起：
使用部门申报物资计划中的计划采购数量随意，且大都超过原有定额上限的允许范围（见图1）；物资采购入库后不能及时被使用部门领用或长时间都不领用（见图2）；仓储系统中原以一个月用量作为库存上限、半个月用量作为下限的经验值定额设置是不严谨和不科学的，无理论依据及数据支撑。
二、利用仓储系统物资数据计算新储备定额
通过上文的描述，我们认为必须要从源头抓起，即首先完善原有的物资库存上下限设置，对其进行重新计算，使之能更科学、更经济、更有效地服务于企业生产。
通读曹慧明著《采购比价审计》一书，我们联系公司实际现状而得到启发，其中所提到的理论完全可利用现有信息技术手段来分析我公司目前仓储系统所拥有数据。
（一）储备物资定额理论计算
物资储备定额，是指企业为保证生产顺利进行并使企业经营管理取得最佳经济效益而制定的物资储备品种结构及数量标准，其是编制物资供应计划数量的重要依据之一。而企业的物资储备定额又有两种情形，一种称为经常储备定额，这种储备是动态的，在一定采购供应间隔期内，储备量由高到低，由低到高，周而复始。另一种则是保险储备定额，是指企业为防止物资供应发生中断，保证生产连续运行而建立的安全储备。而我们接下来所要计算的储备定额上限即为上述两种情形得出的结果相加之和，下限则为保险储备定额。
经常储备定额计算：
经常储备定额=平均每日需用量×（供应间隔天数+检验入库天数+使用前准备天数）。
上式中各因式，匹配到我公司仓储现有数据则分别是：
a、平均每日需用量=某物资年度入库总量÷365天。
b、供应间隔天数=上期实际供应间隔天数的加权平均数。通俗理解则为同物资相邻两个订货单之间的入库时间间隔天数×订货单上物资数量的加权平均数。转换成公式即为：
c、使用前准备天数=采购物资入库后需要多长时间被领用完结。
保险储备定额计算：
保险储备定额（库存下限）=平均每日需用量×保险储备天数
上式中各因式，匹配到我公司仓储现有数据分别是：
a、平均每日需用量=年度物资入库总量÷365天。
b、保险储备天数=（订单物资到货时间-物资订单发出时间）- 物资采购周期。其中（订单验审时间-订单生成时间）取所取时间段内的平均值；
如果【平均值-采购周期≤0】，则保险储备天数为0天，可理解为采购员能保证在规定的采购周期内将相应物资买回，不会影响生产。
如果【平均值-采购周期>0】，则按上述公式进行计算保险储备定额。
最高储备定额的计算：
物资最高储备定额=物资经常储备定额 + 物资保险储备定额
（二）原物资库存定额与新定额之间的差异
上述理论已然编译成程序写入我公司仓储系统软件中，对此我们以2011至2012年两年的数据信息作为支撑条件，从系统中导出计算后的数据用以比较原定额与新定额之间的差异：
若以原来定额限制对数据进行分析，我公司仓库有945项物资当前库存值超出定额上限，多占用库存资金合计约244.91万元（见图3）。
而套用新定额后，仓库则有3011项物资当前库存值超出定额上限，多占用库存资金合计约为320.62万元（见图4）。
不难看出，新的储备定额能更科学、更敏感地分析体现仓库物资所处的状态，更为有效的从另一层面去完善公司内部管理制度，同时也实质性的可为公司发掘节约生产成本的潜力，提升市场竞争力。
三、利用信息化技术复核物资计划申报的正确性
公司在不久的将来严格实行物资数量储备定额管理后，应有效利用信息化的平台进一步对物资计划进行约束管理，具体做法是将相关部门所提交的物资计划中的计划数量与仓库结存数量并结合物资定额上限进行统筹控制，及时对计划数量进行调整，具体操作见下表：
上表中思想通过信息化平台实现后，一方面可对仓库库存物资最大化的进行调配利用，另一方面通过定额上限的控制，可有效的约束和规范物资计划申报的随意性，实现挤掉数量中的“水分”，有针对性的对申报超限的物资进行分析，查找原因。
四、结论
利用信息化技术对公司仓库物资进行管理，其优点可从以下四个方面进行总结：
增强采购计划申报的合理性、有效性和可行性，为领导或相关职能部门审批采购计划提供依据。
一定程度的为公司筹措资金提供依据。经过审核后的物资计划，更加接近生产的实际需求，财务部门可据以更准确的分析公司的资金状态，为公司决策提供帮助。
对参与采购计划编制部门的工作质量进行监督与评价，促进有关部门改进工作，不断提高采购计划编制的水平。
利用信息化平台对物资计划进行审计，不仅能减轻审计的工作强度，也有利于审计部门针对性的进一步关注和收集物资计划申报的合理性，完善相关管理漏洞。
参考文献：
[1]曹慧明.采购比价审计[M].东北财经大学出版社，2002.