学校档案管理中信息技术的运用
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【摘 要】 现如今，信息技术已成为一所学校发展的重要环节，尤其是在档案管理方面有着越来越重要的地位。信息技术是学校在发展过程中进行各种考查评估的保证，学校的教育与管理离不开信息技术的高效运用。现代的信息技术具有容量大、跨时空和生动形象的特点，这些特点主要体现在现阶段学校的档案管理中，这种隐性文献使现代信息技术不但顺应了时展的潮流，而且也能更好地发挥档案管理的作用。
【关键词】 信息技术 档案管理 学校教育
现阶段，随着信息技术的高速发展，我国各类教育院校也纷纷走上信息化发展道路，其中，在学校的档案管理方面与信息技术结合较为紧密。各类学校的发展都离不开考查评估，少不了历史发展过程中的各类档案资料，以便推动县级、市级与省级的发展质量与速度。在现代信息技术的条件下，使档案资料可以在载体、收集、保存和利用等方面得到很好地管理。本文将从学校档案管理的意义出发，解析信息技术在档案管理过程中的重要运用。
1 学校档案管理的重要意义解析
1.1 档案可以提高管理水平
学校对档案的科学有效管理，对学校未来的发展方针、计划、与战略目标的制定有极大的参考价值，学校领导通过对档案的对比、分析与研究，可以使学校在提出相关决策、改进工作的方面有经验可借鉴，提高学校的管理水平。
1.2 档案管理水平是考核评估的依据
对档案的管理是考查评估时的一项重要考查项目，其不仅能反映学校内部管理的条件、基础业务建设、以及其他管理应用等各个方面，使上级领导对学校档案管理工作评估时有据可寻，同时也能对管理人员进行考核与评估。
1.3 档案是总结工作的基础
档案的整理可以对工作进行对比、分析与总结经验，肯定成绩，为年度总结提供基础的依据，可以改进工作措施，使学校对日常工作的有效发挥作用。
1.4 档案是宣传教育的教材
教职工的教学方案与学生的学习方案都包括在学校的档案管理的范畴中，这些信息可以激发使用者的兴趣，加上现阶段，档案管理有各种服务与管理方式作保障，这更加成为学校发挥管理经验和传播治学思想的一种有效平台。
1.5 信息技术提升了档案管理的有效性
随着信息技术的快速发展，档案数量也日益增加，而软件与光盘的存在使计算机更好的发挥了存储的功能，而且图文声像具备，丰富了档案内容，同时利用计算机可以编制档案目录，进行一次输入和多种输入，避免浪费人力、物力与录入的重复现象，提高了服务质量与工作效率，实现了资源共享。同时计算机通用技术也解决了纸张问题所带来的成本负担，使档案信息的经济价值得到了最大的发挥。
2 利用现代信息技术管理档案的必要性
2.1 人人参与档案管理
任何一所学校的考查评估都离不开对其档案管理方面的审查，其对档案的管理方法、手段、设备等都是有一定的考核标准的，档案的归纳整理更需要特别的重视，这种成果是与校方管理员息息相关的，虽然起初管理员可能会缺乏档案管理常识，但通过在学校内部对其工作的严格要求，重点培养其对计算机的熟练使用，渐渐地就会认识到档案资料来源于每个教职工的日常工作，他们会定期收集整理有价值的资料，然后交给专职档案管理员将资料进行归档。
要想做好档案管理，教职工就要与档案管理员悉心合作，就要认识到这种有价值的资料的产生离不开每个教职工的工作，其是教职工集体智慧的结晶，也是他们共有的精神财富。这样就可以在多方面体现工作完成的明显效果，例如：对于一份资料的处理有时会出现这样的状况，在未归档时当人们需要这份资料时也许会找不到，找到时已经不需要了，而如果将档案整理好归档，无论何时需要都可以告诉管理员帮助其进行查阅，这样既节省时间，又不费人力与物力；档案与各种先进的外来信息的归档不但方便查询信息，而且可以使教职工之间可以通过档案的归档互相学习，团结合作，实现教育资源共享，并发挥集体优势；除了上两种明显的效果外，还有一种就是档案的归档可以累积本校的教学经验，了解发展史以及很好的进行对外交流。
2.2 档案管理中的原始资料
学校应对档案的原始资料进行保存，每一次的考查评估除了有具体的学科成绩外，还有一些可查询的档案资料，如：学校的发展规划，学年的工作报告与总结，学校的规章制度与班级的任务分配制等，在档案管理部门不但可以查到教师的教学档案，还可以查到学生的学习档案，各种表彰记录，处罚记录与学籍管理资料，只要了解信息技术，点击鼠标便可以查到想了解的相关信息，使资源共享最大化。
2.3 使利用现代信息技术进行档案管理处于领先地位
先进的管理理念、先进的管理模式与先进的教育装备是学校档案管理发展原则，其最先建立校园网，最先使教职工人手一台电脑利用网络进行无纸化办公，最先利用多媒体的讲课方式，尤其是最先使用五个工作站的网络版档案管理软件等，这一切都能够使学校拥有很高的知名度，成为具有现代化水平的优秀学校。
3 提升现代信息技术在学校档案管理中有效性
3.1 档案管理部门可建立档案库房
众所周知，网络版档案管理软件，其桌面有五个工作站，待主机一开时，这五个站点便可以同时录入、浏览、检索或打印不同类型文字的数据。该软件同时具有多功能的档案模块，对学校的教育教学、仪器设备、声像、实物和已故人员都可以自行修改处理的。因此学校可以根据实际情况建立电子阅览室，使档案利用部门的工作人员可以查到他们所需的相关资料，然后由档案员提供给他们就好，使相关部门的工作顺利进行。
3.2 在电子阅览室建立信息资源库
利用学校的网站建立开放式的信息资源库，使各个部门或者科室在网站上都拥有自己的空间，只要有人想详细的了解其内容，只要点击鼠标便可。例如，点击“体育百科”时，学生或者工作人员便可从体育法规、体育健康、体育项目、运动员、田径记录等多方面了解体育这两个字所覆盖的范围与意义，使其对体育的认识与了解有个更深层次的理解。在电子阅览室的“网上邻居”的库房中，有各个部门人员的文件夹，如：语文科组的文件夹，点击“语文”，打开便可以看见所有该科组人员的文件夹及其教学资料和组员集体共享资料，有利于组员之间的互动。
3.3 在电子阅览室设立专门软件
一般的学校档案管理，教职工个人信息资料和财务数据统计都是用专业管理软件进行录入和保存的，为了完成校方行政部门的工作需要。而学生的个人资料则是为招生服务而开发的专门软件进行录入。其学生成绩管理系统则是用来收录学生在校的期中、期末成绩、平均分以及班级排名的。各科任教师和班主任可以通过该校的网站资源对学生的成绩进行查询与比较。
3.4 加强档案信息化人才队伍建设，提高档案管理人员的信息素质
做好档案管理工作的关键就是要有一个结构合理的人才团队，而这种团队的建设责要通过档案信息化管理人才，其中心原则是坚持以人为本，使档案信息化技术应用型人才和青年档案信息化人才的培养成为现实，并坚持把提高人的素质放在首要位置。信息素质教育内容包括信息知识教育，信息意识教育、信息技能教育、信息道德与法制教育、信息觉悟教育等。技术培训和技术交流的方式以及管理人员外出参观学习的方式为信息素质教育添加了一层色彩，其为社会提供了一种终身学习的环境气氛，而这种气氛责依靠终身的教育，知识经济兴趣和信息化的发展。所以，档案管理者要适应新社会化学习的发展趋势，适应信息化社会不断更新与发展的要求，大胆启用现有的技术骨干并交付具体的任务，使他们在工作与实践中不断前进。
3.5 注重档案信息安全
与纸质档案载体相比，数字档案信息储存载体的寿命短于纸质档案的寿命，数字档案信息载体的脆弱性使档案工作者不得不经常对原载体上的数据进行重新拷贝、转换、以防信息内容的丢失，虽然电子文档的原始性认定和真实性保障也存在一定的缺憾，但它有着纸质不可比拟的优势，即内容和载体容易分离与修改，复制，并经过处理伪造，对计算机系统储存形成依赖性，使原始记录得不到保障。所以，在档案管理工作中，纸质档案与电子备份档案则可以同时存在。这样既可以保存纸质档案的真实性凭证也可以充分发挥电子文档信息的查询，只有把档案信息放进突出位置，才可以加强档案信息化建设，才可以使管理系统和数据库的安全得到保障，才可以防止档案信息的丢失，才可以提高档案工作的服务水平和服务能力。
4 结语
21世纪是走向数字化与网络化的时代，已告别了纸张的信息时代，告别了资源与经济浪费的时代，信息网络正在向智能化的方向发展，档案管理部门要充分利用信息网络技术带来的契机，发展档案事业，做好档案基础业务建设的重心，使学校具有现代化的档案管理，以适应学校的改革与发展，使学校的发展前途更光明。
参考文献：
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