我国中小印刷企业的成本控制与管理
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【摘要】中小印刷企业由于管理粗放、基础薄弱、起点较低，要想在“印刷微利时代”深度发掘企业潜在的利润空间，促进印刷企业的良性发展，就必须把成本控制做好。文章拟就当前我国中小印刷企业成本控制与管理存在的问题及对策作一些探讨。
【关键词】中小印刷企业；成本控制；措施；探讨
【作者简介】伍少金，南宁职业技术学院副教授，广西南宁530008
【中图分类号】F279.23 【文献标识码】A 【文章编号】1004-4434（2013）05-0144-04
改革开放以来。我国中小印刷企业像雨后春笋般地迅速发展起来。激烈的市场竞争使得印刷企业逐渐步入微利时代。中小印刷企业在这样的形势和情况下，必须进行很好的成本控制与管理，才能不断挖掘和开拓企业发展潜在的利润空间。进一步促进企业的健康快速发展。
一、当前我国中小印刷企业成本管理现状及问题
（一）成本管理意识薄弱。全员参与成本控制的积极性较差
长期以来，中小印刷企业由于管理粗放，企业凝聚力较低。作为一线服务者的员工普遍认为，自己只是生产者，成本控制是少数人的事情，只有领导或财务部门才应该负责管理企业的成本和效益。而与其他部门、人员无关。因此，一线员工对于如何进行成本控制等问题的关注程度不高。对产品的成本控制漠不关心。如一些生产操作人员由于没有成本观念，印刷所用的主、辅材料随处乱扔，消耗严重超标，重印或补印现象严重，致使生产成本增加，产品质量也受到严重影响。在这样的情况下，员工的主观能动性得不到充分发挥，就会极大地导致浪费现象严重，管理成本不断提高。由此可见，成本控制如果脱离一线的生产员工，企业的成本管理和控制就是一句空话；如果不能实现全员性的参与，实现成本管理的目标就只能是纸上谈兵。
（二）采购成本控制体系不完善
物料采购是中小印刷企业资金循环的第一阶段，也是关键一环。随着市场竞争的加剧，加上客观技术的限制，采购已经日渐成为企业获取利润的又一途径，通过降低采购成本来实现利润的增加将变得越来越重要。但是，需要看到的是。目前我国许多中小印刷企业在原材料的采购和管理等各个环节的制度还不健全，有的企业为了节约人力资源成本，将原材料的采购、管理等工作都让一个人来负责，这就很容易造成监管上的真空地带，无形中增加了印刷企业的采购成本。
（三）存货管理不科学，无健全的、完善的内部管理制度
首先，我国许多中小印刷企业的经营管理还很不科学，很不完善，还停留在家族经营的粗放型管理层次上，并没有对企业库存的管理给予足够的认识。由于企业人员较少。仓库保管员往往还要负责原材料的采购和验收。由于缺乏权限的相互制约，出库随意、接触存货人员授权不明的现象时有发生。同时，由于印刷企业使用的纸张自身的一些特点，对存放地点和条件都有明确的要求和限制，这样就造成仓管员在管理上的不便。一旦出现纸张短缺，也无从分清责任。此外，很多中小印刷企业由于管理水平低，对存货的核算没有采用永续盘存制，而是采用实地盘存制来确定期末财产物资的结存数量，这样就容易存在巨大的隐患和问题。因为采取实地盘存制就无法随时掌握库存原材料的具体情况。极易出现超量采购原材料、过一多占用采购资金的情况，或者出现由于库存原材料不足。进而影响生产的情况。而且由于实地盘存制的管理方式比较粗放，对库存原材料的发放、毁损、失窃等情况，在公司账面上都没有相应的反映和记录，这样就很容易造成发货的实际数量与账面上记录数量不符的情况，给原材料管理的检查监督带来极大的不便，更容易掩盖存货流失的主要原因。
（四）人才流失严重，员工流动成本过高
所谓员工流动成本，是指由于员工自愿（主要指辞职）或非自愿（主要指被解雇）终止与企业雇用关系，以及企业为替换该员工过程中所发生的一系列直接（有形）和间接（无形-）的费用。用公式表示：员工流动成本=离职成本+岗位空缺成本+替换成本+培训成本+损失的生产成本一节省的成本。对企业的发展壮大而言，维持一定的员工流动率有利于激发员工的积极性，但是如果员工流失率过高，不仅会对企业的产生不利影响，还会大大地降低劳动生产率，而且会给企业造成巨额的成本损失。中小印刷企业由于规模小及资金有限，往往将厂房设在地处偏远的地方，再加上工资待遇较低、员工福利差、管理粗放、员工发展空间不大等原因，人才流失严重，无论从哪个角度来说，都会大大地延缓企业生产、销售和经营，给企业带来无法弥补的损失。根据美国管理学会公布的对员工流动成本的调查结果显示：如果在计算中将所有的流动因素都计算在内的话，那么，员工流动总成本将是离职员工年收入的130%，而管理和销售岗位员工的流动成本高达离职员工全年薪酬的200%～250%，重要岗位和高层人才的流失，相应的流动成本也会越高。
（五）安全管理工作重视不够。缺乏工伤风险管理成本意识
印刷业是一个安全隐患较多的行业，车间内的印刷设备、油墨、纸张、锋利的切刀、稀释剂等都是印刷企业在生产过程中客观存在的不安全因素。然而需要看到的是，目前部分中小印刷企业对安全管理工作重视不够，安全生产的意识不强，对于安全生产的关注还是流于形式，没有真正深入生产的各个环节。有的中小印刷企业安全活动在很大程度上仍停留在搞宣传、开会议、发文件等简单形式上。对于安全生产的各种督促检查，也往往一带而过，走马观花，并没有从关心职工生命安全的角度出发，没有真正充分考虑到从职工的切身利益来开展安全教育和督促检查，这就导致职工在安全生产认识上存在真空。而且，由于用工制度的不规范，很多中小印刷企业没有缴纳工伤保险，甚至很多企业的领导者存在得过且过的侥幸心理，对生产安全成本的支出少之又少。因此，职工一旦发生安全事故，企业赔付职工的赔偿金数额较大，就会使企业的风险管理成本进一步增加。
二、完善中小印刷企业成本控制与管理的措施
（一）不断提高企业员工的成本意识。将成本控制的范围扩展到整个企业
成本管理涉及到企业的方方面面。直接影响到企业生产经营的各个环节。如果每个员工都能深入树立低成本的理念，那么低成本的行为也就会无处不在，从而为企业带来相对于其竞争对手更大的成本优势。反之，如果只重视某一方面而忽视其他方面的存在，将会使成本管理难以落到实处，从而给企业发展带来负面影响。所以，中小印刷企业必须将成本意识融入到企业的理念中去，融入到企业人员的宣传、教育当中，不断强化企业经营的成本意识。摒弃传统的成本观念，树立新的成本观念，进一步强化企业生产经营成本控制。这一目标的实现，首先要建立起控制成本的制度体系，通过完善的制度来堵塞成本管理的漏洞，使其更加规范化、目标化。第二。要不断加强成本的管理创新。激励员工的主动性和创造性，培育员工的成本思想，从点滴小事做起，从我做起。企业要大力开展加强成本控制必要性的宣传教育，鼓励员工将精力放在降低成本、增加效益的活动上，为企业发展注入新的活力。第三，通过ERP系统建立标准成本体系，对各项成本细致分解，直接落实到每一个责任部门和责任人，作为管理人员和员工的考核目标和业绩评估尺度。要大力奖励那些出色完成预算指标的部门，而对于没有完成成本预算指标的部门也要相应严格处罚。同时，也可以将日常考核与年度奖金发放紧密结合起来，将考核内容作为奖金发放的重要标准之一。在考核中对于不合理的预算指标，要予以分析，并在今后的预算中及时修正。
（二）建立、健全采购制度，全力做好采购成本的控制
1.要建立健全采购环节的各项制度。要健全和完善企业的采购环节，通过制定完善的制度来规范企业的采购行为、提高工作效率、明晰部门之间责任，更能预防采购人员的中饱私囊。因此，企业要对采购过程进行明确的规定。建立明确的制度。对原料的采购与管理和付款分开管理。不得由一个部门同时办理采购与付款业务，要定期对办理采购与付款业务的相关人员进行岗位交流。让采购环节与付款环节相分离。要坚决做到以下方面：原料的采购、验收和保管工作必须分开管理；采购询价人员不得负责供应商的选择；采购合同的签订、谈判等职务应该与合同的审核、复核职务相分离；采购、验收及仓库保管人员不得担任会计核算工作；付款审核与执行人员不能同时负责询价和选择供应商业务；付款执行和记录岗位要分离；账款的登记人员要与出纳人员相分离。
2.选择、培养合格的采购员。在企业中，采购是生产经营的基础和前提，从小的方面讲，关系到生产的成本，大则关系到企业的脉命。这就要求企业的采购人员具备较高能力素质，如此才能保证原材料采购的高标准、高质量。更能获取更加合理的采购价格，以控制企业的成本。而要求采购人员具备的能力素质主要包括以下方面：
（1）熟悉印刷企业的经营状况和销售情况，熟悉和掌握市场行情，保证采购信息渠道畅通，按“质优、价廉”的原则，多做调查研究，择优采购。
（2）能准确预测原材料未来的走向趋势，尤其针对那些生产急需的和比较贵重的原材料。要不断跟踪原材料的市场变化，科学理性地选择采购方法，保证能够从供货商那里获取价格合理的原材料，让采购环节在企业生产中真正发挥作用。
（3）与其他部门的沟通能力，加大与验收、保管人员之间的协调配合，及时了解库存动态。
（4）有较强的讨价还价的谈判能力及判断和决策能力。
（5）诚实可靠和高度的责任心。严格执行采购管理制度。坚决与不正之风作斗争。
3.加强财务部门的监督力度。财务部门应加强对采购资金的管理，严格审查各部门的设备、物资采购计划和企业日常开支计划及采购物资价格的合理性，在审查手续凭证是否齐全的同时，更要严格审查计划是否超出预算范围，要严格审核物品领取和使用环节，凡是不符合管理制度的，财务部门有权不予报销。以维护企业的经济利益。
4.要不断健全价格评价体系。坚决执行采购从业人员的工作业绩奖惩制度。采购重点原材料的时候。应根据市场的变化定期定出标准采购价格。要设立各部门广泛参与的价格评价组，定期不定期地对供应价格信息进行收集、整理、分析、审核。对已经审核过，且已经归档的价格信息。要严格进行重新评价和更新，重点奖励那些保质保量完成降低采购成本任务的人员。惩罚那些没有完成采购成本下降任务的人员，并进一步帮助其分析原因，避免同样的情况继续发生。
（三）加强企业存货管理
中小印刷企业要想获取更多的利润，以最小的投资成本获得最大的产出受益，就必须在降低企业的存货成本、提升核心竞争力上下功夫，高度重视存货管理工作，并及时提到重要的议事日程，确保能够优化组合和合理配置企业的存货管理全过程。
1.完善内部控制，做好岗位分工控制。首先。企业应按照相关法律法规的规定，立足企业的实际情况，制定出切实可行的库存管理制度，健全科学有效的监督机制。让不相容岗位之间实现完全的职权分离和制约监督的机制。比如单位货物采购、储存和使用人员与存货账务记录人员的职务相分离；单位产成品验收与产品制造部门相互独立；其次，要明确原材料存储的业务流程，详细规定原材料的采购、检验、入库、库存、保管、取用等相关处置环节详细的控制规程，做好相应的记录与凭证保管。
2，要建立利于原材料采购管理需要的信息管理系统。企业要立足公司实际和对原材料的实际需求，打造使用性强的原材料信息管理系统，按统一的会计制度规定对存货进行及时、准确和完整的核算，通过对存货信息的实时、动态了解，进一步提高存货运营的效率和质量。
3，加强保管和仓储管理。首先，要严格按照销售生产需求和企业资金的流动情况合理制定仓储计划，科学理性地估算库存存量的结构和数量。其次，加强日常管理，要坚决避免无关人员与存货进行接触。再次。要完善健全原材料库存的日常保管和安全措施。最后，建立存货盘点制度，定期或者不定期的安排专人对存货情况进行盘点，根据盘点结果编制盘点报告。并针对发现的问题进行调查处理。
（四）树立人本管理思想，建立团结向上的企业文化。降低员工流动成本
如果员工的流动率不断提高，企业付出的成本也会相应提高，如何有效地控制企业员工的流动率，中小印刷企业可以从以下几个方面着手开展工作：
1.建立企业内部的后备技术人员和干部人员储备库。防止由于某一员工的离职而造成生产效率降低。
2.将竞争机制引入到薪酬管理之中。要充分发挥薪酬制度对于员工工作激情的激发作用，更要兼顾薪酬奖惩制度的公平；对于业务骨干或高层管理人员，要给予支付高薪的待遇。通过科学的薪酬管理。有效地留住企业的核心人才。
3.建立公平的绩效考评制度。要不断地建立健全公正的绩效考评制度，将考评结果作为员工奖惩、升降的主要依据，进一步调动员工的积极性、主动性和创造性，降低人力资源的使用成本。
4.树立人本管理思想，增强员工的归属感。要想降低员工流动成本最好的方法就是没有员工离职，要员工一直为企业服务就一定要使员工对企业有归属感。培养员工的归属感就是降低离职成本的有效手段。要平等地对待每一位员工，不论职位高低都要尊重他们。在处理员工的问题时，要公平对待。经常与员工沟通，帮助员工解决工作、生活存在的困难，尊重员工的人格、利益，关心员工的安全和健康，真诚地为员工服务，为员工创造宽松、愉快的工作环境，赢得员工的认可，这样员工才会主动真诚地为企业干好工作，才能发挥他们的才智，安心为企业及顾客服务。
5.建设团结向上的企业文化。是否拥有独特的企业文化。是检验一个企业发展水平的主要标志，也是企业不断发展壮大的不竭动力。由于中小印刷企业的特殊性，企业文化管理更为需要。因此，中小印刷企业应该把企业文化渗透到日常管理中，用企业的经营目标、价值观及企业精神等去引导、教育员工。以实际行动赢得员工的信任与支持，提高员工对企业的忠诚度，在企业内部形成上下同心、目标一致、行动同步的良好局面。
（五）强化安全管理工作。降低工伤风险管理成本
安全是影响企业效益的重要因素，是企业生存的关键。对员工人身安全实行有效的防护措施，是生产安全的重要部分。安全措施和制度的不健全，不仅会给员工带来人身安全的隐患和企业的财产损失。还会给企业带来因处理事故而发生的各种费用以及员工的流失、企业声誉受损、生产效率降低，等等。如此算来，事故引起的损失是非常巨大的，不但会提高生产成本，而且还会给企业造成负面影响，更会削弱企业的竞争力。俗话说：“人无远虑，必有近忧。”作为企业管理者，要站在未雨绸缪的角度，不断增强安全意识和遵纪守法的理念，将事故扼杀在萌芽状态。
1.强化安全防范意识。事实证明，防患于未然。才是安全生产的关键。统计数字显示，事故发生是有规律可循的，更是完全可以预防的。因此，中小印刷企业要全面贯彻落实“安全第一、预防为主”的基本理念，科学分析安全生产的客观规律，加强日常的安全检查和管理，坚决堵塞安全生产上的各种漏洞，把事故和隐患消除于无形。要健全安全管理的规章制度和安全管理机构及安全生产责任制，狠抓安全教育制度及安全监督检查的落实；建立、完善生产责任奖惩制度，培养员工的安全意识。使安全管理由“他律”向“自律”转变。
2.贯彻《工伤保险条例》以固定缴纳的工伤保险费量化工伤风险管理的成本。工伤风险管理成本时大时小，无法预估，对企业发展的影响具有极大的不确定性。在实际的生产过程中，企业管理者往往会忽视员工的工伤风险，而一旦安全事故产生时。一切都已经来不及了。因此印刷企业在安全管理过程中，要注重遵守《工伤保险条例》等有关法律法规，尽量将企业的工伤风险降到最低。工伤保险的重要性在于，可以降低企业处理安全生产事故的风险成本，可以发挥工伤保险在赔付过程中的重要作用，可以降低企业因处理安全生产事故而产生的经济负担。所以，认真贯彻落实《工伤保险条例》，充分利用国家保险制度来分担工伤风险，足额及时地缴纳工伤保险费，最大限度地减少企业的工伤风险，以缓解突发工伤事故对企业的冲击至关重要。