浅谈对秘书群体智能结构优化的思考
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摘 要:秘书工作者的智能,表现在调查研究能力、综合分析能力、创造能力、文字和口语表达能力、应变能力、交往能力和记忆能力等动态素质,是秘书人员掌握和运用所字知识的潜在能力的发挥程度和处理事务的外向品质。秘书群体中需要有一批知识渊博、善于思考、有战略眼光,对问题有分析能力有“参谋型”人才。实现群体结构优化尤其重要。成员配备由不同知识结构、不同智能结构、不同气质结构和不同年龄结构的人按照一定比例,科学地组合起来,形成一个协调一致、功能互补、充满活力、高效优化的整体。
长期以来,有的单位的秘书部门人员结构不尽合理。存在着重视个体条件,轻视群体功能的现象。比如,由于片面强调秘书工作的从属性,一些秘书部门成员配备存在机械服从、被动服务、缺乏活力等;办事按“老皇历”,求稳不求新的多;勇于开拓,敢于创新,争取主动服务的少。或者偏重文凭,盲目强调学历,只要求有一定文化水平和写作能力,却忽视实践经验,忽视进行秘书专业训练,老化现象严重等等。这样,势必使秘书部门拖了单位工作的后腿,难以发挥参谋助手有作用。
秘书工作是一项综合性很强的工作,实现群体结构优化尤其重要。成员配备由不同知识结构、不同智能结构、不同气质结构和不同年龄结构的人按照一定比例,科学地组合起来,形成一个协调一致、功能互补、充满活力、高效优化的整体。下面就秘书群体智能结构优化中的智能结构问题谈点肤浅认识。
智能是人们掌握和运用知识的能力,也是秘书人员的动态素质。秘书工作者的智能,表现在调查研究能力、综合分析能力、创造能力、文字和口语表达能力、应变能力、交往能力和记忆能力等动态素质,是秘书人员掌握和运用所字知识的潜在能力的发挥程度和处理事务的外向品质。人的能力各异,要每一个秘书个体都能具备上述能力,既不现实,也不可能。不同的人,在不同的方面,有不同程度的优势。正如古人云:“骏马能历险,犁地不如牛;坚车能载重,过河不如舟。”现代心理学研究证明,智能特点相似的人往往不易合作得好,而不相同的人则容易做到取长补短。同一智能类型的人才构成的秘书群体,它的整体功能仍然是单一的,不是好的智能结构。因此,要根据工作的需要,恰当地选配人才,使各种不同类型能力的人,按照一定的比例,科学地组合起来,构成完整的、多功能的智能结构,应该由以下四种类型人的人员组成:
一是“参谋型”。秘书工作的主要职责之一是参与政务,做领导的参谋助手。秘书群体中需要有一批知识渊博、善于思考、有战略眼光,对问题有分析能力有“参谋型”人才。他们能够紧紧围绕工作的中心,在错综复杂的情况中,明察现状,预测未来,为决策层献计献策。
二是“务实型”。各单位都是由相互作用和相互依赖的若干部分组成。它们所处的地位、层次、工作及业务范围不同。望穿这就需要秘书部门发挥综合枢纽作用,协调上下,联系左右,使各部门能够方向一致、步调一致。因此,秘书群体中必须要有那么一些人,能够准确无误领会领导意图,有很好的表达能力,在工作中任劳任怨、干脆利索、善于应变的务实型人才。
三是“开拓型”。在新形势下,秘书工作只满足于按贯例办事的保守、封闭观念是大大落后于时代的要求。他们勇于探索,善于开拓,具有敏锐的观察力,在工作中以智创新,以新取胜,以此去延深领导的智慧。
四是“社会交往型”。秘书部门直接协助多级领导班子的群体工作,是领导活动及多类信息的采结点,是沟通上下、联系左右协调内外的重要渠道。然而,这些工作无疑都离不开与人打交道。在秘书部门要配备能够正确处理人际关系的社交型人才。他们有各各种人融洽相处的本领,可以更好地了解、熟悉下情,情迅速捕捉各种信息,有利于沟通情况,使领导层能及时、准确地了解来自各方面的信息,以便做出决策。
总之,“群体结构”是指由相互作用和相互领带的若干部分组成,具有确定功能的有机整体。一个具有合理结构的秘书群体,它的效能不等于个体功能之和。就各单位秘书群体而言,内部结构合理组合,不仅使秘书个体人尽其才,而且能迸发出新的、巨大的集体能量,从而促使单位的整体工作上台阶。
卢建永:中石化中原油田保卫处。