高校科研秘书队伍建设

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【摘 要】高校科研秘书在科研管理中发挥上传下达、协调各方的重要作用。高校科研管理工作的高效推进，有赖于科研秘书队伍科研意识的强化、综合素质的提高和科研秘书管理制度的完善。

【关键词】科研秘书；定位；两重性；队伍建设

高校科研秘书是高校二级学院从事基层科研管理工作的专职人员，他们既是科研活动的组织者，也是具体任务的执行者，在国家科技投入持续增加、高校科研经费大幅提高的形势下，其综合素质和业务能力的高低，对高校科研管理工作的运行有着比以往更为重要的影响。要打造一支高效、优质的高校科研秘书队伍，必须要明确其定位、任务，并找出制约其健康发展的因素，对症下药培养出适应高校发展的科研秘书。

一、科研秘书负责的具体工作

要保证科研秘书工作的质量，首先要明确科研秘书的具体工作。科研秘书的工作职责主要包括以下方面：（一）申报、管理、协调项目的实施。及时了解并传达科研处的项目申报信息，并向教师们介绍各类项目的申报时间和基本要求。指导教师在数字化平台科研系统录入相关申报信息，并对本院推荐的材料进行审查。与项目负责人及科研处相关工作人员保持联系，确保项目进行时信息能够有效传达与反馈；（二）熟悉科研处有关的管理文件和规定，适时向教师进行业务介绍；（三）了解专利政策，鼓励并组织教师进行专利申请；（四）筹划学术交流活动，接待来院召开讲座的专家和学者，并对学术性会议进行备案；（五）负责本院的科研项目、成果、论文、专著、编撰教材和获奖情况的登记、归档工作；（六）第一时间向科研处反馈在工作中遇到的问题和难题。

二、科研秘书要对自身有明确的定位

科研秘书的角色定位，应该把握科研秘书性质的两重性。一方面，科研秘书具有辅。科研秘书基于领导的日常工作便利进行这一目的，积极主动了解各类科研信息和动态，并收集整理材料，提出预选方案，为学院领导做决策提供依据。同时，他们也对学院的科研工作进行管理，监督科研人员准时完成科研处下达的科研任务。另一方面，科研秘书具有服务性。他们需要事先详细了解有关的科研政策，查阅相关文件和资料，及时传达各种项目申报以及科研奖励的信息，为一线科研人员提供科研服务。科研秘书的两重性决定，科研秘书一方面要面对一般秘书所负责的职责而具有的秘书性，而另一方面则是面对科研工作者所具有的科研性。只有明确自身的角色定位，才能更好地把握工作重点和要点，才能更好地为高校科研贡献力量。

三、科研秘书队伍存在的问题

尽管科研秘书在科研管理工作中起着重要的作用，然而由于人员配置，学校重视程度等因素，在实际工作中，科研秘书的队伍建设往往还存在许多问题。

（一）队伍不稳定，业务能力不强。科研秘书的工作性质要求科研秘书必须具备如下能力：首先，要了解国家、地方以及本校科研处的科研政策、制度以及管理文件，掌握各环节的办事流程；其次，要熟悉学院科研人员的基本信息；再次，要有较强的组织、协调、沟通能力，以便在科研人员进行研究工作时遇到难题，能按照相关文件精神给以最迅速有效的帮助；最后，科研秘书还需具备扎实的文字功底。但是，由于不少高校从上到下对科研秘书重视不足，造成科研秘书自身意识不够，对岗位的归属感不强，从而无心专注科研秘书工作业务能力的钻研和提升。

（二）对自身工作认识不到位，服务意识低下。不少科研秘书认为是在“为他人做嫁衣”，成果属于他人，缺乏对岗位工作的自豪感和成就感，造成他们工作责任心不强，服务意识低，得过且过。不少科研秘书只是机械地传达通知，简单地上交材料，常常出现由于沟通不到位，使得项目申报不能及时开展，项目进度不能及时跟进等问题。

（三）无法实现专人专职，工作任务过于繁重。由于对科研秘书的认识缺乏足够了解和重视，再加上管理人员编制有限等因素，不少科研秘书身兼数职，工作涉及面多、杂、乱。这些情况造成科研秘书精力无法集中，不能专业钻研科研管理工作，更谈不上科研创新管理，严重影响其业务水平的提高。

四、对建设科研秘书队伍的几点思考

科研管理工作的开展离不开基层的管理人员。科研秘书作为基层管理的主力军，探索如何有效地建设科研秘书队伍，使之高效地实施科研管理职能，具有重要的实践意义。对于如何建设好科研秘书队伍，本人有以下几点思考：

（一）从制度上保证。要建设一支综合管理能力强的科研秘书队伍，首先要给以制度上的保证，建立一套合理、完善的科研秘书管理制度。第一，要建立科研秘书的管理制度。从队伍结构、学科背景、专业知识等方面，确保科研秘书的学历以本科以上为主，专业以管理、信息技术、统计、档案管理等学科为重，这样的科研秘书队伍才能更好地适应当今高校科研工作管理的要求。第二，要建立科研秘书的考核制度。要从专业化科研管理的角度对科研秘书进行考核，规范项目管理能力、信息技术能力、科研档案管理能力等能力的考核，促使科研秘书成为掌握现代科技发展的专业科研管理人员。第三，要设立专职岗位实现工作的专职化与专业化，使在岗人员能够全心全意搞好科研服务工作。第四，要建立一套促进科研管理良性循环的激励机制。要根据考核结果对优秀的科研秘书进行提拔任用，并为其提供深造学习的机会，以此给广大科研秘书树立奋斗的榜样。

（二）提升业务水平。第一，要提升科研秘书自身素养。要有良好的服务意识，接受学校科研处的指令，及时把信息传达给学院的每位科研人员，并协助科研人员完成课题申报、科研成果登记等工作；要有综合协调的意识，吃透本专业的知识，同时多学习其他专业与学科的知识，只有这样，才能处理好头绪重、任务多、时间紧的科研管理工作，才能协作攻关，促进科研成果产出；要有严守信息保密原则的意识，接触到涉及课题的前沿领域和科研项目的秘密成果要能够做到只字不提。第二，要加强对科研秘书的培训。主要包括组织与协调能力、分析与判断能力、社交与公关能力、获取信息的能力、档案管理能力、信息技术能力等能力的培训。如可定期举办各类有关科研项目申报、知识产权保护、专利撰写申请等短期培训班；组织科研秘书到兄弟单位实地参观交流科技管理经验；不定期组织院际、校际间科研秘书的工作交流会，分享各自管理过程中的经验。此外，在条件允许的情况下，尽可能地支持科研秘书进行继续教育，选择与科研管理相关的专业和方向进行专业学习，开阔视野，提升能力。

综上所述，科研秘书是高校科研管理队伍的重要组成部分，科研秘书队伍的建设情况，将影响到学校的整体科研管理工作。学校要重视科研秘书队伍建设，从制度、培训、激励制度等各个方面出发，促使科研秘书增强自身服务意识，提高业务水平，实现高校科研管理工作的高效开展。

【参考文献】

[1]王冰.从科研管理专业化角度浅议高校科研秘书队伍建设[J].学园，2012（7）：42-43.

[2]张颖.高校科研秘书的角色定位[J].科技创新导报，2010（14）：26.

[3]曾炜.论高校二级学院科研秘书的修养[J].福建教育研究，2011（2）：44-46.