高校个人借款账务处理和完善手续探讨
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摘 要：在日常工作中，经常遇到一些财务知识欠缺的经办人员对于借款的处理结果不放心或老是担心事情发生，作者作为长期从事财务工作的会计人员具有丰富的实际工作经验，结合工作实际情况，对此问题进行深入的分析，提出了切实可行的解决办法。
中图分类号：G475 文献标识码：A doi：10.3969/j.issn.1672-3309（x）.2013.08.84 文章编号：1672-3309（2013）08-185-02
在日常工作中，不论是在机关，还是在企事业单位，常常存在经办人因公务需要而从财务部门预先支取费用后报销的经济业务往来现象。由于很多经办人员并不具备系统的财务知识，对一些账务处理心存疑虑和不放心。作为财务部门，该如何正确处理类似的经济业务往来账务，从而做到既遵守财务的相关规定，又让经办人员心理踏实呢？
根据会计制度的相关规定，经办人的个人借款一般通过“其他应收款”科目进行核算。其他应收款的核算内容主要包括以下几项：（1）未专门设置备用金科目的企业暂付给员工使用的临时借款，如差旅费等；（2）应收取的各种赔款，如因职工失职造成一定损失而向该职工收取的赔款或因遭受意外而应向有关保险公司收取的赔款等；（3）应收的种种罚款，如某些企业对员工的迟到、早退进行罚款，应收的罚款计入其他应收款；（4）存出的保证金、押金。如某些企业对项目投标，存出的投标保证金通过其他应收款科目核算；（5）应向职工收取的各种垫付的款项，如为职工垫付的水电费、应由职工负担的医疗费、房租费等。
根据国家财经制度的相关规定，经办人员因公借款的账务处理程序为：根据（符合单位内部制定的审批程序和审批权限）签字手续齐全的借款单支付款项，后根据审批后的发票（符合单位内部制定的审批程序和审批权限）等单据进行账务冲销。
在实际工作中，很多单位存在个人因公先用借款单把钱借出，后用实际发生的相关费用的原始单据来进行冲销。比如：某学校张三3月5日因需要退还学生教材款10000元（教材款属于代收代付），根据单位负责人签批的借款单前往财务部门办理借款手续，20号记账凭证显示的账务处理为：
借：其他应收款——张三 10000
贷： 现金 10000
4月6日张三凭退还给学生的教材款总额为10000元的明细清单（经单位负责人和学生本人签字认可），前往财务部门办理冲销借款手续，在记账凭证100号显示的账务处理为：
借：代管款项——教材 10000
贷：其他应收款——张三 10000
事隔一年后，张三心理不踏实，于是前往财务部门，要求把当时办理借款的借款单抽出退还给他本人撕掉才放心。他提出的理由是：借教材款退给学生，财务部门应该凭借退还给学生教材款的明细清单进行账务处理，借款单就必须退给他，若不退给他，他就认为财务部门存在重复记账和做假账的怀疑。根据规定财务部门已经进行账务处理的原始单据是不可能再次抽出做其他处理的。根据张三的要求，若财务部门把借款单退给他，则存在财务部门3月5日处理的记账凭证就没有原始依据，显然是不可能把当时的借款单抽出退还给张三。但张三就是不服，双方为此闹得很不愉快。
根据现行的财务制度及相关规定，财务部门的账务处理程序和处理方法是正确的、无可置疑的。针对以上类似情况，财务部门如何处理，才能既不违背财经纪律和财务规定，又能消除经办人不必要的担心和质疑。
笔者作为一名会计人员，把在实际工作中遇到的问题和心中的想法提出来，以达到抛砖引玉的目的，若存在不妥之处，望大家批评指正。
除财务部门加强相关制度的宣传工作和解释工作以外，现提出以下三种建议方案，供大家讨论。
方案一：财务部门收到发票等签字手续齐全的原始凭证进行账务冲销的同时，填写自制的《账务处理结果通知单》，模板如下：
若一笔经济业务分次借款或分次冲销，则分别进行处理和出具账务处理通知单。
方案二：财务部门收到发票等签字手续齐全的原始凭证进行账务冲销的同时，出具三联收据，出具该收据的目的是让经办人清楚，他的个人借款处理结果。特别提醒：收据上的收款方式必须注明“冲销借款”。
比如：李四于5月4日借款1000元用于外出开会，账务处理为：
借：其他应收款——李四 1000元
贷：现金 1000元
6月4日李四把会务费发票和会务通知一并报送给财务部门，实际发生1050元费用。账务处理为：
借：管理费用——差旅费 1050元
贷：其他应收款——李四 1000元
现金 50元
为了解除李四担心财务部门是否把借款冲销，财务部门在开具的收据上注明：李四5月4日借款1000元并于6月4日已经冲销完毕，另支付现金50元（注明会计记账凭证号）。
方案三：财务部门可以选择按月末、季末、年末定期出具个人借款往来账的询证函，让经办人签字确认，让其清楚地了解所借款项的账务处理程序和账务处理结果；同时该询证函可以作为财务分析往来账务清理的佐证。及时清理借款，既可以减少单位的呆账或坏账，又让经办人做到心中有数。
1、询证函格式。本公司与经办人的往来账项列示如下：
该表由会计人员根据业务发生的先后顺序分别填写，交经办人核对。
2、其他事项。本函仅为复核账目之用，并非催款结算。若款项在上述日期之后已经付清，仍请及时（注明某月某日前）函复为盼。
（公司签章） （日期）
结论：1、数据证明无误
（签章） （日期）
2、数据不符，请列明不符金额
（签章） （日期）
笔者想通过以上处理方式，应该能够达到解除经办人对借款处理结果心存疑虑和不放心的目的。只是在一定程度上会增加财务人员的工作量，但这样可能就会得到更多人对财务工作的进一步理解和认同，财务人员的辛苦付出也是值得的。
参考文献：
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[2] 付小莉、贾志财.应收账款管理与防范[J].北方经贸，2011，（08）.
[3] 冯丽.论企业应收账款的管理问题及对策[J].轻工设计，2011，（03）.