从“四心”“三勤”“三善”看办公室文秘工作

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【摘 要】文秘工作是办公室履行“参与政务、办理事务”职能的重要载体。作为枢纽机构，办公室的服务工作是否到位、助手作用是否发挥、窗口效应是否体现，与文秘工作能否奋发有为关系极大。本文结合多年的办公室实际工作，从忠心、恒心、细心、真心等“四心”来论述办公室文秘应该具备的人格魅力及切实把握和落实好“三勤”“三善”的内涵和要领等方面来探讨如何做好办公室工作，对相关岗位人员有指导意义。

【关键词】办公室文秘；人格魅力；四心；三勤；三善

无论在何种性质的企事业或公务机构中，办公室必不可少，它既是综合部门，又是服务机关，这就要求办公室文秘在纵向方面要做好上情下达、承前启后，横向方面要做好协调督办、后勤服务的工作，同时还要处理好文件流转、档案管理、会议安排、人事变动、业务接待、综合管理等工作，是联系同一单位间各个部门的枢纽，也是与外单位沟通的重要操手，而要做好这一系列的工作，办公室文秘就要具备特定的人格魅力，即所谓的忠心、恒心、细心、真心等“四心”。

人格魅力是人的综合素养的折射，我认为奉献“四心”是提升文秘人格魅力的关键所在。

“四心”之一：忠心。忠心是我国传统文化所推崇的基本道德范畴，也是衡量人品的基本标准之一。对文秘而言主要表现在对组织负责、对企业负责。如何让领导放心，就要树立“六不让”工作理念。一是不让工作在我手里延误；二是不让信息传递在我手里中断；三是不让文件在我手里积压；四是不让我负责的工作影响到全局工作；五是不让差错在我手里出现；六是不让基层办事的同志在我这里受到冷落。

“四心”之二：恒心。德国诗人席勒说：“只有恒心可以使你达到目的”。一个人在确定了奋斗目标以后，若能持之以恒，始终如一地为实现目标而奋斗，目标就可以达到，世上无数的成功者就是明证。同样是做文秘工作，有的人把它当作晋升的敲门砖，有的人则把它当成一生的事业，前者因无恒心总与晋升失之交臂，而后者却因为他的恒心而一步一步走得更远。这就是同一件事采取不同态度和目的来对待而产生的不同结果。如果把工作当成爱好来做，就能快乐工作；如果把工作当成事业来做，不成功便成仁。

“四心”之三：细心。“天下难事必作于易，天下大事必作于细”。解决困难从容易的地方入手，成就大事从细小的地方开始。在我的办公桌上，总是整齐地摆放着“红、黄、蓝三种颜色的文件夹，代表了不同类型的文件。红色醒目，代表“紧急”“重要”文件；黄色明亮，代表主管领导已经批示，需要相关部门办理的文件；蓝色宁静，代表“平件”，普通文件传阅。作为文秘，一股脑儿地把所有文件给领导送去显然是不当之举，将各类文件整理、排序后再放置于领导案头才是得力之为。细节里面见功夫、小事里面有形象。

“四心”之三：真心。没有人富有得可以不要别人的帮助，也没有人穷得不能在某方面给他人帮助。凡真心尝试助人者，没有不帮到自己的。一张笑脸、一句问候、一杯热水、一份关心，就这样与来者在瞬间拉近了距离，有理讲理、有事办事。

办公室文秘除了要具备“四心”这一特定的人格魅力之外，还要做到“三勤”“三善”。

一个优秀的文秘工作者，既要像蜜蜂一样勤于耕耘、乐于奉献，又要象黄牛一样诚信可靠、埋头苦干，还要象狐狸一样善于思考、灵活应变。因而，在我看来，想要做好办公室文秘工作，必须要做到“三勤”即：勤奋、勤快、勤俭。

一是学习上要“勤奋”。法国著名物理学家居里夫人，历经12年的实验，不怕挫折失败，从几十吨的矿物中提取了几克镭.古往今来，勤奋是人们获取成功的必要前提。也是我们每个人都应该具备的良好品格。唯有勤奋，才能创造一个人事业的成功与辉煌。

文秘工作繁杂，经常加班加点，成天忙于公务、事务，基本没有节假日。要妥善处理好工学矛盾，时刻把学习当成一种责任、一种习惯和一种修养，挤出时间多学一点、多钻一点、多积一点。要勤于用党的政治理论“洗脑子”，永远站在时代的前列，与前沿思想无缝对接。

二是工作上要“勤快”。“手勤”，要多动手，多做事，会做事，善成事，以一丝不苟、心细如发的工作态度，主动拾遗补缺，做到不误事、不出事、不乱事。“腿勤”，要多深入基层调查研究，抓督查落实，掌握第一手资料，为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据。“脑勤”，要勤于思考，善于思索，锤炼思维，想领导之所想，想领导之未想，为领导决策服好务、参好谋、成好事。

三是生活上要“勤俭”。文秘工作辛苦、清苦、艰苦，要时常保持一种平和的心理和平衡的心态，正确认识自己的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、个人和集体利益的关系，不搞攀比，不尚奢华，不慕名利，甘居幕后，用自己诚实的劳动去获取丰收的喜悦。

“三善”是做好文秘工作的关键。为人秘书者，智不可少，特别要善于预见、运作和总结。

一是善于预见。要坚持用战略思维思考事物，用动态标准考量事物，按照发展规律，捕捉发展趋势，掌握领导思路，领悟领导意图，见微知著，未雨绸缪，主动为领导提供信息、反映情况，出谋划策、拾遗补缺，促进工作、狠抓落实，真正做到领导未闻有所知、领导未思有所谋、领导未示有所为。

二是要善于运作。要牢固树立一丝不苟、精益求精的意识，主动沟通上下，联络左右，协调八方，服务全局，确保机关日常运转严谨细致，优质高效。督查落实要紧贴领导思路，敢督敢查，选准切入点，抓住关键点，做到事事有着落，件件有回声，确保政令畅通；协调服务要坚持原则性、把握灵活性、突出创造性，善于协调领导与领导、部门与部门、上级与下级之间的关系，切实减少不必要的碰撞和摩擦，确保各项

工作运转正常、规范有序；事务服务要尊重办事规律，在“便捷、高效、规范、节俭”上做文章，不断提高办文、办会、办事的效率和水平。

三是要善于总结。总结是对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析，并做出客观评价的书面材料。找出经验和不足，指导下一步工作。办公室工作杂而多，不及时总结，各项工作方式方法将不能成系统，杂乱无章。要注重及时总结，要采取经常性总结和年末工作总结相结合的办法，总结各项工作中好的经验和做法，突出缺点和不足，每年召开一次总结经验交流会，指导下步工作开展，做到扬长避短，尽量少走弯路，不断提高工作质量与效率。

以上是笔者结合自身工作实践，对办公室文秘工作的思考，仅反映了办公室文秘工作的一个侧影。要做好办公室工作，对文秘人员来说，要紧抓“四心”，做到“三勤”“三善”，不断加强自身学习，提高工作认识，主动做好服务，提高办事效率，及时总结经验教训，从而提高办公室工作水平，促使办公室工作不断进步和创新，为单位各项工作顺利健康发展提供坚强的保障。

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