Excel中快速录入数据
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【摘 要】在excel中如何修改VBA代码，来达到快速录入数据的目的。
【关键词】数据录入；代码；单元格；change事件
每一个学期初和学期末，都有许多数据需要采集和上报，这此数据在录入过程中不仅耗费了大量的时间，还很容易出错，如图1所示的学生情况信息表，在通常情况下，我们会逐条录入这些数据的，也有的同志会通过自定义单元格格式等技巧来提高自己的录入效率，但我想看过本人为您介绍的录入技巧后，您一定会大有收获。
图1 学生情况信息表
一、案例分析
不难发现在“编号”字段中（第一列），每位学生的编号前四位是相同的，即“2012”，所不同的是后面的班级和学号不同，如果我们在输入过程中前四位可以自动添加进去，那就方便多了。
对于学生姓名没有规律性，所以“姓名”列（第二列）中内容只能是一个一个录入了，没有办法“偷懒”。
在出生年月一列（第三列）中，如果我们只输入数字，就能显示年月日那样就会省事多了，如我输入“19941008”，按回车键后，系统就显是“1994年10月8日”。
在性别列（第四列）中，只有“男”或“女”的填充可能，如果我们能够按数字键1就显示“男”，按数字键2就显示“女”，那不是“太美”了嘛。
在“毕业学校”一列中（第五列）中，因为我们的学生来源只有五所中学，所以如果能做成下拉列表形式，我们只要在里面选择一下就可以了。
至于最后列“政治面貌”列，只有两种可能，即团员和非团员。所以做成性别列，类似就可以了。
二、实现方法
通过对上述分析，我们不难发现，数据中的1、3、4、6列中的数据都要是用户输入后由系统自动进行转换的，我们可以通过表对象中的Change事件编程来实现。数据的第5列是通过选中某个单元格对象再进行选择操作的，只需对工作表的SelectionChange来编写代码，操作步骤如下：按Alt+F11组合键打开VBA编辑器，双击窗口左侧的Sheet1对象，在其右侧的代码窗口中对工作表对象的Change事件和SelectionChange事件分别编写VBA代码。
Private Sub Worksheet_Change（ByVal
Target As Range）
On Error GoTo Error
‘设置陷阱
Select Case Target.Column
Case 1
Target.NumberFormatLocal="""2012"
"0000"
‘第一列自动套用格式在单元格数字前加2012
Case 3
Target.NumberFormatLocal=”0000””
年””00””月””00””日”””
‘第3列将输入的8位数更改为年月日格式
Case 4
If Target.Value=1 Then
Target.Value=”男”
Else
If Target.Value=2 Then
Target.Value=”女”
End If
End If
‘第4列输入1即显示为男，输入2显示为女
Case 6
If Target.Value=3 Then
Target.Value=”团员”
Else
If Target.Value=4 Then
Target.Value=”非团员”
End If
End If
‘第6列输入3即显示为团员，输入4显示为非团员
End Select
‘出现错误时退出程序
Error：
Exit Sub
End Sub
在Change事件中，主要是通过Select case/end select分支结构判断用户在哪一列中输入数据，在EXCEL中的A列为1，B列为2，以此类推，然后再转换为相应的分支结构语句中去执行相应的代码，完成后退出整个分支结构。
第五列即毕业学校列，我们通过下拉菜单来实现：
Private Sub worksheet_selectionchange（ByVal target As Range）
On Error GoTo Error
If target.Column=5 Then
Application.SendKeys"%{down}"
‘自动打开下拉菜单，设置第五列的数据有效性为序列填充
target.Validation.Add Type：=xlValidateList，Formula1：="市一中，市二中，省实验中学，市三中"
End if
Error：
Exit sub’
End sub
在Selectionchange事件中，首先通过判断语句判断当前选中是否为第三者列，即毕业学校列，如果是则自动打开下拉菜单，同时显示所选项目的列表，否则退当触发的事件。
以上事件在执行过程中如果出错则自动转到子程序error，退出当前的事件的执行。
三、数据录入测试
为了方便测试，建议大家将“按回车键后插入点的移动方向”改为“向右”，（单击工具菜单中的编辑选项卡进行设置）这样会更加符合我们平时的录入表格的习惯。
在“编号”列中输入学生编号的后四位按回车键，系统将会自动添加前四位2012。
在“出生年月日”列中直接输入8位数回车后，系统会自动在前四位后加“年”，中间两位后加“月”，最后加上“日”。
在“性别”列中，按数字键1，则显示为“男”，按数字键2，则显示为“女”。同样政治面貌一列中，按数字键3，显示为“团员”，按数字键4，显示为“非团员”。
在“毕业学校”一列中，中需单击单元格中的任一位置就可以看到自动弹出的下拉菜单，然后就可以从列表中选择相应的毕业学校。（不需要单击单元格右侧的下拉箭头按钮）
经过这样设计的表格，即使是初学Excel的朋友也会得心就手。如果要几个人协同输入一大批数据，不仅会做到格式上的高度统一，而且会节约很多的时间，同时又成倍的提高了工作效率，何乐而不会呢？在实际运用的过程中，大家可以根据自己的修改代码中相应的属性。需要注意的是，代码一旦编写完成后如果要添加或删除，请及时对代码中的列号进行相应的调整。
作者简介：刘金凤（1968—），女，延边大学经济管理专业毕业，高级讲师，现供职于延边职业技术学院计算机系。