办公室管理者的素质分析

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一、良好的人际关系与协调能力。企业办公室是企业对外展示的窗口，是上下沟通，联系各方枢纽，是接待上级领导、地方政府、相关单位及大型会议的组织执行者和管理的部门，因此，良好的人际关系协调能力和个人素养极为重要。

在日常接待工作中，良好的人际关系与沟通协调能力在活动中显得尤为重要，制定完善的接待方案，迎送来往宾客，布置会场，安排用餐住宿，陪同宾客参观访问，所有工作中都必须及时向下属、同层次人员、上级或其他人员进行信息互动，要与各类人员保持良好交流沟通，避免产生差错。

在日常大型会议活动中，良好的人际沟通能力和组织协调能力在活动中同样显得极为重要，选择场地，布置会场，摆放坐签；按会议流程，下发会议邀请或会议通知（会议时间、地点、参会人员、发言次序及会上安排的其他活动等）；安排与会人员用餐、住宿；准备会务材料（包括签到、接待、倒茶、发材料等）；对有电子文档演示之类要先事先准备好演示器材，迎送宾客，联系往返车次等诸多事情都离不开与各类人员之间的积极沟通协调，离不开各种信息的互动，保持良好的人际关系是举办大型会议活动的有力保障。

在对待企业职工时，良好的人际关系能有效化解存在的问题和矛盾，聚分力为合力，变消极因素为积极因素。

上述行为均出自有良好的人际交往协调能力和良好的个人素养的管理者，良好的人际交往协调能力是一种极为重要的能力，积极倾听、有效反馈、训导、解决冲突和谈判都是办公室管理者所应具备的工作技能。它不仅关系到个人的生存进步，更关系到企业的稳定发展。

二、较强的工作责任心。企业办公室作为企业高层管理者身边的工作部门，负责制定企业重大决策和工作目标，并对执行过程的落实进行反馈与督办，建立高素质的办公室员工队伍是发挥其管理职能作用的重要保证。

“责任”一词有三重涵义：使人担当起某种职务和职责；分内应做之事；因做不好分内应做之事，而应承担的过失。一个缺乏责任心、敷衍了事、得过且过的人，失去的是自我价值、追求和荣誉。一个对工作有强烈责任感的人，必将是一个有追求，重荣誉的人。生活是一面镜子，你笑它也笑，你哭它也哭。一种感恩的心态能改变一个人的一生。如果我们每天都心怀感恩之情去工作，认真做好每一件事情，懂得回报父母、回报社会、回报领导、回报同事，我们工作就会更出色，就能获得更多帮助和更愉悦的心情。工作意味着责任，责任重于泰山。

工作计划、目标和规章制度的制定，其内容涵盖了解决影响和制约企业发展的各项突出问题，企业生存和发展的重要项目。管理者在观念上要与时俱进，思想一定要提高层次，要善于拓展思维渠道，能全面、系统地思考分析存在的问题，清楚企业经营状况，了解企业生产指标、生产过程，找准企业自身定位，吃透上级工作精神，没有较强的工作能力和工作责任心是不能制定出行之有效的企业生产经营计划、任务、目标、方针和切实可行的管理制度、规章、办法。

对企业而言，想完成计划和任务，实现预定目标，落实各项规章制度，均离不开高度的工作责任心和强有力的执行力，对部门管理者而言，必须全身心地投入到日常工作管理中去，跟踪掌握计划、任务和目标执行进度，对执行过程中出现的各类问题进行分析总结，提出修正意见给领导做参考。部门管理者要带领和指导部下尽职尽责做好本职工作，让他们懂得分内的工作是自己应该完成也是必须完成的工作，分外的工作是自己在完成本职工作的前提下，尽可能去多完成的工作，形成良性循环。

三、饱满的工作热情。企业办公室负责协助企业高层管理者处理日常事务性工作，负责企业对外信息的，对内文件起草、的管理，企业信息化管理，档案等各项内部事务管理。

接待各类形式的检查；安排各种会议；安排外出用车；向上级部门及时公司相关信息；起草、公司各类行政管理文件；收集、汇总、成册、保管各类行政、党务、技术的短期、中期、长期档案；维护信息系统的正常运转，工作锁碎、枯燥且要求细致，这就让人容易产生疲倦心理。而管理者则要利用各种方法激励办公室员工，以激发员工的积极性、主动性和创造性。

一是必须对员工的不同需要和价值取向具有敏感性：人们在选择工作时，多受于种种现实的局限，很难兼顾到自己的兴趣爱好。正因为不是自己的所爱，所以工作起来就会感觉动力不足；长期重复同样的事情也难免令人感到厌烦。因此，人们对待自己的工作不再像当初那样满腔热情，甚至于有点麻木了。为调动工作积极性，管理者应经常和员工打成一片，组织各类形式多样的趣味活动，在活动中试着去热爱自己的工作并凭借这种热爱去发掘自己内心蕴藏着的活力和巨大的创造力，在繁琐工作中加入轻松快乐的元素，重新燃起大家的工作热情。

二是努力增强员工的“努力工作可以产生好绩效”的期望：一个人要想脱颖而出，他必须要有高于他人的工作业绩来证明其能力，只有能力出众，才能引起领导的重视。能力需要行动力，即使你才华横溢，但缺乏工作热情，不积极地将你的能力转换成行动，你永远也不会创造出骄人的业绩，因而也得不到提拔和重用。管理者应加强对员工的学习培训，使其明白一个人成功的因素很多，而属于这些因素之首的就是热情。没有它，不论你有多大的能力，都发挥不出来。只有今天的努力，才能换到明天的辉煌。

三是保证员工得到公平对待：人的工作积极性不仅与个人实际报酬多少有关，而且与人们对报酬分配是否感到公平更为密切。人们总会自觉或不自觉地将自己付出的劳动代价及其所得到的报酬与他人进行比较，并对公平与否做出判断。公平感直接影响人们的工作动机和行为。因此，从某种意义来讲，动机的激发过程实际上是人与人进行比较，做出公平与否的判断，并据以指导行为的过程。要想使每一位员工对工作保持高度的责任心和饱满的工作热情，首先应肯定他的工作能力，且公正、合理、不偏不倚地对待每一位员工，让他们有积极参与管理各项工作的积极性。一个人要有所成就，除了客观条件与能力外，更需要正确的态度，只有在工作中投入热情，才能激发出灵感和创意，主动做事，力求成就完美。凡是有成就的人，都有一个共同的特质，无论从事哪一种职业，也无论这些人的才智高低，他们都对自己所从事的工作抱有极大的热情，这是促成他们取得不凡成就的主要因素之一。

（作者单位：江西大唐国际风电开发有限公司）