ERP系统对提升粮食企业财务管理水平的作用

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提要粮食企业资源计划是当今的主流管理思想,目前企业erp管理软件正处于高速发展阶段。本文简要介绍了ERP系统的概念及特点,详细介绍了ERP系统在粮食企业当中应用以后给企业财务管理方面带来的优势。

关键词:ERP系统;管理水平;作用

中图分类号:F27 文献标识码:A

一、ERP系统简介

企业管理是将企业所能运用的全部资源进行最合理的配置,使得企业系统的整体功效最大。随着社会和经济的发展,企业管理的内容不断丰富和发展,其范式日趋复杂化、完善化、科学化。企业管理信息化是将企业的生产过程、物料移动、事务处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化,通过各种信息系统网络加工成新的信息资源,提供给各层次的人们,使之掌握各类动态业务中的一切信息,以做出有利于生产要素组合优化的决策,使企业资源合理配置,以使企业能适应瞬息万变的市场经济竞争环境,求得最大的经济效益。

企业资源计划(简称ERP)是“一套将财会、分销、制造和其他业务功能合理集成的应用软件系统”,是建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想为企业决策层以及员工提供决策运行手段的管理平台。集ERP系统集成信息技术与先进的管理思想于一身,成为现代企业的运行模式,反映了时代对企业合理配置资源、最大化的创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。ERP的由来与发展、每个阶段的完善与发展都是与当时的市场环境与合作及企业管理模式的变革紧密关联,相辅相成的。ERP把它的触角伸向各个行业,从而使ERP的应用范围大大地扩展。我国粮食企业在进行现代化、市场化改革的过程中,合理的引入ERP可以大幅度提高粮食企业的经营管理水平,本文针对其在提高企业财务管理水平方面进行了分析。

二、ERP系统在提升粮食企业财务管理方面的作用

财务会计的作业方式长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上,在管理控制和决策支持等方面的功能相对较弱,不论是时效性上,还是针对性上,都难以展现它的作用。ERP系统在财务管理中的应用,不仅相当程度上弥补了上述传统会计核算中的缺陷,而且依托这一平台,可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商和网络、各地制造厂等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为粮食企业科学决策提供更好的支撑服务。

(一)财务数据的来源前移,促使核算数据更加精细化。会计核算主要是记录、核算、反映资金在粮食企业经济活动中的变动过程及其结果。传统的会计核算由于业务流程不在财务监控范围内,在数据信息流转了多道程序以后,到达会计人员手中的各种单据对会计事项的描述已经被逐渐简化、模糊。而在ERP系统中,几乎所有涉及到业务活动的原始单据,都可以通过业务模块的流转最后汇集到财务模块中,自动生成财务记账凭证,极大地减少了财务人员的工作量。同时,这些凭证还能自动记入各种账簿,最大限度地减少了手工登账可能会发生的错误。当然,这种高效率最有意义的方面体现在它实现了粮食企业对业务流程的实时管理――只要有业务活动发生,就能直接反映到财务核算中去,达到财务业务同步管理,实现财务对业务活动的实时监控。

以采购业务归集成本并进行付款的业务为例,提交采购申请进行购买的物资,会计人员在传统会计核算系统中留下的线索除应付账款、库存商品、银行存款通过科目进行核算外,其他的内容如供应商名称、采购物资明细等都只能通过描述信息进行概括反映。那么,是由哪些商品产生了应付账款?这些账务与实物是否相符?在很多比较大型的粮食企业都会单独设置库存会计岗位针对库存商品、物资进行管理,但是账务核算的精细程度远远不能满足采购、库管人员的要求,因此库管人员为了精确管理实物都要单设一本真实记录物资实物状况的“流水台账”,这样就会在每个期末花大量的人力、时间对财务账目和库管流水账进行核对,同时财务人员还要根据库管人员提交的信息对月末货到发票未到的物资进行暂估应付的账务处理,并要记得在下一期初进行转回处理。如此繁杂的流程不但使财务核算更多的依赖人为因素,也使财务人员被捆绑在琐碎的核对、确认事务中,很大程度上降低了粮食企业业务流程和财务核算管理的效率。

而ERP系统则将采购这个经济事项在系统内搭建起了一个顺畅的信息流。前端由申请部门在系统内填写采购申请单,经采购部门进行相关业务处理后,就会在ERP系统中生成一张有供应商名称、物资明细和详细用途描述的采购订单。库管人员出于日常的管理需要,也必须要在到货后通过系统对相应采购订单进行物资的收货处理,并根据物资的去向、用途在系统中进行分配。这些数据信息会通过系统设定的流程进行流转,当会计人员拿到发票时只需要在系统中调出对应的采购订单查看收货情况即可确认进行下步的核算工作。而成本、费用的分配过程已经在前端由库管人员完成,库管人员是在采购订单的基础土进行收货,财务人员只需要对相应已做过收货处理的订单进行匹配,就实现了物理上三方匹配的过程,同时在每期期末系统会根据那些已进行收货但财务人员还没有进行匹配的订单(货到发票未到)自动进行暂估应付的处理,并在下一会计期初自动进行冲回。

(二)利用统一平台实现财务集权管理和资金集中控制。ERP系统将传统的各个分、子公司独立形成的信息孤岛进行整合,从而使集团公司、粮食企业可以更好地实现集权式的财务管理模式,使集团公司总部将注意力集中于财务管理和领导的功能,通过制定财务政策并在ERP系统中固化这些政策和流程控制点,就可以对集团内部各成员的财务工作加强监控和管理。而总公司最为关注的分、子公司的盈利情况和自身投资的回报、资金的收益等信息都可以利用ERP系统的平台进行提取和监控,实现集团账务的集中管理。同时又能够通过ERP系统的统一平台做到“集中控制、分散权责”,使各个级次都能够在总部监控的平台中进行个性化的、面向终端的执行操作。集团公司只有根据自身的实际情况,明确控制资金管理的集权程度,才能使集团公司的资金聚而不死、分而不散、高效有序、动态平衡。

利用ERP系统,可以实现统一控制账期管理,对于集团公司财务管理也是极其重要的。由于各分、子公司与集团在一个操作系统平台中,账期的控制就可以由集团统一管理,而这种统一的账期控制不只是集团统一政策的体现,更重要的是最大限度的保证集团绩效考核结果的公平性、集团财务统计数据口径的完整性以及财务对外报表报送的准确性和合理性。

(三)合理编制预算,实现事前控制,完善考核分析,提高预算管理水平。要编制合理的预算,就必须基于核算工作的精确性、完整性、合理性。编制预算是根据已发生业务的情况并考虑公司未来的经营发展状况综合考虑进行的。财务计划的核心作用在于分析预算和实际执行情况的差异并做出必要的调整,这在传统财务核算系统中是比较薄弱的环节。传统的财务预算编制工作要么是模板过于简单,不能充分反映业务计划的详细情况,数据的准确性和及时性难以保证,要么是预算编制工作流程不统一或难以进行统一管理,使预算编制的时间较长,汇总预算数据的及时性和准确性难以保证。同时,预算编制的绝大部分工作都是由各级部门和分公司的财务人员手工完成,层层汇总之后才能形成最终的汇总预算。同时,由于业务流程独立于财务控制范围之外,很多粮食企业只有到业务事项需要确认应付账款或需要付款时才能了解该项业务是否在预算范围内,对预算的控制只能是事后复核。不仅降低了预算的约束力,也为粮食企业财务管理、经营管理带来隐患和弊端。

而利用ERP系统就可以为粮食企业各级预算编制单位提供统一的、端到端的预算管理平台及预算编制和管理流程,预算数据的来源依据是可靠、精细的会计核算记录。同时可以利用与业务流程的全面整合,根据业务发展的需要制定出更加合理的预算编制模版,利用统一平台对整个公司、集团进行统一的预算编制管理。这不但提升了粮食企业的预算管理能力,同时各级分公司在预算编制中的预算数据上传、下发、汇总以及修改都在同一个平台上完成,实现预算编制中自上而下和自下而上的统一工作流程,在大量减轻财务人员的预算编制压力、增强数据和预算模板准确性的同时,极大地缩短了预算编制时间,并能根据业务计划的变化实现对预算基础和预算版本的修改和控制。

ERP系统加强了财务管理对公司的业务起到事前预算、事中控制、事后准确核算的作用,真正实现了预算对粮食企业经营管理的指导监控作用,提高了财务对资金管控的力度。

(四)实现粮食企业的财务共享模式。ERP系统相对于传统财务核算系统另一个明显的优势就是将资金流、实物流与信息流有机的整合在一起,创建起一个信息共享和服务共享的大平台。

在整体的财务报表合并工作中,传统的财务核算系统对上级公司来讲,由于其下级公司财务数据的透明性较差和所使用财务系统功能的局限性,使最终的财务合并只能在下级公司的报表层面进行,使关联交易的数据不能在合并中得到完全反映和充分抵消,从而严重降低了公司整体合并报表数据的准确性和完整性。ERP系统在粮食企业的各级独立或相对独立的核算主体间建立了一个整合的合并平台,优化和统一了各层级的合并关系和流程,实现了对明细会计科目的合并及查询,极大地增强了下级粮食企业对上级粮食企业财务数据的透明性,使上级粮食企业在合并中能够快速核对下级粮食企业的关联交易发生和抵消情况,从而保证合并结果的准确性和完整性。

(五)加强粮食企业内控执行力度。上市公司都要面临内部控制合理性及有效性的审查,没有一个完善的合理的系统将内控流程承载起来,这种严格的内控审查可能会使粮食企业面临投资市场的信任危机,或者会使粮食企业的业务流程为了应付复杂的人为控制节点的反复复核而使效率在一定程度上大幅度降低。

在具有合理的内控制度、流程的条件下,ERP系统将会是一个非常有效的工具和载体。由于ERP系统是一个集实物流、现金流、信息流于一体的平台系统,将内控的制度、业务规范通过业务流程固化在ERP操作系统中,可以通过系统设置在物流、财务流的各个环节设立所必需的内控节点、关键控制点,最大限度减少人为干预的可能性,最有效地保证业务流程、内部流程的运转。

(作者单位:吉林省军粮供应管理中心)

主要参考文献:

[1]高万荣.BPR与ERP促进电信运营有效管理[J].通信企业管理,2005.7.

[2]刘领.浅析ERP与业务流程重组.杭州电子工业学院学报,2001.2.

[3]向晓龙.企业实施ERP和BPR的关系之探讨.当代经理人,2006.6.

[4]胡彬.ERP项目管理与实施.电子工业出版社,2004.4.