如何提高高校二级学院教务管理工作效率的方法探索

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摘要：二级学院教务管理工作头绪很多，教师与学生都参与期间，既是教务员的服务对象，也是教务员的管理对象。可以通过对教师、学生、教务员的多方位培训，让师生了解各类教务政策并积极配合教学管理工作，使得二级学院教务管理工作更为高效。

关键词：高校 教务管理 工作效率 方法探索

一、引言

随着高校扩招，我国高等教育已经由精英化教育步入大众化教育阶段，高校如果延续扩招前那种统一管理、覆盖面过大的模式，会面临更多困难，很难取得管理的实效，因此高校纷纷寻求以二级管理之路来提高管理效率。在这样的背景下，二级学院教务管理机构将承担比过去更多的任务和职责，对于教务管理人员的素质有了更高的要求，本文试图探索如何使得二级学院师生对教务政策有所了解，并积极配合学校教学管理工作，进而使得教务管理更为高效。

二、日常教务管理中容易存在的问题

1、任课教师方面

随着学生的扩招与新专业的成立，各高校及学院的教师队伍也在不断扩大，对于教师的要求越发多元化，教师自身也承受着教学与科研的双重压力。教师对自身的专业知识比较了解，但对于教务规章缺乏了解，认为老师的职责仅限于讲台上的课堂时间，对教务的各类通知缺乏配合度，也往往容易造成一些低级失误。

（1）期初的工作中，收集下发各类资料难度较大，这些工作经常会因为个别教师的拖沓而持续很久才能完成，需要教务员反复催促，一直占用教务人员的“思想内存”。

（2）在日常教学中，教师有事需要调课时，认为自己通知了学生离开教室并与学生商量好补课时间即可，而不填写调课申请表备案，结果造成教学差错或事故。

（3）在期中的工作中，需要教师确定自己授课的考试方式，个别教师的拖沓会使环环相扣的教务管理环节发生断裂，对下阶段工作造成影响。

（4）在期末，对于教务安排的监考工作缺乏思想重视，认为监考比讲课容易得多，站在考场上是走过场，缺乏对考场秩序的掌控和发现学生作弊时的应急处理能力，在监考时不认真履行职责或临场换人的情况占比较高的比例。

2、学生方面

（1）选课的混乱。在学分制下，学生的在课程选择上有了更大的自主性，每学期选课一般安排在学期中后阶段周进行，届时所有学生将在教务管理信息平台上完成下学期所有课程的选课，一旦错过，即便下学期全程参与了课堂学习，但是由于没有选课数据，教师将无法完成考勤，学校将无法安排考场，学生也将无法获得成绩。每学期，都会有大量学生落选或错选，隔三差五前来二级学院办理补选，如果同意他们补选，会严重影响了正常工作秩序，如果不同意他们补选，学生又将陷入无法正常获取学分的境地，很容易陷入留级的边缘，因此学校在管理上也处于两难境地。

（2）学籍变动的复杂。1-3年级学生在9月份开学后升学时可能由于上一学年的学习遭遇较多课程未通过而留级；并且为了提高毕业论文的质量，一些高校对于4年级学生在上下学期之间也设置了一个留级条件，即如果在步入大四下学期时仍然拖欠一定学分，也将留级。同时，一些高校还允许部分优秀学生在大一年级时转换专业；并且，每年都会有在校大学生参军入伍或者退伍回校继续学习。而实际情况是，不仅不同专业之间的课程存在差异，即便是同一专业的不同年级之间，也会因适应专业发展而做课程设置的微调。因此所有这些学籍有变动的学生都涉及各自所学专业的重新设计。

3、教务管理者方面

（1）工作强度大。教务管理工作的工作内容决定了工作性质是连续且繁琐的，每学年周而复始地进行各项日常教学活动，仅上下两个学期之间因为新生入学或老生毕业而有些许工作上的差异，一般很难有十分显赫的成就。缺乏必要的激励机制，长期以往会使教务工作人员产生倦怠心理。这也不难解释为什么各高校的教务管理人员的流动性很大，甚至缺编，由于教务管理工作是个连续的过程，如果工作人员频繁变动或缺编，会对日常教学管理工作带来不利影响。

（2）上级指挥者多。在一些高校的二级学院行政编制上安排上，教务员隶属于二级学院的办公室，没有独立建制。既受教学院长也受学院办公室主任的领导，既要从事教务管理工作也要从事行政琐碎的事务，除此以外，由于教务员是学校教务处在二级学院的联络员，学校教务处的任何一个科室都可以直接给教务员派任务，基层教务员往往应接不暇，顾此失彼。

（3）待遇低。在教务管理者尤其是一线教务员的工资、津贴及待遇与教师及其他岗位人员相比较低。并且缺乏晋升的机会与岗位。这也会引起教务员的心理不平衡，对他们的工作热情都会产生不利影响。

三、提高教务管理工作效率的途径探索

1、任课教师方面

（1）与任课教师多沟通多交流，增强教务政策的宣传力度。利用每学期全院大会的时机，穿插教务政策宣讲板块，对当前面临的工作进行讲述，让老师清楚每项看似独立的工作与前后工作之间的联系，可以结合一些实际案例进行生动分析，从教训中获取经验。周而复始，使任课教师耳濡目染了解各项写在纸上刻板的规章，也了解教务人员的幕后工作，达到相互理解，提高思想认识。

（2）设计符合自身教务管理实际需要的管理信息系统平台，对一些工作进行流程再造。之前，一项教务工作的落实往往经过如下程序：教务处相关科室――二级学院教学院长――教务员――教研室主任（专业负责人）――任课教师，信息反馈起来同样也要历经相反的流程，传导机制过于冗长，既会降低工作效率，也会造成信息的失真。二级学院可以根据自身实际，设计教学管理信息系统，使得任课教师可以直接向教学院长反馈信息，比如一些需要任课教师单个申报的考试方式汇总、免听选考答疑安排、教材的征订、毕业论文导师配备等工作，都可以在类似系统上进行操作，提高工作效率。

（3）利用现代网络与通信工具，将信息及时快捷的传递。加大对学院网站的建设与信息更新，转发教务处的各类通知以及二级学院自己的通知，之后再利用手机短信群发，通知老师去看“通知”。

2、学生方面

（1）对学生进行全方位的教务培训讲座。可以每学期分两次开展对学生进行全方位的培训讲座，以年级为单位，一次可以在首日教育时进行，另一次可以在选课前进行。可以由学院资深教务管理者主讲，与每位学生近距离接触，让学生直接获取信息。使每个学生至少有4次听取讲座的机会。

（2）兼顾共性中的个性。除了对全体学生培训外，对于因留级、转专业、退伍、入伍而造成学籍变动，专业计划需要重新设置的学生，建立“教务档案”，开设“专家门诊”，面对面进行个性化的指导。

（3）与辅导员老师通力协作。与传递信息给任课教师类似的，当把教务通知或信息传递给学生时，也需要辅导员老师的协助。可以在通知时，有选择的将涉及到学生的通知转发网址链接给辅导员，请他们利用飞信、QQ群等通信平台，快速转发给所带班级的学生。

3、教务管理者方面

（1）利用资深教务管理者“传、帮、带”让新进教务管理者掌握良好的业务技能。主要包括以下几个方面：必须熟知学校和院、系的各项教务管理制度；把握各项教务管理事务的工作要点；具有良好的计算机应用能力；除此之外，教务员还必须具备良好的组织协调能力和有良好的语言表达能力。只能善于总结，勤于笔耕，做“有心人”才能不断改进工作方法。

（2）合理解决教务员的人员编制与机构设置问题。高校可以通过调研、科学研究等手段来确定二级学院教务员的合理编制。首先按照科学的比例配置二级学院教务员人数，减轻工作负荷。其次，让教务员从办公室管辖中独立出来，设立教务科，保持工作的单一性。因为从学校层面而言，校办、教务处各司其职，那么在二级学院层面，学院办公室、学院教务科可以对口上级两个部门开展相关工作。

四、结束语

总之，二级学院教务管理工作是高校教学管理中一个重要组成部分，让任课教师、学生、专职教务管理者三位一体全员参与，提高认识，是高校“以教学求生存，以科研求发展”的基石。

参考文献：

【1】 魏伟 高校二级学院教务员工作实践与思考 改革与开放 2009/4B

【2】 潘华 魏伟 等 高校二级学院教学管理信息系统的设计与应用 中国教育信息化2011年7月（上）

【3】 潘华 魏伟 等 高校本科毕业论文全过程管理系统的设计与实现 中国电力教育 2009年4月

【基金项目】本论文为上海电力学院2011年度教学改革项目（项目编号20111429）研究成果之一并受该基金资助。

作者简介：魏伟，男，安徽省马鞍山市人， 1979年6月出生。获得上海财经大学经济学硕士学位，中级职称。现为上海电力学院经济与管理学院办公室副主任。

潘华，男，上海人，1976年出生。哈尔滨工业大学硕士毕业，副教授。现为上海电力学院经济与管理学院副院长。

赵璋，男，上海人，1972年出生，上海海事大学硕士学位，现为上海电力学院经济与管理学院讲师。

宋挺，女，上海人，1983年出生，华北电力大学工程硕士，现为上海电力学院经济与管理学院教务员。