高校二级学院办公室档案工作初探

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摘 要： 档案工作规范化与制度化的管理措施各不相同，在主流媒体主导下所倡导的多种论点让读者均有新的认识，结合工作实践和学习摸索，并对档案工作系列因素逐一分析，其重要的因素主要包括工作机制和队伍建设，克服日常工作中常见的不容忽视的问题，探求更为科学的、更加行之有效的管理方法。

关键词： 学院； 档案； 管理

中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）03-0070-02

高校二级学院是指没有独立法人身份、在行政上直接隶属学校的教学科研机构（或称二级单位）。二级学院档案是指二级学院在履行其教学科研职责工作中形成的、具有保存价值的档案。二级学院档案是学校档案的一部分，同时，它的专业性、特指性更为突出。二级学院档案工作是全校档案工作的基础。本文对二级学院办公室档案工作的有关问题进行探讨。

一、充分认识办公室档案的地位和作用是做好档案工作的前提

办公室档案是直接记录和反映办公活动并归档保存的办公文件材料。办公室档案工作的意义在于：

1．办公室档案是办公室工作的历史记录，是行政工作者智慧和脑力劳动的结晶

任何一项行政工作都会形成一系列的文字、数据材料等纸质载体，有时甚至还有相片、计算机软件等非纸质载体。凡按照归档制度保存下来的这些材料即所谓档案。一项行政工作结束后，是否留下了档案，这是衡量是否圆满完成行政工作，取得工作成绩的重要标志之一。

2．办公室档案是行政工作的历史记录，具有凭证作用

随着时间的流逝、人员的更替，如果没有档案，前任的工作就没有了凭证，事业的发展就缺少了继承，也不利于后人的工作创新。办公室的工作也是在继承前人工作成果的基础上不断发展的，需要借鉴他人的成果。一项完整的办公档案蕴涵着丰富的信息，记载了人们当时的工作思路、方法和经验，对后人有重要的启发和参考作用。而且时间越久，凭证作用越大。

3．办公室档案内涵大量的信息

（1）是进行工作交流的工具与手段。办公档案的价值在交流中得到体现，在应用中得到升值；

（2）从办公档案的数量上能反映行政工作的内容和繁重程度；

（3）档案的质量能透视出行政人员的素质、水平和工作作风。

如果行政人员都能充分认识到开展这项工作的意义与重要性，就会以十分负责的态度，积极地去完成这项工作。

二、掌握档案知识，不断提高业务素质，是做好办公室档案工作的基础

档案工作业务性强，同时也是一项带有“铺路架桥”性质的服务工作。目前，高校的档案馆在校内各行政部门都设有兼职档案员，专门协助档案馆做好本部门档案的收集、整理和归档工作。这无疑是做好高校档案工作的重要举措。而兼职档案员必须认真学习档案基本知识，掌握行政档案工作规范，熟悉行政档案工作的流程。另外，还要有默默无闻、无私奉献的精神和积极主动、严谨踏实的工作作风。只有这样，才能成为一名称职的和高素质的兼职档案工作者。通过学习有关办公档案管理的知识和多年的工作体会，笔者对办公室档案有了较深入的认识与了解：

1. 办公室档案的特点

（1）具有一般档案的特点。

（2）成套性。指一个行政工作从发生到结束是一个完整的过程，必然要形成一个成套、完整的档案。它主要体现在档案的形成与内容两个方面。

（3）现实性。这是指办公室档案同当前的行政工作密切相关，具有现实性。大多数办公室档案对现阶段乃至今后的行政工作都有借鉴和参考作用。

（4）多样性。这是由办公室的工作性质和特点决定的。随着我国高等教育事业的不断发展，高校行政部门的事物越来越多，必将产生大量的种类繁多的档案。

（5）立卷单位多而且分散。高校的行政部门很多，工作划分越来越细。立卷单位多而且分散是客观和必然的。

2．办公室档案工作的主要内容和工作原则

办公室档案工作是指以行政管理工作而产生的档案为管理对象的业务工作。对于行政部门办公室的兼职档案员而言，档案管理包括：

（1）档案形成的管理。主要指将办公文件材料转化为符合归档要求的材料，包括有保存价值的办公文件的积累、收集、整理、立卷和归档。

（2）档案实体的管理。即分类、鉴定、移交校档案馆保存等。

（3）档案信息资源的开发与利用。如挖掘档案浅在价值、提供档案信息服务等。

档案工作原则性很强。坚持档案工作的基本原则是做好办公室档案工作的保证。作为兼职档案员要认真学习国家、教育部以及高校关于档案工作的法律、法规和规定，严格遵守规章制度，以高度负责的态度做好档案管理工作。同时，在具体的工作中还应特别注意以下几点：

a.凡在办公室行政工作中形成的具有保存价值的文字、图表等纸质载体材料和计算机软件、相片以及声像等非纸质载体材料，均属档案，应认真收集和保管。保存价值不明确的要及时请示上级领导和业务部门，不能擅自决定。

b.办公室档案工作必须纳入办公室工作体系，形成制度化，以确保档案的完整、准确、系统和安全。

三、办公室工作人员的积极配合是做好办公室档案工作的关键

办公室工作人员是产生、形成办公室档案的主体，只有他们充分认识到档案的重要性，才会积极、主动、有意识地积累档案，并配合兼职档案员的工作。所以，要采取各种办法和措施，进一步提高办公室工作人员对档案工作的认识，牢固树立档案意识，自觉地做好档案的积累工作，并积极协助和配合兼职档案员做好档案的管理工作。其主要措施包括：

1. 加大宣传力度，让大家充分认识到档案和档案工作的重要性和必要性，强化档案意识；

2. 加强档案工作制度建设。建立规范的档案管理制度，从材料的收集、立卷、归档各个环节程序化，规范管理行为；

3. 扩大兼职档案员队伍，形成统一的档案管理网络组织；

4. 将办公室档案的管理工作与个人的工作业绩挂钩，形成激励机制。

四、把握特点，建立机制，是做好办公室档案工作的保障

目前，各大学的档案工作机制已经普遍健全，相关工作有章可依。二级学院在进行档案工作时，当然可以直接执行学校的规定。同时，二级学院也应结合自身特点，制定二级学院档案工作的实施细则。

1．二级学院档案的特点

日常的行政工作具有辅、服务性、综合性、协调性和随机性等特点。从二级学院行政办公室的工作情况分析表明，大部分工作人员的工作均相应地具有任务重、头绪多的特性，其中，兼职工作在办公室的工作中也占有相当的比例，随着工作内容的增加或管理机制的变化等因素，基本形成了一定的一人多种角色的管理形态，显而易见，档案材料的收集、分类同样是多重身份的，以数学学科档案管理为例，按专业分类；按学术信息分类、按成果与奖励分类；按教学分类；按学生资料分类；按行政工作分类等，由此，可初步建立一套有效地档案管理系统，它体现了在类别上突出特色、形成亮点。为学院教学、科研与学科建设等方面提供有参考价值的原始信息，使之更为有效地利用或派上用场，对提高工作效率，促进学院可持续建设与发展都起着不可估量的重要的推动作用。

2．建立二级学院档案工作机制

全体员工提高自觉性，尤其在学院办公室工作中要有群体意识，并且，每个工作人员都要以热心工作、积极参与、协调配合的工作态度，从档案生成之初就按档案的基本要求保存材料，如有关学院建设的照片、实物、纸质和电子版有存档价值的材料等，设立存档关键字，揭示档案材料的内在联系，工作结束1个月内即进行整理、归纳与分类完成归档，对于不完整或缺项的内容材料进行追索归档，与主动归档并举，做到档案材料完整无缺。

五、经验与体会、问题与建议

1．学校各行政部门的领导首先要高度重视档案工作，对兼职档案员的档案管理工作要给予大力的支持。兼职档案员要积极主动地做好这项工作，不能敷衍了事。同时，要把完成这项工作看成是领导对自己工作能力的信任，是学习新知识的一次良好的机会，是一专多能的一次尝试。

2．兼职档案员要充分利用一切工作机会，宣传办公室档案的重要性，提出存档具体要求。这包括：

（1）提醒部门行政领导，对档案工作做出制度安排。各科室要实行“部门立卷”制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，以加强工作档案材料的形成与管理，定期向校档案馆移交重要的档案材料。

（2）在具体的工作中，兼职档案员要向办公室工作人员宣传档案的意义和及时归档的重要性，使他们认识到档案不只是档案工作者的事，也是办公室工作人员的职责，应自觉地协助兼职档案员做好归档工作，使归档工作在办公室工作中相互配合，形成一个有机的统一体。

（3）坚持办公室立卷，部门统一汇总归档。每个部门的科室要分别立卷，最后，由部门的兼职档案员负责鉴定、验收、归档、上交。各科室要实行办公室负责制，部门要实行行政领导负责制，使档案工作有领导、有安排、有落实、有保障。

3. 兼职档案员要积极主动工作，在管理服务上下功夫，热心为办公室工作人员的工作提供查询服务，使他们切身感受到档案的重要性。兼职档案员要认真做好归档材料记录和文件资料数据库，为大家的日常工作提供便利。

六、目前办公室档案工作中存在的问题及建议

1．有的办公室工作人员没有知识产权概念，把属于学校的工作成果看成是个人的财产。如，在校内进行工作流动时，有的工作人员未办理办公资料移交手续，造成接任者工作不顺利；有的工作人员虽然办理了移交手续，但由于没有存档意识，移交的资料有限，给今后的工作带来损失。

2．有的办公室工作人员没有档案意识，不注意办公材料的收集、整理和归档。有的擅自决定材料是否归档。

上述现象的发生说明了以下问题：仍有不少办公室工作人员没有意识到依法存档是他们的义务；知识产权观念、档案管理观念淡薄，对档案管理不重视。同时，也说明在档案管理上也存在欠缺。这些问题不及时的解决，一方面会损害学校的知识产权，导致学校权益的流失；另一方面，对学校行政管理工作以及档案工作的健康发展将产生负面的影响。对此，学校上下都应有清醒的认识并尽快采取有效的措施，严格制度，加强管理，努力改进档案工作。

档案工作是一项永恒的事业。随着高校各项工作的深入，高校档案工作的内涵和外延也在不断拓展，这必将对高校档案工作提出新的要求。我们广大档案工作者要主动适应形势的发展，坚持服务第一，并积极地由管理型向信息服务型转变，努力挖掘档案的价值，积极利用档案的价值，为学校的档案事业蓬勃发展做出应有的贡献。

参考文献：

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[2] 熊玲玲，熊莉莉等.高校科研档案统一管理模式探讨[J].研究与发展管理，1998.10（5）.

[3] 马佩侵.搞好科技档案工作的思考[N].科学时报，2001-8-16.