如何加强医院科研档案的管理

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[摘　要]科研档案是医院档案管理工作的重要组成部分，科研档案管理的科学化、规范化直接影响医院科研工作效率的提高。本文从科研档案管理的意义和现状，科研档案的分类，科研档案在科研成果申报中的重要作用，科研档案管理在学科建设发展中的作用，以及科研档案的开发和利用等方面入手，阐述了科研档案在医院管理中的重要作用。

科研档案是科研活动的真实记录，直接反映了科研的学术水平。做好科研档案工作，对科研的可持续性发展起着重大作用。科研档案作为科研工作的历史记录，具有较高的文献分析研究价值。医院的科研档案记载了医疗和科研发展的历史，反映了一个医院整体医疗水平动态发展的情况，是医院珍贵的信息资源。科研档案管理工作是医院科研活动的基础，直接反映着一个医院的学术水平，对提高医疗、教学和学科发展水平具有相当重要的作用。

一、医院的科研档案管理存在的问题

医院科研档案是医院科技人员在从事与医学相关科学研究活动中，直接产生的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，最原始地记载了科学研究的详细内容和过程，是一种卫生资源，对科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用。一套完整规范的医学科研档案即可以随时为研究者提供科研进展状况，又是科研管理规范化、科学化、信息化的一个重要标志。科研档案管理的目标具有系统性、完整性、规范性、安全性、时效性和真实性。而科研文档的系统、完整、规范则要建立在长期积累的基础上。目前，医院的科研档案管理存在的问题主要有以下几方面：

一是科研档案资料在科研工作过程中收集不齐全、不完整、尤其是缺少反映科研过程的资料。这是由于医学科研档案的特殊性造成的，医学科研档案专题性强，跨度大，周期长，研究均以一个专题为研究对象，都是围绕着某种疾病病因的探讨、治疗和预防，或某种化学物质对人体的损伤等进行专题研究，许多重大项目更是多专业、多学科综合研究，共同攻关完成。因此，除了项目初始的技术制定完成后，研究课题就步入了主要阶段，有的是每个病例信息归档后就纳入分析系统，有的是等全部试验调查数据收集齐全后进行系统化，最后通过比较、分析、总结，从而得出一种新的临床治疗方法或是对传统技术的一种改进方案，原始数据的收集只能在课题完成后，也因此导致科研材料收集、归档不齐。

二是科研成果复印件多，原件少。已完成的科研成果不能及时将科研全过程的技术文件、技术资料及时完整建档；科研成果技术资料形成系统的比例太少，有连续性并且保存完整的少，原始技术、文件保存到项目完成时完整无缺归档的少。这主要是由于科研人员的档案意识薄弱造成的。不少科研人员不懂得成果的知识产权归属问题，认为自己的科研成果是用来评职称的，是自己的心血，不愿意将原件归档。部分档案工作人员自身科研意识不强，对《档案法》和《档案法实施办法》宣传力度不够，同时又缺少科研档案管理的经验，不是主动地关心医院科研工作的进程及做好科研项目档案的跟踪管理，而是靠科研管理部门及其课题研究人员自愿上交。特别是对年份已远的证书、奖状、奖章等科研成果由于管理的不善，造成资料的不全，给将来科研资料的使用带来许多不便。

二、科研档案的分类

科研档案分为七个方面：课题管理、成果管理、学科管理、学术活动管理、学术刊物管理、学术语言管理和科研统计管理等。此外，还有外事工作和研究生工作档案等等。

课题管理包括两部分：院外和院内，院内分院级和所级管理，计划内和计划外项目。按照课题管理的工作流程，一般分为三个阶段：第一阶段为课题立项阶段，包括选题、申排除万难、立项审批、经费预算等；第二阶段为课题进展阶段，包括中期检查（阶段成果、完成情况、经费使用管理、年度拨款情况、课题变更）等；第三阶段为课题结项阶段，包括结项、评估、鉴定等材料。

成果管理包括个人成果信息和集体成果信息、成果评估管理、成果出版管理（出版基金资助）、成果奖励管理（申报、推荐、审批、获奖）等。

学科管理包括各单位二、三级学科调整，重点学科和重点研究室的管理，重点学科建设工程的管理，也包括新兴边缘学科、扶持学科等等。

三、科研档案在医院管理中的重要作用

科研档案管理是现代化医院管理工作的重要组成部分，科研档案管理的科学化、规范化直接影响医院科研工作效率的提高。在科研管理工作中，无论是项目管理、制度管理、还是流程管理、手段管理等，都与档案管理紧密联系。承受着医院的不断发展，科研档案管理在医院学科发展中起到的作用也日益增强。

（一）科研档案对科研成果的形成和提高有指导价值

科研成果的申报从科研的先是立项、完成、结题到成果鉴定，一般小的课题需1-3年，较难的课题则需要5-7年，有的甚至更长时间，许多科研人员经过努力得到的研究成果发表后就存放在档案库里，或是放在自己手中，成为个人技术，不作后续的研究，如不及时加以总结，积累和利用，就不能形成更新、更高水平的科研成果，造成智力资源和物质资源的浪费，做好科研档案工作，可指导科研人员在科学研究工作中，避免不必要的人、财、物的浪费，减少低水平的重复研究。

科研成果的申报必须有完整的科研档案材料作为依据，它包括：1.科研课题立项申报书、计划任务书、协议书、合同、立项审批文件；2.研究实验等阶段的各种载体的重要原始记录，实验报告，计算；3.结题阶段的结题报告书、工作总结、发表的论文或专著、科研投资情况、经费决算等；4.成果申报的成果申报书、鉴定证书、推荐书、研究工作总结和技术总结、成果查新报告、论文被引证明、论文复印件等；5.推广应用的经济效益和社会效益的证明材料、合作单位同具的成果申报证明等。在成果申报时少本项资料，都会影响到科研成果的申报。除此之外，还要注意使申报的成果档案结构合理、排列有序，既使有缺漏之处也能及时发展、补救，保证档案的完整性、系统性，避免因材料的不全而导致成果无法申报的现象。

（二）科研档案在学科建设和发展中的作用

学科是医院赖以生存和发展的基础，学科建设是医院建设的重要组成部分，学科建设上要包括临床医疗技术、人才培养和科学研究3个方面，科研是学科建设依托的平台，学科的水平、学科的知名度，是靠有先进水平的科研课题及其成果来体现的，高水平的科研项目是学科建设的载体，也是学科发展的源泉。没有高水平的科研课题作依托，没有高质量的课题研究工作，学科建设将无从谈起。高水平的科研成果是学科建设成效的重要标志，也是学科建设提升的重要条件。学科建设的质量又从科研活动提高技术得到支撑和保障，学科水平的高低最终体现在科研水平上。学科建设质量的提升又从科研活动的发展提供高层次人才和技术支撑。

（三）科研档案在医院管理中的长远效益

科研档案是一个科研项目从立项到研究完成所形成的一套完整、准确、系统的资料，是重要的信息资源。这就是说，它不同于文书档案，仅仅保管在医院的档案室内，供本医院使用是远远不够的，它应该除了为本医院提供进行交流或成果转让外，更应该大力弄好科研档案信息资源，主动提供大量的、准确的、规范的、系统的信息服务，面向社会发挥它的成果性和资料性作用。满足社会各界对医学科研档案信息的需求，让医学科研档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

从静态管理来看，科研文档的储存、积累、整理、查阅、审核，直至销毁，都有其严格的管理制度，个人是无权变动的这就维护了档案管理的规范性、稳定性和延续性。从动态管理来看，科研文档需要不断得到补充，保持其系统完整性。文档的存储是项目、制度、流程、手段更新的重要依据，尤其是在网络信息社会中，长期积累的科研文档信息是重要的科研管理资源。文档信息资源短缺，文档管理工作薄弱，科研管理的历史记录残缺不全，管理工作就会陷入困境；科研文档管理信息充足，工作效率就会得到提高。

参考文献：

[1]王琼.浅谈科研档案在我校科研成果管理中的作用.

[2]苏艳梅.浅谈档案管理在医院管理中的重要地位与作用.

作者简介：肖慧平（1973-），女，本科学历，正科级，2009年晋升为副研究馆员，从事医院档案管理十余年，现任牡丹江市妇女儿童医院（三甲）档案馆负责人。石晓琦（1976-），女，本科学历，2010年晋升为副研究馆员，从事档案管理工作十余年，现任牡丹江市疾病预防控制中心档案管理工作负责人。