委托外包采购的质量控制

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【摘 要】本文主要探讨研究了外包采购在中国实施的问题，为了更好的发展外包采购业务，重新划分了企业和外包服务商的职责，对流程进行重组和职责质量控制。以及在流程重组是需要用到的相关决策工具。

【关键词】外包采购；质量控制；流程重组；80/20原则

一、引言

埃森哲针对全球600多家跨国企业所做的研究表明，改善采购绩效对提升企业的利润水平有很好的推动作用。在大多数行业中，直接物料成本通常占企业销售成本的50%―80%；相当于营业收入的30%―50%；对高科技企业而言，间接物料成本（资本设备，办公用品，维修与运作物品，信息技术和差旅费等）也占到了营业收入的15%―25%，由此可见，采购运作每节省一元钱，就能对企业边际利润多做一份贡献，对于企业来说是十分重要的。外包是指企业整合利用外部的专业化资源，将企业内部的某项职能或某项任务分包给其他企业或组织来完成，从而达到降低成本、提高效率、最大限度地发挥本企业的核心优势，增加对外界环境应变能力的一种管理模式。外包采购就是企业在关注自身核心竞争力的同时，将全部或部分的采购业务活动外包给服务商，采购人员可以通过自身分析和理解供应市场方面的知识，来辅助管理人员进行就决策。

成功的外包采购策略可以帮助企业降低采购成本、提高采购业务能力、改善采购质量和提高采购利润率。但是在我国实施时遇到一些问题：1、“自力更生”的传统经营理念、“肥水不流外人田”的竞争观念成为许多企业具敬业合作的借口。对自身利用一的考虑和对别人的不信任，是的企业往往是自己做的不好，自己做的费用比别人多得多也要自己做，外包采购为数不多。2、随着更多采购业务的外包，企业采购人员会担心失去工作。如果他们知道“外包”知识时间的问题，就可能导致职工的职业道德和业绩水平下降。3、在外包采购活动过程中，缺乏科学的合作对策，法律体系不健全，信用体系不完善。4、将采购业务外包时，难以控制采购商品的质量。5、外包采购过程可能导致企业产品设计方案的泄露。

由于上述原因，近几年我国虽然有一些企业将次优的采购活动和不能很好控制的采购项目交给高度专业化的服务提供商，但是却为数不多。

二、外包采购业务的质量控制方案研究

为了更好的发展采购业务，使得企业在降低采购成本、专注核心采购业务的同时，节省与供应商的谈判繁琐环节。应该重新规划外包采购管理流程，并且重新划分企业和外包服务提供商的职责，同时对外包服务提供商的职责进行质量控制。

以下是外包采购的流程：

1、外包采购需求分析及确定。首先，企业要对要采购产品的技术及市场因素进行充分论证，以保证采购过程的可行性和稳定性。其次，一句产品质量特性及外包采购产品或项目对企业产品实现过程及经营业绩的影响程度进行重要性分级，可以采用ABC分类法，即根据对产品质量及经营业绩的影响程度，将外包采购项目分为关键类、重要类、一般类三类。同时要注意采购外包产品和项目只有经过有最高管理者组织的必要性和可行性论证，以确保其核心能力不外泄。再次，企业要完善对执行采购直来那个控制职能的人员、机构、信息和设备等软、硬件资源的管理，明确采购管理流程和规范，确保整个外包采购过程的控制活动有效执行。外包采购计划是相关部门根据企业生产经营需要制定的。主要确定外包采购物资清单和采购顺序，提供具体采购时间表和各阶段采购费用，根据企业自身需要严格制定外包产品或项目的配套进度计划。

2.外包采购服务商选择及确定。根据外包采购计划，应首先针对每个外包采购项目在合格的服务商中筛选3个作为候选，并将有关外包采购信息向服务商询价，并要求其提供外包采购流程图，然后组织相关部门对询价结果进行综合比较，确定出最终服务商。应只确定一家最终服务商，以便控制企业核心能力的外泄。

3.合同洽谈及评审。合同内容应明确供需双方的权利和责任，生产企业：确定产品的名称、质量、规格、数量、送货时间、提货方式、关键岗位的人员资格要求、产品技术要求、质量监视、测量标准、国家有关法规的要求、运输方式等。服务商：采购符合生产企业要求的产品、附加服务、送货、商务谈判和运输。生产企业和服务商还要商量风险索赔和商议并签订合同，不仅如此，还要在合同中确定质量保证协议；实施第二方质量管理体系审核的要求；产品制造计划和实施制造过程监督的规定。所有的采购及外包合同在正式签订之前，都要按照规定的程序进行合同评审，以确保其完整、准确和详细。要确保合同条款是否符合法律规定、是否充分明确双方的权利责任等。

4.过程监督。为了确保外包采购过程质量控制的完整性，在合同生效后规定时间内，企业应按合同与服务商进行沟通并组织有关人员监督跟进合同执行情况，实施过程监督或出厂联合监视和测量。如果发现问题应及时纠正，如果无法纠正并造成了应损失，则要根据合同规定与服务商进行权益交涉。（1）审核过程详细计划：根据合同的质量要求，企业应审查服务商提出的制造质量计划以及质量监督和测量计划，其内容包括：零部件名称、图号、合同号等；所有的控制点和监督方参加的监督点；关键过程、重要过程的质量记录类型。（2）过程监督：过程监督可分为驻厂监督、巡回监督和通知点监督，如果服务商为按规定提前通知监督方，知识监督方不能如期参加见证，服务商无权进行监视和测量并转入下道过程；如果发现被检验的产品或者样品不符合要求，企业的监督方有权提出书面质量问题，服务商应迅速纠正，然后再进行质量检测，直到符合要求。企业应该为服务商提供一定的帮助，促进服务商加强质量控制。（3）入库前检验：产品在进入企业仓库前应该对产品的各个方面进行检验，确保货物是否符合要求，是否是上次检验的货物，如果上次检验发现有一定的问题，那么这次应该重点检验一下，以确保问题已经解决，并且没有类似的问题。除了对问题的检测外，应更加注意送货方面的控制。监督并审核好服务商的送货时间、数量和批次。如果在入库前检验出了问题，可提出书面意见，供服务商迅速采取措施，并以书面方式给予回复。

5.保留与外包采购有关的质量记录。企业应保留与外包采购有关的质量记录，其中包括合格服务商目录、服务商基本情况调查结果及认证资料、首批样品质量检测报告、服务商综合能力评价结果、过程监督结果、重要质量问题记录及处理意见等，并将这些质量记录保存在相应的服务商档案中。

6.建立服务商评价体系。根据保存的外包采购有关的质量记录，对该次提供服务的服务商进行综合评价。其中也包含质量满足能力、交付准确及时性、服务准确及及时性和采取预防措施进行质量改进的需求等内容。以此作为新一轮合格服务商选择、考察和评价的输入。对所有的服务商的质量，信息反馈后纠正措施和质量改进效果进行资格评定。对发生较大质量问题或违反合同规定的服务商，做出书面总结，分为三类：①保留合格服务商资格，但应加强其检验程序；②暂停合作，待服务商整改后，再合作；③取消合格服务商资格，一定时期内不予考虑。这样在进行下一次的外包采购业务时，就有更为准确和详细的服务商资料，有利于服务

商的选择。

三、总结与建议

本文对外包采购的事前阶段、事中阶段和事后阶段的控制方法进行了研究。其中：外包采购业务的确定、服务商的确定、合同具体内容的确定、过程监督与协调、进货监视和测量此话及控制为核心控制环节。该模型将外包采购过程单独作为一个完整的闭环系统，便于企业通过循环往复的闭环反馈过程，实现外包的采购过程的一体化管理。

【参考文献】

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