如何加强施工企业物资采购的管控

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摘要：物资采购已成为施工企业生产经营活动的重要组成部分。在保障企业生产经营、实现经营目标、提高企业经济效益等方面具有重要作用和显著意义。本文通过分析施工企业物资采购管理的现状及存在的问题，简要分析物资采购管理方法,并提出控制物资采购的策略。

关键词：物资采购；招标采购；采购程序；管控

Abstract: the procurement has become an important part of the construction enterprise production and business operation activities. In the protection of enterprise production and management, achieve business objectives, improve enterprise economic benefit, etc play an important role and significance. This paper analyzes the present situation of the construction of enterprise material purchasing management and the existing problems, the brief analysis of the procurement management methods, and put forward to control the procurement strategy.

Key words: the procurement; The bidding procurement; Procurement process; controls

中图分类号：F251文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

1、目前物资采购管理的现状

1.1物资采购思想和手段落后

从上世纪90年代以前，国家对基本建设项目物资采购供应实行统一计划，统一分配，统一供应，统一定价，统一领导，分级负责的供应体制。这种体制在当时物资还十分短缺的背景下，对保证基建项目的物资供应起到了不可替代的作用。至上个世纪末，物资市场呈现出买方市场态势。部分企业认为：只要有钱什么物资都能买到，企业物资部门可有可无，工程开工时，找几个自己信的过的人管物资就可以了。有的项目部甚至出现了项目经理亲自订购物资，业务员履行手续的逆向操作现象，部分企业纷纷撤销物资机构或者物资专业人员，造成了物资采购管理制度不健全、不更新、不落实。虽然大多数施工企业经过了从计划经济向市场经济的过渡和蜕变，认识和初步掌握通过市场获取施工任务和资源的能力，但是突出表现的是管理思想和手段不能充分适应快速发展的需要。表现在物资管理方面就是人员老化、素质不高、采购方式简单落后、管理方式陈旧等。

1.2物资采购管理体系不健全

由于市场体系还不完备，法治还不够健全，管理也还不到位，导致物资采购管理体系不完整，不适宜。许多企业撤掉上级物资采购管理部门，把基建项目物资采购权下放给施工项目部，据说这样能调动项目经理的积极性，减少供应的中间环节，可随用随买，灵活方便，而且还可大量精简物资供应管理人员，减少物资管理费用支出。但这种单纯的现场采购管理体系，一是削弱了物资专业队伍的建设和作用；二是淡化了上级管理部门的管理职能；三是使母（子）公司物资管理部门与项目经理部联络不畅、沟通不力，对项目部物资采购监控指导不够。物资采购呈现出多方采购、多方式采购、多渠道采购的趋势。

2、当前存在的主要问题

近年来，施工企业的物资采购管理的措施和手段日益加强，但也存在一些薄弱环节和执行不规范、不到位等导致物资采购管理松弛的因素，应变分散采购为集团母（子）公司集中采购，但从目前各企业综合情况来看主要存在如下问题：

2.1忽视了企业的整体优势

物资集中采购，采购中易发挥企业整体的资金优势、信誉优势和规模优势。在利用以上优势的同时，在母（子）公司仅需要打造一支业务精通，具备一定的理论知识和实际工作经验，思想作风过硬的专业队伍。集中发挥采购专业队伍的作用，他们既对集中采购负责，又对工程项目零散采购价格、数量和质量情况进行监控。站在全公司的角度，以整体利益出发，按轻重缓急合理地、有所侧重地组织供应，能平衡资金，定时采购信息，在采购材料上注重质量、价格的控制， 在采购物资中所产生的差价是企业综合效益的重要组成部分，体现了企业的整体利益。而分散采购，则削弱了企业整体优势的发挥和专业队伍的建设，材料差价上的效益只反映在项目经理部的局部利益上，无法突出企业的整体实力和优势，不利于企业的发展。

2.2忽视了规模的议价能力

物资集中采购能利用母(子)公司用料批量优势，在供应商处得到更多的价格优惠。而各项目经理部分散采购，则形不成批量，往往以零售方式向市场采购，难以在进货时享受生产厂家的最优惠价格。在物资运输中，由于数量少，易发生铁路零担或汽车运输不够吨位，增加了采购费用， 提高了采购成本，影响了施工项目经理部的经济效益。

2.3忽视了整体的质量优势

目前发生的工程质量事故中，很多是由于材料不合格所致。通过集中采购，由于有一支专业水平较高，整体素质较好的采购队伍，对市场经济的适应能力较强 ，能做到择优选厂，对各种物资生产厂家的产品进行鉴别比较，实行比质比价，失误较少，将伪劣建材产品拒之门外，确保工程质量。而由施工项目经理部自行采购，易发生从局部利益出发，甚至出于私心，由非专业人员来从事材料采购，于是轻质量，重价格，物资无质保单、合格证的情况就时有发生，不能确保建筑工程的质量。

2.4忽视了监督制约机制优势

物资集中采购，在施工企业内部必然形成材料供应单位与使用单位截然分开的格局，使施工材料质量得到了“双控”：一是材料采购人员对自身采购的材料质量进行控制，并受到仓库管理人员的监督。二是受到使用单位各项目经理部的监督控制，这样能进一步把好质量关。而各项目经理部分散采购，就导致自己采购，自己使用，缺乏监督制约机制，存在质量问题容易被掩盖，现场意见反映不上来，易使伪劣产品流入工地， 给施工质量留下隐患。

3、规范采购的有效方法

3.1发挥制度化管理的优越性

企业要想使物资管理工作更加有效，发挥更大的作用，必须有完善的内控制度，建立制度化的采购管理程序，是施工企业物资管理部门的首要职责，它是采购管理工作有序进行的根本保障，如：规定采购人员职责，明确分工；母（子）公司物资采购审批权限，所有采购报价、采购合同、采购计划必须经批准后执行；供应商的选择和评价标准；招标采购的流程和开标评标的标准、合同管理和货款结付方式等制度。还必须辅以其他的管理手段。第一，必须加强基础管理，收集归档审批的计划、招标资料、采购合同、验收入库和物资核算等原始记录，把物资内业资料作为物资基础管理考核的依据。第二，强化招标工作的内部考核制度，指定监督部门对招标工作进行检查，对违规操作及由于购买方原因，造成购进原材料数量，质量等指标不符合合同规定的，要对相关责任人员进行严格考核。属于招标工作失误造成的，考核招标领导小组成员：属于验收失职造成的，考核相关业务人员，并按情节轻重及损失大小，分别给予扣奖、罚款、调离工作岗位，甚至解除劳动合同等处罚。第三、加强招标工作的财务监控。一是从资金支付方式和支付速度上向价廉物美、信誉好的供货单位倾斜；二是在制定购进价格时，尽可能分别以现款、抵款和商业票据等不同付款方式来制定购进价格，以做到公平合理。

3.2发挥招标采购的优越性

招标采购作为通用的市场采购方式，深受各国企业界同仁的青睐。招标采购即采购单位将所要采购的物资品种、规格、型号、质量、数量公开或邀请招标，各投标方根据招标要求参与竞标，在公开、公正、公平的原则下，由采购方的评标委员会在比质、比价 、比信誉、比运距的基础上，选择条件最好的供应厂商为中标单位，并签订供货合同或协议。在市场体制发挥作用的今天，招标采购的应用范围越来越广，其优越性也更加明显，主要优点如下。（1）可大幅度降低采购成本。由于招标采购的供应商较多，各个供应商为了取得供应权，占领市场，相互之间竞争激烈，往往采用降低报价的方法来争取中标。这就为降低直接采购成本提供了绝好的机会和条件。再加上选择供应商时的余地较大，可以选择运距较近的厂商中标和减少采购人员的外出，这也给降低间接采购成本提供了空间。（2）采购的材料质量有保证。由于招标前，企业要对供应商进行资信调查，全面了解和评定供应商的业绩，根据供应商的业绩对供应商作出合格或不合格的认定，从而使采购材料的质量事前得到控制。（3）有利于公平竞争，强化资源的优化配置。由于供应商有了公平竞争的环境，不公平竞争行为就会大大减少，物资流通就会按市场经济规律运行，从而有利于社会资源的合理配置， 促进市场经济体制的建立。（4）增加了采购的透明度，减少了违纪行为的发生。由于招标采购是“阳光下的交易”，避免了“暗箱作业”，从而杜绝和减少了物资采购中营私舞弊的滋生和蔓延

3.3 发挥采购中环境管理的优越性

不断的净化采购内外部环境，发挥环境管理的优越性。（1）建立完善的材料价格信息档案。有效到地控制和降低采购成本，并保证采购材料的质量，采购员应做好材料采购的有关市场价格信息的收集和整理，及时的了解市场行情和动态，并及时调整和更新价格档案。同时交流给采购员，由采购员进一步确认后进行归档并执行。（2）建立健全的供应商档案信息。为全面掌握公司所有的供应商的信息，并对供应商进行相应的资质评价。供应商档案应有编号、详细地址和联系方式等，由专人进行管理并定期更新，如供应商在供应过程中存在质量、交货能力、欺诈等问题，应及时取消其合格供应商资格，并追究有关责任。（3）建立采购管理人员信息。对采购人员要建立考核、激励和约束机制，防范采购中人为欺诈。采购员作为采购的实施者，在采购过程中发挥着至关重要的作用。一是要注重考核采购人员的职业素养，以企业制度约束其行为操守。二是注重考核采购员的业务能力，一个合格的采购员既要熟悉企业的生产经营和物资管理规定，又要了解各种物资的本身属性、市场行情等，使企业不会蒙受不必要的损失，公司应定期举行采购员的考核，建立合格的采购人员档案信息，考核不达标的人员不能进入采购管理岗位。

3.4发挥监管职能在采购程序中的优越性

企业要充分发挥财务审计、纪检部门的职能，加强采购过程的监督检查。这是保证招标采购工作的重要一环，应贯穿于招标物资计划的生成到合同执行的全过程。重点检查是物资计划的执行是否准确，是否存在需求隐瞒、规避招标的现象；监督检查招投标程序的规范性和合法性；检查中标方是否履行合同，提供的物资是否符合标准，售后服务如何等。

3.5发挥网络技术优越性，提高采购管理的信息化水平

现代网络技术的发展和应用为物资管理提供了新的手段和途径。建立物资管理信息系统，可以有效实现采购管理的主要职能。物资管理信息系统可以实现计划管理、网上招标采购、供应商管理、采购信息及查询、报表管理。从物资计划审批、招标采购信息、物资收发存业务、成本归集到核算等流程可以在管理系统中加以固化，形成标准化、流程化的管理模式。既克服了手工帐的低效率，又提高了信息传递的及时性、准确性，也为母（子）公司监控提供了快捷的通道。我集团正在进行项目综合管理信息系统的培训和推广工作，此管理系统的应用必将推进整个集团采购管理的信息化进程。

结束语：随着市场竞争的进一步加剧，施工企业要想在市场上长久健康的发展，必须在不断加强经营管理的同时，充分认识到物资采购管理在企业和项目管理中的地位和重要性，健全管理体系，实施科学采购管控。