我国档案管理人员职业现状与继续教育
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摘要：我国档案管理人员由于职业定位不清等原因，导致工作热情不高，对档案事业与个体发展都造成了一定的影响。通过对美国档案教育与培训的借鉴，从组织干预、个体调节、社会援助等三方面努力，以提高档案从业人员的职业素质。
中图分类号：G724 文献标识码：A
一、我国档案管理人员的职业现状与产生原因
（一）档案馆职能定位不清导致档案工作得不到认可
与二十多年前比，中国的档案管理工作有了很大的改变，观念和制度都在进步之中。但仍一些问题没有得到根本解决，其中一个重要方面是档案馆的职能定位不清。这种情况不仅对档案管理工作的发展起了延缓的作用，而且对档案管理人员的工作状态也有很大影响。档案工作由于历史和现实的原因，至今仍带有比较强烈的保密性、神秘性和封闭性，阻隔了与大众个人和现实生活的联系，无法为大众了解和理解，这就自然无法获得社会准确的认知和公正的评价。
国外的不少档案馆会千方百计提供便利，以吸引研究人员到那里利用档案。“档案利用得越充分，说明社会效益越好，来年申请资金就越多。”然而在中国，长期以来档案部门被视为“清水衙门”，从事档案工作的报酬通常要比机关实权部门、公司少很多，经济待遇相对较低。档案工作一般是只限定在组织的内部，以收集和保存组织的历史轨迹为主要工作目的，为组织的中心工作提供服务的，其工作特性决定了档案工作不太可能为组织带来快速的、直接的利益，在当今物质利益为第一和主要衡量标准的社会里，档案工作自然会受到轻视和冷落，这样的组织认可，往往使档案人员对自身的工作丧失热情，对档案人员的心理造成伤害。
（二）档案工作的性质缺乏创新和挑战使档案管理人员失去工作热情
档案工作有一套既定的工作规范，为便于保管和利用，档案工作要将本单位每年在职能活动中产生的大量的文件资料进行分类整理鉴定、装订入卷，并要按照数字化要求进行扫描、拍照、著录、编目等，这些文件资料门类众多，形式各异、内容繁杂，工作量大而繁琐，而从事档案工作的人员少，掌握专业技能的人不多，工作疲于应付。
Freudenberger于1974年提出，由于工作本身对个人能力、精力过度要求，从而会导致个体的情绪衰竭。随后Maslach等人把对工作上长期的情绪及人际应激源做出反应而产生的心理综合症称为职业倦怠。职业倦怠是员工工作压力长期得不到缓解而产生的一种不良反应，一般集中在工作重复性强、工作压力大的人群。档案管理人员由于其工作内容与社会交往相对较少，工作性质以默默奉献著称，其工作人员所受关注较少，档案管理人员在日复一日重复机械的作业中，渐渐会产生一种疲惫、困乏，在工作中难以提起兴致，打不起精神，只是依仗着一种惯性来工作。
（三）档案管理人员整体素质偏低导致产生集体倦怠
社会整体素质的提高使得档案馆的管理人员的整体层次也在不断提高。按照马斯洛的心理需要层次理论，档案管理人员同样对自身的价值认同有着强烈的需求，这一需要的满足受到阻碍会极大地影响他们的积极性。研究结果证明，职业倦怠在付出性质的助人性职业中发生率更高、发生度更深。档案工作从产生之日起就决定了其高度的助人性，即是一种服务性很强的工作，这使得档案管理人员在其工作岗位上很难有轰轰烈烈的作为，档案工作人员对职业的期望与档案工作的现实情况存在相当的距离。
同时，在档案馆的人员配置上，也容易产生集体的职业倦怠。档案馆的工作人员多数是年龄在35岁到54岁之间的“中年期员工”，由于家庭、事业的压力本身就容易出现沮丧与困惑。见到经历和能力与自己相似的人只是因为工作岗位的不同而获得高职位与高薪酬，往往会心里失衡，抱怨自然增多，逐渐失去工作热情又缺少正常的宣泄途径。
二、档案管理人员的继续教育途径
（一）组织干预策略
1.创建职业资格证书制度
美国档案职业资格证书制度是伴随着美国档案工作和档案教育的发展而逐步形成的。为了保证档案人员的整体素质和档案工作的水平，SAA下属的“教育与专业发展委员会”（CEPD）于1985年6月提出了一份“档案学家”证书获得资格标准草案。这一标准草案标志着美国档案职业资格证书制度的初步形成。1989年正式成立了“档案工作者资格认证学会”（Academy of Certified Archivists，ACA），标志着美国档案职业资格认证制度的正式确立。ACA提供的职业资格证书已经成为全美乃至整个北美地区的职业认证标准，在全世界产生了很大的影响。
职业资格证书制度是劳动就业制度的一项重要内容，也是一种特殊形式的国家考试制度，我国许多职业已经广泛开展职业资格证书制度，并取得了较好的效果。在档案行业中目前尚无全国性的档案职业资格证书制度，或者说没有严格意义上的档案职业资格认证制度。仅有档案管理部门对档案从业人员的素质和技能培训方面的要求，2002年国家档案局的《关于加强档案业务人员培训工作的意见》指出：“各级档案部门应建立健全持证上岗制度，对不具备大专以上的档案专业学历的档案业务人员进行资格培训。”但这并不是法律意义上的要求，各地执行的情况不同，效果自然也不同。普通人员要想从事档案工作几乎没有特定的资格限制，使得大量的档案工作岗位为一些非专业的、不具备档案工作资格的人员所占据。从有利于档案事业长远发展的视角看，推行档案职业资格认证，创建职业资格证书制度十分紧迫。
2.加强档案学科建设与教育培训
档案学不是一门孤立的学科，与之相关的学科很多，因此需要充电的也很多。“档案教育既是学术的也是专业的，因此，它既包括理论知识也包括实践经验。”美国档案工作者协会教育与专业发展委员会于1994年6月颁布了《档案学硕士学位课程设置准则》，要求学生必须掌握全面的档案知识，深入了解与之相关的社会、管理、行政、法律以及文化背景。
档案学的继续教育主要任务是更新、补充档案专业知识和业务技能。这类教育一般是由档案职业部门和普通高校及科研机构共同承担，其任务是为档案职业群体提供终身教育的机会和学习渠道。继续教育的内容和课程设置要根据不同层次档案人员的知识基础和实际需要确定，注重针对性、科学性、实用性和先进性。现在的单位培训往往厚此薄彼，主要是针对年轻人和高潜质员工。这种想法并不完全正确。终身学习这一概念的提出与获得社会的普遍认同已经很多年了，终身学习并不排斥年龄的界限。职业倦怠很多情况下是一种“能力恐慌”，营造一种学习的氛围，让每个人都有加油、充电的机会，会让许多人的职业能力有所提高。发达国家的继续教育，不仅覆盖面大，而且已经形成一个由政府、机关、企事业单位、高等院校、社会团体齐抓公办的网络体系。
3.组织激励作用
人的行为背后，都存在着一种动力，心理学称之为动机。动机具有激起、调节、维持行为的功能，它的产生和人的需要、兴趣有密切的联系。当动机消失时，被它所推动的行为就会终止。因此，当人对所从事的工作没有兴趣或缺乏动机，却又不得不为之时，就会产生厌倦情绪，身心陷入疲惫状态，工作绩效将会明显降低。建立激励机制是调动群体和个体积极性的有效方法，通过管理、待遇、奖惩等手段，激发人们的动机，使个人目标与组织目标协调起来，提高人们完成任务的自觉性。坚持以人为本，尊重知识、尊重人才、多为档案工作人员创造机会，为每个个体充分发挥才能提供平台，用工作成果焕发人们的成就感和自信心。所谓成果可以是好的建议，也可以是工作成绩，或者可以是学术论文、科研成果。组织有义务满足档案工作人员提出的合理要求，这是调动积极性的根本途径。组织还有义务提高组织意识，把大家凝聚在一起，把群体的内聚力变成提高工作效率的动力。
（二）个体认知行为的调整
1.合理规划档案职业者的职业生涯
档案职业作为一种特殊的职业，拥有自己独特的职业构成和活动方式，存在着个人和组织的发展目标，同样也必须进行职业生涯发展规划。在规划档案职业生涯时，应充分结合档案职业自身特点，在制定档案组织职业生涯规划的方法与程序的同时，还要注重档案机构的人力资源群体研究。档案工作人员的职业观念是指个人在职业中所体现出来的态度。档案管理人员的职业是高雅的，工作是繁重的，生活是清苦的。既然从事了这一职业就要理解这一职业的默默奉献，理解其特点与作用，在职业的自我要求中甘于寂寞、甘于奉献，以高度的事业心和责任感投入到档案事业中来，并相信在这种造福人类的工作当中一样会做出成就。
2.主动提高自身素质
由于提供档案正规教育的大学不多及档案专业学生毕业后很多转型，导致档案工作人员许多并非专业出身。因此，要求从事档案工作的人员要加强自身的专业知识与技术学习，为了保证档案人员的整体素质和档案工作的水平，美国SAA下属的“教育与专业发展委员会”（CEPD）于20世纪80年代提出了一份“档案学家”证书获得资格标准草案，用档案职业资格证书制度来促使从业者进行档案专业知识的补充学习。职业资格证书制度是现代社会许多职业发展的必然途径，这要求档案从业人员必须有此紧迫感，在实践工作中加强自己的专业知识理论学习。
现代社会信息环境的日新月异和信息技术不断变革，在影响着档案学外部相关学科知识的同时，也使得档案学本身的理论和方法面临着更新。这就要求档案工作者要主动作为：不断更新知识结构和素养，树立终身学习的新观念。积极主动参加继续教育，参加各种学术研讨会、社区实践等，在理论与实践中充实自己的职业知识，提高职业素养，不断进行知识结构自我更新、自我调整，应对社会的越来越高的职业要求。
3.积极调整自身心理状态
从事档案工作的个体需要得到关注。在默默无闻的工作中其价值同样需要得到认可、工作得到尊重，这种价值认同可以极大地调动其工作积极性。这种现象需要外界的帮助调整，使其能够从工作的疲于应付中解脱出来，重新变得干劲十足，释放出潜在的能量。更为重要的是个体在认识到本职工作的性质后，需要主动调整个人的心理状态，将工作与兴趣结合起来。
很多人在选择自己从事的工作时，过于看重自己的兴趣和感受，其实工作往往是一种“快乐”和“痛苦”相结合的过程。开始档案管理工作之前，既要了解自己的内心深处的追求、理念、个性、兴趣等特点，也要综合考虑自己的业务特长和其他方面的能力，对自己进行综合定位。一旦已经定位在档案部门工作，就应该扎扎实实地开始工作，甘于清贫与寂寞，坚守自己的人生价值准则。
（三）寻求社会援助
在美国，职业倦怠有很多社会支持网络。许多大企业都为工作5-7年的中层员工提供6-12个月的停薪留职假期，供其脱产休整。大学及大型慈善基金会则开发有不少所谓“跳出盒子”（Out of BOX）的产学结合项目，为职业枯竭调整期的专业人士服务。但是这些项目在经费的问题上却需要自己来解决，或者仅提供极少的薪酬。虽说如此，毕竟社会上已经较为广泛在重视这一心理状况。我国的心理健康状况却没有得到社会的足够重视，整个社会的心理保障体系不够完整，有些即使有了心理问题也不会去看心理医生，也没有合适的社会援助系统救助，因此，导致许多患有职业倦怠的档案管理人员生活质量较低。人们更关心的是事业成败、工作绩效等显而易见的问题，往往忽略了心理困境。因此，关注档案管理人员的职业倦怠需要社会对职场心理问题的关注，组织职业心理讲座等等。我国职业倦怠的社会援助，还需要不断努力与尝试。