涉民档案建设应处理好五个关系
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国家档案局提出树立“人的档案最重要、最具价值”的新认识、新观念，这是贯彻我们党执政为民理念和以人为本思想，实现档案事业科学发展而做出的科学论断。如何重视和加强涉及人的档案(简称涉民档案)建设，本人以安徽省池州市为例，做了一些调研和思考。
一、在社会事务管理中形成了大量的与公民息息相关的涉民档案
调查发现，行政、事业、企业单位和社会组织在管理社会事务中产生大量的涉民档案，归纳有以下几类：
与公民身份相关的：如保存在妇幼保健中心的出生医学证明、出生证档案；保存在公安派出所的户籍档案；保存在民政部门的婚姻档案；保存在银行的公民信用档案；保存在一些奖励机构的荣誉档案等。
与公民教育相关的：如保存在相关教育机构的公民在幼儿园、小学、中学、大学等受教育期间形成的学籍档案；保存在培训机构的公民受培训的档案，包括农民工技能培训档案；保存在相关社会中介机构的技工等级和职称评定档案等。
与公民劳动就业相关的：如保存在企事业单位的劳动合同档案、企业职工档案；保存在劳动和社区管理机构的失业人员档案、再就业档案、退休人员档案等。
与公民生产资料相关的：如保存在乡镇政府等机构的土地(山林)承(延)包合同档案、土地流转合同档案、失地农民档案、库区移民档案；保存在农机管理机构的农业机械(补贴)档案；保存在工商管理部门的企业登记档案、个体工商户档案等。
与公民生活资料相关的：如保存在房产、国土管理部门的房地产权属档案、农村宅基地档案；保存在银行、公积金管理中心的房贷档案，保存在车辆管理机构的车辆登记档案；保存在物业管理机构的物业管理档案；保存在家电生产企业和居民的家电保险档案；保存在公证机构的公证档案等。
与公民社会保障相关的：如保存在劳动社会保障部门的社会保险档案、医保档案；保存在民政部门的城乡低保档案、伤残军人和优抚人员档案、农村养老保险档案、五保户供养档案；保存在卫生部门的新型农村合作医疗保险档案；保存在商业保险机构的养老、医疗等人寿保险档案；保存在房管部门的廉租住房档案、保障性住房档案等。
与公民生育医疗相关的：如保存在计生部门的计划生育档案、独生子女档案；保存在医院的病历档案；保存在卫生或社会中介机构的医疗事故鉴定档案；保存在体检等机构的居民健康档案等。
与公民特殊群体相关的：如农村和流动党员档案、干部档案、科技人才档案、义务兵退伍人员档案、社会救助档案、残疾人员档案、老年人档案、拆迁档案；劳教人员档案、诉讼档案等。
在调查过程中，许多事例让笔者真切地感受到：涉民档案因人而生，与百姓生老病死、生产生活息息相关，是维护民权、服务民生、改善民计的凭据和帮手，在为民解忧、破解难题，化解矛盾、调解纠纷，服务经济社会发展，构建和谐社会中具有独特的作用。
二、涉民档案建设中存在的问题
调查发现，近年来，池州市档案部门围绕市政府实施的22项民生工程，加强了低保档案、新型农村社会合作医疗档案、廉租房档案等建设，取得了一定成效，受到人民群众的广泛好评。但涉民档案及管理工作还存在很多问题，离人民群众对查阅档案需求相比还有不少差距。主要问题有：
在档案工作理念上：存在重物轻人，重事轻人，重典型人物轻普通人物等问题。涉民档案建设未成为档案工作主目标，为民提供档案服务大多还处在被动状况。
在涉民档案资源建设上：存在涉民档案形成的主体多而复杂，档案管理水平参差不齐。大量的涉民档案分散保存在形成单位，档案整理不规范，保管条件差，档案信息难以共享。档案馆难以为公民提供“一站式”查档服务。
在涉民档案服务利用上：由于涉民档案多是形成单位为查考工作而保存的，未明确对公民提供利用服务要求，因而很少对外提供查阅服务。公民在遇到急、难问题时，通过查档来解决的意识淡薄，即使想到查档，也不知去何单位找何人查档。
在涉民档案监督指导上：由于涉民档案多为专门档案，门类众多，档案部门未能及时出台相关行政规章和业务规范，对档案行政部门而言，监管涉民档案工作常常无章可循；对立档单位来说，存在建档责任主体不明，职责不清，工作随意性大等问题。
深入贯彻落实科学发展观，必须进一步转变档案工作中“重物轻人，重事轻人，重典型人物轻普通人物”等不符合不适应科学发展的观念和认识，坚持以人为本，坚持人民群众的需要是档案工作的本源，更加关注人民群众，更加贴近人民群众，建立覆盖人民群众的档案资源体系、建立方便人民群众的档案利用体系，促进档案事业全面协调可持续发展，统筹兼顾，正确处理好涉民档案建设中的五个关系：
重点与一般：涉民档案门类众多，涉及面广，必须突出重点、抓主抓重，以点带面，推动一般。重点抓好与民生工作相关联的涉民档案，如社会保险档案、医保档案；重点抓好与保障和维护公民权益相关联的涉民档案，如劳动合同档案、土地(山林)承包合同档案；重点抓好与社会弱势群体相关联的涉民档案，如城乡低保档案、廉租房档案；重点抓好与社会热点焦点相关联的涉民档案，如拆迁档案、再就业档案。涉民档案大多形成保存在乡镇、社区和县(区)相关企事业单位，加强涉民档案工作，重点应在基层。要眼光向下，重心下沉，重点抓好基层档案工作，重点抓好基层综合档案室建设。
集中与分散：涉民档案大多属公共档案资源，将涉民档案资源整合，提前移交进馆，集中保存在县(区)、市级综合档案馆，实现档案资源利用的最大化、最优化是最理想的，但现实却不能做到。涉民档案建档的动因是形成单位为了查考工作，离开档案的支持，工作将无法开展。如社会保险档案，直接是劳动保障部门工作的凭证和支撑，它不能也无法向国家档案馆移交。涉民档案多为专门档案，其特点是专业性、动态性、现行性。如低保档案，每年随低保人员重新确定而有新的形成，将其移交进馆会造成信息过时失真或失去查档价值。即使能将涉民档案整合移交进馆，现实中的档案馆库容量也不允许，况且新的涉民档案时刻不断在形成。因而，必须处理好集中与分散的关系，以便利人民群众为原则，科学确定不同涉民档案的归属和流向。将查考时间长、价值高的部分涉民档案移交到国家档案馆保管，将动态性、现行性的涉民档案留在形成单位档案室保存。只有将各级国家档案馆的集中保管与数以万计的档案室分散保存紧密结合起来，才有可能建立起覆盖人民群众的档案资源体系。
指导与监督：涉民档案形成和保管单位既有国家行政事业单位，也有非公企业和社会组织，按档案所有权属性来说，有公共档案，也有非公档案。档案行政部门一般可通过引导和规范的形式指导立档单位做好涉民档案工作。但对关系到公民人身权和财产权或涉及社会公共利益的涉民档案，不论是公共档案还是非公档案，档案行政部门都应加强监督，重点监管。这是由档案行政部门维护公民合法权益的职责所系。如商业保险机构丢失保险档案就有可能损害投保公民的合法权益；医院的病历档案收集不完整，遇上鉴定医疗事故可能造成不公而损害患者的合法权益。因此，档案行政部门应制定相关行政规章，明确重点监管的涉民档案范围。
凭证与信息：档案包含有凭证和参考效用，凭证即档案的法律证明效力，参考即档案的信息价值。不同的涉民档案发挥着不同的效用，分清其效用，可以有的放矢地开展涉民档案的实体管理和信息管理。对于关系公民权益的、具有法律证明效力的涉民档案应加强实体档案管理，在形成单位保管一定期限后，可考虑向国家档案馆移交集中保管；对于为便于社会管理，只具有参考信息价值的涉民档案，可以侧重于信息管理、并可借助政府信息公开平台，实现信息共享。这样，加强涉民档案管理可起到事半功倍的作用。
自建与共建：建立覆盖人民群众的档案资源体系，必须以各级各类档案室为依托，建立并加强涉民档案形成单位的自建责任制，确保涉民档案应归尽归，按要求向市、县档案馆报送涉民档案目录，并向社会开放，为公民查档提供服务。市、县档案馆作为永久保存党和国家重要档案的基地，应协调涉民档案的归属和流向，将关系公民权益的重要涉民档案接收进馆，建立涉民档案目录中心，构建涉民档案查询平台，形成档案馆、各级各类档案室多层次查阅点，为公民查阅档案提供便利，形成自建分享，共建共享的涉民档案管理和利用体系。