财务人员如何应对会计信息化
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“会计信息化”这一概念是1999年4月深圳市财政局与深圳金蝶软件科技有限公司在深圳举办的“新形式下会计软件市场管理研讨会暨会计信息化理论专家座谈会”上提出的。所谓会计信息化,是指将会计信息作为管理信息资源,全面运用以计算机、网络和通信为主的信息技术对其进行获取、加工、传输、存储、应用等处理,为企业经营管理、控制决策和社会经济运行、管理提供充足与适时的信息。会计信息化是会计电算化顺应信息化发展对传统会计进行变革的必然结果。
目前,对“会计信息化”还没有严格的定义,其名称也不统一,有人称其为“会计信息系统”,有人称其为“计算机会计”等等,但就其基本含义来讲,是将计算机技术、信息技术、网络和通信技术应用到会计业务处理和财务管理工作中,属于信息管理与信息系统的一部分。会计信息化绝不仅仅是以计算机为处理工具来取代手工处理过程,而是实现手工处理无法实现的功能,因此,势必会使会计信息处理产生质的飞跃。这不仅会影响到会计实务,对会计理论也会产生很大影响。
会计作为一种语言,它传递的是种信息,这种信息随着载体的演变,经历了手工记账阶段,到会计电算化阶段,随着现代信息技术的发展,河南煤化集团的会计核算也发生了变化,由原来的用友单机版升级为NC网络版,会计报表填报也有原来的煤炭行业报表改为现在的久其网络版财务报表,全面实现了会计信息化。为此,做为财务人员我们该如何应对呢?
会计信息化是时代的产物,网络会计的发展要依赖于企业对会计信息化重视程度。我们面临的最大挑战就是运用网络技术实现企业管理和运作上的根本性变革,也可以说网络系统就是企业的生命。从企业自身来看应实现观念上的转变,树立信息化观念和市场竞争观念,只有观念转变了,才能促进网络会计的发展。
1. 经济学家们普遍认为,进入21世纪后,信息将成为第一生产要素,同时将构成信息化社会的重要技术物质基础。在当前进展最快、影响重大的经济全球化趋势推动下,出现了难以估量的跨国企业,这一切,都将依赖一种极其重要的生产要素--信息。因此我们必须认可它、接受它,而且还要发展它,不断提高信息化程度。
2. 网络会计的好处
计算机作为会计数据处理最为快捷有效的工具,它在会计领域中的运用,使会计系统有了质的飞跃。网络的发展,为会计系统提供了最大限度、全方位的支持。
(1)及时的处理会计数据是网络会计区别于传统会计的一个最主要特征。与传统的手工记账相比,会计数据的处理相当及时,业务一旦发生和确认后,可立即将其存入相应的服务器,并主动进入会计信息系统随即进行检测处理,计算机的运算速度和准确性远远超过了人的运算能力,确保了会计信息的正确性。计算机不仅可以掌握数据当前的经济活动的最新数据,还可以把各类预测资料随时输入到会计信息系统中去,为日常管理提供可靠的依据。
(2)多元化的会计信息是网络会计的又一重要特征。传统会计一直把会计信息统一采用标准模式来提供。而现实情况是,信息的使用者对会计信息都有着各自不同的需求。随着网络技术的发展,还可以提供以所有可能的会计方法为基础的多元化会计信息。
(3)改变传统会计的处理程序。网络会计的会计处理程序把生产经营活动中产生的原始数据,通过现场的计算机终端,或直接把原始凭证集中到会计信息中心,输入到计算机中,然后对存入计算机的软件数据进行加工、整理和存储,这样不仅节省人力和物力,还大大提高了会计工作的效率。
二、复合型财务人才
人才是会计信息系统实施成败的关键因素。会计信息建设不仅需要会计和计算机方面的专门人才,更需要既懂会计又懂计算机技术的复合型人才。人才的培养既要避免人才匮乏,又要避免人才的浪费,要求合理地进行多层次、多渠道、多形式的培养。
由于信息化时代的到来,社会已经发生了根本的变化。美国曾报道说:“在21世纪,我们将处在一个无固定化职业的社会。”不管你是老板,还是工薪族,如果你认为你现在的职业或事业是可以终生不变的,那将是非常危险和不现实的想法。因此,不管是将要从事会计工作的,还是已经从事会计工作的,我们都要做好充分准备,一方面学习会计专业知识及其相关知识,更要学习计算机方面的技能,做到理论与实际相结合,会计与计算机相结合。
三、重视会计基础工作规范化
随着计算机和现代信息技术的飞速发展,改变企业管理手段和实现企业管理信息化已成为提升企业竞争力的重要手段。会计信息系统是企业管理系统的重要组成部分,其实施情况直接影响到企业管理信息系统的建设。会计信息系统建设成败的关键在于应用软件的实施,会计信息系统的成败经验使人们充分认识到“三分软件,七分实施”的重要性。会计信息系统实施是一个复杂的系统工程,在实施过程中必须重视会计基础工作规范化。
1. 会计基础工作的规范化要依据国家法律法规。在企业会计信息化建设中,基础工作至关重要。《会计法》作为会计工作的根本法,是所有企业必须严格遵守的第一层次的会计规范。《会计法》科学地概括了会计工作的职能和基本任务,要求一切发生会计事务的企业都必须依法进行会计核算、会计监督。这有利于保证各企业的会计工作在统一法律规范下,加强会计基础工作,建立健全企业内部管理制度,解决当前会计工作普遍存在的监督乏力和信息失真问题。依法进行会计核算和会计监督,是《会计法》对各企业会计工作基本要求,也是各企业强化管理、提高效益的内在要求。
2. 会计基础工作规范化要满足企业管理需要。会计信息系统不仅要完成基本核算工作,而且要为加强财务管理,提高经济效益服务。为了满足管理需要,在规范会计基础工作时,不能仅仅只把原有手工会计工作固化在先进的工具和平台上,而应在准则和制度规定的各种核算方法中,选择最科学、最准确、最能为管理服务的核算方法,通过优化核算方法,提高核算的精度、深度和广度,从而提供高质量的会计信息。
3. 会计基础工作规范化应适合计算机的数据处理特点。这些特点对会计基础工作提出了一定的规范要求。
(1)要有规范化的数据处理流程和科学的核算方法,以便于企业应用面向管理的会计软件。
(2)通用的商品化软件,一般都有大量的初始设置要求。通过系统初始化,将一个通用软件改造为适合本企业特点的软件,因此,必须根据软件的要求对会计基础工作,包括科目体系、编码方案、各种核算方法等一系列内容进行规范。
(3)重视数据输入。为保证输入数据的正确,应设置严格的检验措施,如数据完整性约束、借贷平衡检验、试算平衡检验、数据审核机制等。
四、没有网络安全,就没有网络财务
在会计信息系统中,会计信息被记录在磁性载体中,这些磁性介质中的会计信息是以不可见的形式存在。以磁性载体记录和存储的会计信息具有容量大、查找方便、易于保管、复制迅速等优点,其缺点是被删除或被篡改而不留痕迹,且磁性介质的损坏可能导致信息丢失。因此,建立会计信息系统一定要有与之相配套的严密的制度,这是企业管理的需要,同时也是杜绝我们财务人员自身犯错误的有力保证。
1. 建立内部控制制度
内部控制的基本作用是保证系统安全,提高数据的正确性。内部控制制度的基本目标是健全机构、明确分工、落实责任、严格操作规程。
2. 建立岗位责任制
会计信息系统的建设应建立健全会计工作岗位责任制,明确每个人工作岗位职责范围,切实做到事事有人管、人人有专职、办事有要求、工作有检查。其岗位可分为基本会计人员岗位和会计信息化岗位。
3. 操作管理
(1)规定操作人员的使用权限。
(2)操作人员上机必须记录。
(3)操作人员必须严格按照会计业务流程进行操作。
4. 系统维护
系统维护包括硬件和软件维护两部分,硬件维护一般有销售厂家完成,使用单位只要做好软件维护即可。软件维护分为操作性维护与程序性维护:操作性维护主要是利用软件的各种自定义功能来修改软件,以适应其变化;程序性维护主要是指需要补充和修改程序的各项编程工作。
5. 机房管理
设立机房管理有两个目的,一是给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护计算机设备;二是防止各种非法人员进入机房,保护机房内的设备、机内的程序与数据安全。
6. 病毒预防
计算机病毒是危害信息系统的一种新手段,轻则中断或干扰信息系统的正常工作,重则破坏机内数据,造成系统重大甚至是无可挽回的损失。因此要给予充分重视。
(1)建立网络防火墙以抵御外来病毒或“黑客”对网络系统的非法侵入。
(2)使用防病毒软件经常对计算机系统进行检查以防止病毒对计算机系统的破坏。
(3)不断改进数据备份技术并严格执行备份制度,从而将病毒可能造成的损失降低到最小的程度。
会计信息系统的实施除了配备计算机等硬件设备、操作系统、会计软件以外,还需要进行组织规划,建立会计信息系统工作机制,完善管理制度,进行人员培训,加强基础工作和软件系统管理等。只有这样才能保证会计信息化系统的实施和发展。做为新时代的财务人员,我们必须充分考虑上述方法和措施,不断学习,提高自身素质,只有这样才能顺应时代而不被淘汰。