试谈民营企业职工档案管理的问题和对策

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改革开放以来，民营企业空前发展，已经成为解决就业的主渠道。据统计，目前我国拥有经工商登记的大中小企业400万家，其中民营企业占90％以上，就业占全国非农就业总数的80％以上。2006年全国城镇和乡镇企业就业总数4.3亿人，除国有企业和机关事业单位的职工9000多万人，其余3亿多人均在民企就业。但目前，这支极其庞大的职工队伍的个人档案管理，却处于比较粗放甚至严重缺失的“初级阶段”。

一、民企职工档案管理是一个关系和谐社会建设的重大课题

目前民营企业的职工档案管理主体大体有二，一是委托当地行政主管部门或中介机构管理的，主要是具有大学学历的员工和从外地招聘、有人事部门手续的专业技术人员或职业经理人，他们的档案一般存放在市(县)的人才交流中心，二是企业自管的，主要是企业的普通员工，或随着民企的发展提升起来的管理者，以及未办理档案转移手续的企业招聘的人才，他们的档案一般保留在企业内部。有时在同一名职工的档案中，部分材料在委托管理单位，另一部分材料则在企业内部。从管理上看，问题非常多，主要有三：

第一是档案的内容不全。2007年笔者所在公司在香港联交所主板上市，上市前的“尽职调查”要求极其严格。其中对高级管理人员“管理职务连续性”的调查，简直是对职工档案管理的一场大检阅。我们企业中部分土生土长的管理干部，其职务是与企业的发展同步提升的，他们过去的某些职务任命，有的根本无证无据，有的虽曾正式任命，材料又未必进入其本人档案，最后只好请知情人“联名签署”来“证明”，耽误了许多时间，也给中介机构和律师的工作增加了很大麻烦。2008年，公司一名高管申报“市级技术创新先进个人”，但是在提交本人历次技术创新成果和奖励依据时遇到了难题，原来他历次获奖的证书都被他自己“及时”拿回家里去让太太“保管”，结果在搬家时丢失了。另外，诸如高级培训师、品保师、网络信息师、安管师以及食堂人员、电工、锅炉工等许多专业特长人员的资格证、培训上岗证等，没有及时充实到职工档案中保管，当企业需要调用时，却不能有效利用，白白浪费了企业投入许多成本形成的宝贵资源。

第二是档案在流转中丢失。我公司I程师自外省企业调入，按规定其个人档案要转到我公司所在地的人才中心去托管。但是在人已上班半年后，档案仍然未到，发信到原单位查询也杳无回音。后来又专程去查问。答复早已寄出，实际上已经在转徙中丢失。2008年该员拟调本集团公司驻外省的一家子公司工作，当地规定接受外来户口必须有中级以上职称，因为无档案资料证明，当地拒绝其户口迁入。

第三是该建的档案根本未建。1997年我公司引进一名博士，当时因为各种原因未签署劳动合同。2002年上级劳动部门要来公司调查劳动合同签约率，公司人事部的办事人员告诉博士原合同已到期，是否续签?博士很奇怪，怀疑公司领导另有意图，就说我过去根本没有签订过合同，哪有什么到期不到期?后来办事员报告总经理称该博士不愿签合同，总经理闻言不悦，说，他不签就走人!结果闹出一场人事大矛盾。这种在引进人才过程中由于种种原因未能及时调转本人档案，引进人的公司最后也未能及时为之建立档案的情况，在民营企业中时有发生。

职工档案，是用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用和参加社会保险等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及变动等情况的文件材料。这些材料如果缺失，对职工来说，关系到其法定的物质与精神权益的享有，关系到其个人的就业、升迁和发展，对企业来说，则关系到企业权益的维护、管理的效率和外部的形象，并可能影响企业劳动关系的和谐与企业的可持续发展。因此，民营企业职工档案管理的问题，实在是一个关系落实科学发展观、坚持以人为本、建设和谐安定社会的重大课题。

二、民企职工档案管理需要“三管齐下”

民营企业加强职工档案管理，需要从政府行政部门、中介机构(如人才交流中心、劳动市场、劳务公司)和企业自身三管齐下。其中行政部门和中介机构的职责和运作，各地多有法规性的文件，关键是要有刚性的检查、监督和落实，故本文不赘。从民企自身来说，则须突破认识关，攻克流程关，把好进出关。

第一，要广泛宣传。突破认识关。要使民营企业的老板和企业管理者把职工档案的管理提高到建设和谐社会、坚持以人为本、承担社会责任的高度，从而把职工档案管理纳入企业基础管理的重要组成部分；要使企业的人力资源部门把职工档案管理纳入重要的工作内容和责任，摆上自己的重要议事日程，要使员工本人认识到完善自己的档案建设不但是一时谋职的需要，同时也是提升个人价值、经营人生和谋取长期利益的保障，要使公司专业档案工作人员系统参与职工档案管理过程，形成职工档案的完整、系统和制度规范一所有这些，都需要政府档案行政部门、政府人事劳动主管部门、人才中心等中介机构、企业人力资源和档案管理部门、媒体及社会各界的共同关心、宣传引导、大力呼吁和热情关注。认识的高度，决定工作的高度。实践证明，这项宣传引导(与法律法规强制结合)的工作，政府不能缺位，否则企业无论如何用功都难以奏效。

第二，要整章建制，攻克流程关。要把认识转化为实践，需要通过组织以制度、机制、流程等方式来固化。民营企业由于行业特点、规模大小、历史长短、员工构成以及经营者素质等等的不同，内部管理的差异非常大。因此应从规范职工档案管理的总目标出发，结合企业的实际，建立起一个比较系统的管理制度。重点是：1职工档案管理的责任制度，2职工档案资料的归档范围；3职工档案收集、整理、定期检查的规定；4职工档案保管、调阅的规定，5职工档案调转的基本流程。通过这些制度、机制和流程的建设，使企业内部的职工档案管理，得以固化为一个系统有效的闭环，而不是一件零敲碎打的杂务或临时应景的形象工程。

第三。要分工负责。把好进出关。首先要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。以笔者供职的舜宇集团公司为例，我们在《职工档案管理办法》中明确规定：“按照集中统一和分级管理的原则，职工档案归口综合档案室，各公司人力资源管理部负责职工档案的建立、更新、转递等工作，档案室负责职工档案的保管，办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续，员工所在部门、人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档，保持档案的完整齐全。”其次要抓好职工档案的收集和整理：一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、。考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况(辞职、解除劳动合同等)、人事异动等重要的个人材料不致遗漏，二是要把好“人口”，坚持“人来档到”，三是要及时补充，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档；四是要定期整理和规范，以逐步实现职工档案的信息化(如建立职工档案数据库)，同时做好补救、补建(特别是对未按常规手续进入企业的高管人员)工作，提高职工档案的使用价值。再次要搞好衔接，把好转递关。对于档案调入，人事关系在“人才中心”的，试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管，对于档案转出，要按照制度规定的流程，办理严格的转出手续和转接反馈手续，严防丢失。程序虽然有点烦琐，但因此既利于保证职工档案的完整安全，保障员工本人的切身利益，又利于企业有效规避潜在的劳务纠纷和法律风险，效用是很大的。

综上所述。民企职工档案管理目前还处在“起步”阶段，要做好这项工作并充分发挥其作用，作为民企的档案工作者，我们还任重道远。