应收帐款管理与内控制度的探讨

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[摘要]应收帐款是企业采用赊销方式销售商品或劳务而应向顾客收取的款项,作为企业营运资金管理的一项重要内容,应收帐款管理直接影响企业营运资金的周转和经济效益,是企业营运资金管理的重要环节。在激烈竞争的市场经济中,正确运用赊销,加强应收帐款的管理显得非常重要,同时,还应建立一套行之有效的内部控制制度。

[关键词]账款 管理 内控 制度

一、应收帐款的现状及影响

根据调查,我国企业应收帐款占流动资金的比重为50%以上,远远高于发达国家20%的水平。企业之间尤其是国有企业之间相互拖欠货款,造成逾期应收帐款居高不下,已成为经济运行中的一大顽症。据专业机构统计分析,在发达市场经济中,企业逾期应收帐款总额一般不高于10%,而在我国,这一比率高达60%以上。应收帐款对企业的影响主要来自两方面。

1.高额的应收款直接影响企业的现金流入,直接引发财务危机。企业通过赊销不断扩大销售,而赊销的背后就是不断上升的应收帐款,很多企业在具有良好的盈利状况下,因应收帐款管理不善而面临财务危机。我国许多企业包括一些经营状况良好的上市公司经常出现有利润、无资金,帐面状况不错却资金匮乏的状况。

2.应收帐款的坏帐风险对企业盈利状况的影响。逾期应收帐款对企业的危害直接体现在坏帐风险上,据统计逾期应收帐款在一年以上的,其追帐成功率在50%以下,而在我国逾期应收帐款已达到60%以上。我国企业尤其是国有企业,实际已成坏帐但未作坏帐处理的情况普遍存在。

二、应收帐款防范机制的建立

1.建立应收帐款的监控体系

应收帐款的监控体系应包括赊销的发生、收帐、逾期风险预警等各个环节。

①赊销发生监控。一般销售业务要经过接受顾客订单、批准赊销信用、按销售单供货、按销售单装运货物、向顾客开具帐单、记录销售、收回资金这样一个业务流程。赊销监控主要发生在接受顾客订单、批准赊销信用、记录销售和收回资金流程。 在接受顾客订单流程,顾客的订单只有在符合管理当局的授权标准时才能被接受,销售单管理部门应根据信用部门客户动态管理系统提供的情况决定是否批准销售。

②财务部门对应收帐款的分析管理。财务部门应定期对应收帐款的回收情况、帐龄等情况进行分析,而不能将所有责任都交给主要负责确定赊销授信额度和资信调查的信用管理部门,这是内控制度的重要环节。在分析中应利用比率、比较、趋势、结构等分析方法,分析逾期债权的坏帐风险及对财务状况的影响,以便确定坏帐处理、当前赊销策略。

③信用部门和销售部门进行应收帐款跟踪管理服务。从赊销过程一开始,到应收帐款到期日前,对客户进行跟踪、监督,从而确保客户正常支付货款,最大限度地降低逾期帐款的发生率。

2.建立客户动态资源管理系统

专门的信用管理部门必须对客户进行风险管理,其目的是防患于未然。动态监督客户尤其是核心客户,了解客户的资信情况,给客户建立资信档案并根据收集的信息进行动态管理,这就是客户的动态资源管理。调查的渠道一般包括:销售部门业务员掌握的客户资料、管理人员的实地考察、客户的其他供应商调查的情况、网络数据和其他公开的信息渠道。调查的内容主要有:客户的品质、能力、资本、抵押和条件(“5C”系统),客户与企业往来的历史记录,客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等。

3.发挥内部审计的监督作用

内部审计在应收帐款管理中的监督作用主要体现在两个方面:一是不断完善监控体系,改善内控制度。二是检查内控制度的执行情况,检查有无异常应收帐款现象,有无重大差错、、内部舞弊、故意不收回帐款等情况,确保应收帐款的回收。

三、建立行之有效的应收帐款内部控制制度

应收帐款内部控制制度是企业内部一项重要的会计控制制度。但在当前,这些会计内控制度并没有引起大多数企业高层管理人员及会计职能部门的足够重视。建立行之有效的应收帐款内部控制制度应做到以下几点:

一是要明确应收帐款内部控制目标。企业各项会计控制制度都应有明确的控制目标。应收帐款内部控制制度的目标主要有:

1.赊销符合企业的销售政策,并经适当审批;

2.发票上载明的价格、数量以及付款条件与赊销通知单、订单(合同)一致;

3.登记入帐的赊销,确认货物已经发给真实的客户;

4.发生的赊销已及时记录入帐;

5.应收帐款明细帐与总分类帐、客户核实一致;

6.帐款得到及时恰当催收。

二是要制定应收帐款内部控制要点。制定应收帐款内部控制要点是建立该控制制度的关键步骤。相关控制要点包括:

1.在发货前,对客户的赊销业经授权批准;

2.销售发票、装运凭证及赊销售通知单均经事先编号;

3.销售业务以销售发票及相关的佐证凭证(包括经批准的客户订货单、经批准的赊销售通知单、经审核的发运凭证或经审验的自提货物凭证)为依据登记入帐,事先对这些相关票据中的价格、数量、付款条件等进行内部复核并确认一致;

4.应收帐款明细帐与总分类帐进行核对,并确认一致;

5.每月定期向客户寄送对帐单,与客户应付帐款核实一致,对客户提出的异议作专案追查;

6.坏帐的注销有经授权人员的审批;

7.定期编报帐龄分析表,对到期应收的帐款及时催收;

8.经企业决策层授权的独立部门或人员对应收帐款内控制度执行情况进行监督检查评价。

三是要设立应收帐款相关岗位职责权限。应收帐款内控制度可具体通过划分设立若干个岗位,并确定各相关岗位的职责权限来实施。设立岗位职责时还应充分考虑不相容职务间适当的职责分离,以形成内部牵制,达到控制的目的。应分离的职务主要包括:

1.销售部门与最后核准赊销的部门应分离,以防止由于销售部门盲目追求销售业绩而忽视赊销带来的坏帐损失;

2.记录主营业务收入帐簿和应收帐款帐簿的人员不得开立发票、经手现金,以防舞弊;

3.赊销售通知单签发人员不得负责货款的收取、货物的托运(运输)相关工作;

4.监督检查评价内控制度执行情况的独立人员不隶属于业务流程中的任何部门,且木隶属分管业务的副总裁(经理)领导。

四、总结

我国市场经济日趋成熟,应收帐款管理和内部控制制度作为企业营运资金管理的重要方面已越来越引起企业管理者的重视,甚至已经成我国企业当前必须学习的一门“必修课“。