多媒体技术与档案管理信息化略论

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提要:多媒体技术具有数字化、多维性、集成性、交互性、实时性等主要特点,在档案信息管理中具有节省保存空间,扩展存储能力,减轻对原件的损害,提高档案信息管理质量,档案信息检索方便、快捷,能够促进档案信息载体一体化等作用。档案管理应用多媒体技术的主要内容是建立档案信息库、编制检索程序和实现档案全文信息的数字化。

关键词:多媒体技术;档案管理;信息化;应用

一、多媒体技术定义

多媒体技术(Multimedia Technology)是利用计算机对文本、图形、图像、声音、动画、视频等多种信息综合处理、建立逻辑关系和人机交互作用的技术。真正的多媒体技术所涉及的对象是计算机技术的产物,而其他的单纯事物,如电影、电视、音响等,均不属于多媒体技术的范畴。多媒体技术中的媒体主要就是利用电脑把文字、图形、影象、动画、声音及视频等媒体信息都数位化,并将其整合在一定的交互式界面上,使电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。它极大的改变了人们获取信息的传统方法,符合人们在信息时代的阅读方式。 多媒体技术的发展改变了计算机的使用领域,使计算机由办公室、实验室中的专用品变成了信息社会的普通工具,广泛应用于工业生产管理、学校教育、公共信息咨询、商业广告、军事指挥与训练,甚至家庭生活与娱乐等领域。

二、多媒体有以下几个主要特点:

(1)集成性 能够对信息进行多通道统一获取、存储、组织与合成。

(2)控制性 多媒体技术是以计算机为中心,综合处理和控制多媒体信息,并按人的要求以多种媒体形式表现出来,同时作用于人的多种感官。

(3)交互性 交互性是多媒体应用有别于传统信息交流媒体的主要特点之一。传统信息交流媒体只能单向地、被动地传播信息,而多媒体技术则可以实现人对信息的主动选择和控制。

(4)非线性 多媒体技术的非线性特点将改变人们传统循序性的读写模式。以往人们读写方式大都采用章、节、页的框架,循序渐进地获取知识,而多媒体技术将借助超文本链接(Hyper Text Link)的方法,把内容以一种更灵活、更具变化的方式呈现给读者。

(5)实时性 当用户给出操作命令时,相应的多媒体信息都能够得到实时控制

三、多媒体技术的应用

近年来,多媒体技术得到迅速发展,多媒体系统的应用更以极强的渗透力进入人类生活的各个领域,如游戏、教育、档案、图书、娱乐、艺术、股票债券、金融交易、建筑设计、家庭、通讯等等。其中,运用最多最广泛也最早的就是电子游戏,千万青少年甚至成年人为之着迷,可见多媒体的威力。大商场、邮局里是电子导购触摸屏也是一例,它的出现极大地方便了人们的生活。近年来又出现了教学类多媒体产品,一对一专业级的教授,使莘莘学子受益匪浅。正因为如此,许多有眼光的企业看到了这一形式,纷纷运用其做企业宣传之用甚至运用其交互能力加入了电子商务,自助式维护,教授使用的功能,方便了客户,促进了销售,提升了企业形象,扩展了商机,在销售和形象二方面都获益。

可以这样说,凡是一个有进取心的企业,都离不开这一最新的高技术产品。首先多媒体的运用领域十分广泛,注定了它可在各行各业生根开花。其二,随着计算机的普及,新一代在计算机环境中成长起来的年轻人,已经习惯了这一形式,作为一个有发展眼光的企业,是不会放弃这一未来的消费主体的。其三,由于多媒体信息技术在国外已经非常普及,面对日益国际化的市场,只有跟上国际潮流。

四、档案管理应用多媒体技术的主要内容

在档案信息管理中应用多媒体技术,将会改变旧有的工作方式,使传统的档案信息管理手段发生根本性的变化。因此,实现档案信息馆藏数字化、信息共享化和网络服务化,应做好以下工作。

1)建立档案信息库

在原有档案馆馆藏的基础上,可以通过计算机用二进制编码的数字形式对档案信息加以存储、处理,建立档案信息库。在建立档案信息库之前,要进行档案信息数字化准备,同时构建多媒体平台软件,通过处理前准备子系统、数字化处理子系统、数据存储子系统和数字化信息输出子系统建构一套完整的档案信息数字化处理系统,对档案信息进行加工、制作,相互联结,形成一个系统的工作流程,并使之有条不紊地进行管理,从而控制信息的启动、运行、停止,协调各种媒体间运行的时间顺序,进行同步或时序控制。该系统提供操作界面的生成,添加交互控制、数据库管理等,支持各应用系统的运行并提供高效的运行环境。其次,将要进行数字化处理的档案信息分门别类,并针对不同需要对档案实体采取相应处理方式,避免资源浪费,从而提高信息存储及信息传输的效率,满足用户对信息管理及数据使用的不同要求,同时对环境资源以及多媒体系统资源进行监测和管理。

2)编制检索程序

目录信息数字化是档案信息数字化的前提,只有建立档案目录数据库,才能将数量庞大的数字化档案资源管理得井井有条,发挥计算机强大的检索功能。

首先,要正确划分需要处理的档案信息的种类,并对不同类型的信息分类进行数字化处理,建立强大的检索查询系统,以保证能迅速、快捷、准确、全面、系统提供档案信息,实现档案数字化的目的。

其次要建立档案著录标引及档案机读目录。通过档案著录来揭示其主题内容、载体的物质形态、参考价值,并注明档案来源、出处、管理状况,在完成档案编目的同时,对档案特征进行分析、选择、登录。机读目录的建立实现了计算机检索,所著录的条目信息被有序存入到数据库中,按一定的数据模型将相互关联的档案信息以特定的方式组织起来,构成数据集合,给档案目录数据的管理提供技术条件。

3)档案全文信息的数字化

档案信息数字化,其真正目的是将档案全文信息公布在网上,发挥档案信息网络的现实意义,排除地域界限,使用户足不出户就能借助网络查阅档案,获得信息。

在实现档案信息数字化时,对传统载体的档案进行数字化转换有三种主要方式,一是使用扫描录入方式将其文字或图像逐页存储,并编制目录索引;二是采用文本形式存贮,辅

之以全文检索数据库;三是将上述两种方式相结合,用户可对文本存贮的档案全文库进行全文检索。

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