谈一谈目前高校外事档案管理的现状及对策探讨
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【摘 要】在目前高校对外交流日益频繁的形势下，高校外事档案无论是内容还是载体表现形式上都发生了很大地变化，呈现出许多新的特点。本文作者从外事档案的重要性谈起，分析了目前高校外事档案管理所面临的各种问题，并提出了相对应的解决策略。
【关键词】高校；外事档案；管理
高校外事档案是指高校与外国团体机构或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有一定保存价值的文字、图表及声像载体材料，可以为今后的高校外事交流提供可靠的支撑的信息材料。然而伴随着国内经济对外发展的日新月异以及更多的文化交流需求，高等教育的国际化已成为当下不可或缺的发展需要。外事管理工作在高校工作中的地位越来越重要，高校的外事档案也展现出了载体多样、内容丰富、形式复杂、数量增多等新特点，从而伴随着的很多新的问题也逐渐浮现出来，迫切的需要我们对此进行探讨，以便解决问题。
一、对高校外事档案重要性的再认识
1.高校外事档案是链接学校与国外高校的重要枢纽，又是学校科研、教学、人才培养和对外交流的资源库。
2.高校外事档案反映整个高校外事的工作的面貌，对于提高外事管理水平和高校的国际化战略发展具有重要的借鉴意义。
3.高校外事档案对于高校决策者进行中外合作办学提供多方面的信息支持。高校外事档案对于合作办学项目的申报、评估以及解决在合作办学过程中的问题均具有重要的参考价值。
二、目前高校外事档案管理存在的问题及现状
1.外事档案的建立及保护意识不够重视
国家教育部在高校外事工作的基本原则中规定﹕外事档案必须实行集中统一管理，确保完整系统、准确安全、便于开发利用。而学校外事管理职能部门的外事办公室是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将于此项工作有关的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案室移交。但是目前高校普遍对外事档案的管理不够重视，缺乏责任感，外事部门与档案管理部门间的协同机制也不够完善。导致外事档案收集不齐全，外事档案的开发和利用很难得到实现。
2.归档意识不强
由于对外事档案的重视不够，经常是各扫门前雪，即是谁负责的外事工作就有谁来管理相应的外事档案，并没有设立专门的人负责，也没有相应管理的规章制度，从而档案得不到妥善的归档与保护造成外事档案丢失、损毁的情况严重。且高校各部门在对外交流过程中不从利用需求的角度出发，而是从本部门或个人工作便利出发，有些甚至以保密为理由，不愿把自己手中的应归档的外事材料交给外事部门或者档案室，从而导致外事档案得不到完整的收集归纳。
3.外事档案管理缺乏专业的档案管理人员
高校外事部门是外事档案的归口管理部门，可有的外事工作人员既不熟悉档案知识又没有经过档案管理的专业培训，也就谈不上对外事档案进行规范整理、科学管理。如文件材料纸张不合格，书写不规范，没有文件目录，没有归档号，没有保管期限，没有案卷目录，并且数量不齐全，不能够及时的上交等等问题，从而给使用过程中带来了诸多的不便。而且这些外事人员大多是兼职档案管理人员，他们只是依靠自己的经验传统的管理，重藏轻用，很少能够意识到开拓进取的动力，所以外事档案管理工作往往只停留在收藏过程中发挥不了实用功能。
4.在档案实体保管方面存在争议
目前高校外事档案载体不仅仅是传统的纸质材料，更是出现了奖杯、奖牌、纪念品、荣誉证书等实物档案，在档案实体分类中，与外事档案存在相互交叉的情况，各个高校做法不统一。即使同一高校在此类问题上也会出现前后不统一不一致的问题，给外事档案的保管及今后的查找利用都带来诸多不便之处。
5.外事档案管理技术手段落后
随着网络技术的发展，传统档案管理模式已经不再适应现阶段高校外事档案的管理需要。目前，因为大部分高校的外事档案主要还是以纸质文件材料为主，在实体管理上还是参照文书档案的管理方式，以年度-事项为组卷单位，进行装盒上架。在检索利用上还是按照案卷级检索方式进行查找，查档的精确率很低，使用起来相当繁琐，对提高外事档案的使用效率非常不利，同时也不利于提高外事工作人员归档的积极性和主动性。
1.提高归档意识，加强外事档案的制度建设
随着高校各项体制改革的不断推进，各高校应该从领导到普通教职工都培养并加强对外事档案管理的意识，能够从根本处了解到外事档案管理工作的重要性。与此同时还要加强对外事管理有重要意义的宣传工作，可以更好的实现外事档案工作从收集、整理到利用的一体化管理，推动外事档案管理工作与对外交流共同发展，从而能够有效的促进学校的各项事业能够更稳定的发展。
2.注重日常积累，规范日常管理
在建立外事档案的工作中，首先要做好包括存放地点、档案装具等方面的各项准备工作，同时还要在案卷封面上标注能够表明案卷内容的标题；其次要将已收集好的文件材料按照类别放入事先准备好的案卷盒内；此外还要对各阶段紧密相关的文件素材按一定的顺序进行摆放，从而保持档案材料之间的有机联系，为日后查档利用提供便利。
3.加强专业人才的培养与管理
学校档案馆应该定期对外事工作人员进行档案专业知识的培训，使外事工作人员掌握全面的、系统的档案理论和技术。想要做好外事档案管理工作，外事档案管理人员应该努力学习相关的档案学，文献学，统计学等知识，具有现代化的管理思想、自动化的管理手段、专业化的知识水平和职业化的职业素养。在掌握情报收集、档案管理专业知识的基础上，学习和掌握现代办公技术和外语技能，能够有效的改善外事档案管理的质量与效率。
4.统一实体分类标准，明确保管对象
对于实体分类存在争议的外事档案，各高校可以根据本校的实际情况，制定明确的分类标准，笔者建议所有实物类载体统一归口在实物类档案，录音录像等音频视频材料统一归口到新型载体档案中去。但在该类实体档案的二级类目编制过程必须体现出外事档案的特性。
5.积极推进外事档案数字化和网络化进程
外事档案本身在构成方式上不仅有传统的纸质材料，还有大量的照片、光盘等新型载体材料。在内容表现形式上，不仅有文字图表，还有一部分的音频、视频材料等材料。因此传统的管理方式已不适应当今高校的外事档案管理，必须通过扫描、摄像等方式对科研档案进行数字化处理，在管理利用方式上大胆尝试探索，与高校虚拟档案馆（图书馆）进程同步实现。
总之，合理有效、有秩序的完成外事档案的管理工作，不仅可以提高外事工作的水平、提升学校在国内外的知名度，而且可以创造更高的社会价值。所以，对外事档案工作有一个清楚的认识与态度，能够对待这份工作毫不懈怠，使外事档案的工作能够为学校的发展与开拓提供重要的战略借鉴。
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