我国采掘企业存货管理的改进
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(一)部门制定的采购计划不合理,没有考虑财务费用。
部门计划申购的材料设备不能全面地切合生产实际,想要什么设备就申请什么设备。矿上设备的价值量一般很大,提前申购会占用大量的流动资金,损失了资金的时间价值。而且设备过早地购买过来,如果管理,维护跟不上的话,设备会损坏,安全也是问题。以二期技改为例子,公司有向厂家订购一台皮带机,已经签定了购货合同,但是使用设备的工程由于多种原因没有按时完工。设备购买得早了,占用了很大一笔资金。在金融危机的情况下,类似的购货合同会让企业浪费宝贵的资金。还有一些暂时还用不上的设备物资,也是提早购买,堆放在二期施工现场,日晒雨淋,很容易毁坏,更严重的是材料脱离了仓库的管理,容易丢失,造成不必要的损失。
(二)仓库库存量过大。
我国采掘企业普遍存在库存量过大的问题,例如我调查的一个公司物资主要品种共有34大类。2006年12月底总额为1 275.6万元,2007年12月底为1 260.6万元,2008年7月底为1 214.5万元,库存总量变化不大,但也不能说明物资库存是合理的。根据材料盘点表中发现,我们仓库中相当部分存量偏大,长期积压不用的状况严重存在,尤其是2005年底前库存的物资消耗极少,加上2006年上半年采购量多,增加了库存总额。因此,我们很有必要加强物资管理,减少资金积压。现将具体情况分析如下,根据材料收发一览表中可以看出,2007年1～12月34大类物资中有670品种,全年无进货也无消耗,总金额为366万元,其中当然有必备的品种,譬如:球磨和破碎系统传送轴、铜套,但有的备得时间太超前了,如球磨轴承和包胶皮带滚筒和球磨大齿圈,无形中造成了资金积压,还有部分备件也备得过多,也碰到设备淘汰造成了浪费,如盘式过滤机、错气盘、分配盘全额约有6.74万元,还有水力旋流器淘汰,造成该部分备件也得报废。还有少部分备件不应该备,例如分级机锥头,因为该备件无法更换维修(省内无此大型设备维修加工)。更严重的,主要存在于单一品种备件数量存量太多,该部分预计超储百余万以上,其中光胶带运输机托滚、托架等存量有71万元,严重超过存量要求。球磨机MQY2736目前停工,原有的衬板形成了积压,其他两台球磨机衬板目前采用消耗定额外包,部分衬板也形成了新的积压。还有部分电缆申购余量偏大,剩余部分无法利用,造成了浪费。
(三)二级库材料管理混乱。
在采掘企业选矿厂和采矿厂的材料员出于方便,会一次性从仓库领取过多的生产材料。剩余的材料相对集中保存,也就是建立了二级库。选厂的二级库没有人员专门进行管理,对材料领用没有登记台账,工人需要材料就自行领取材料,很容易造成材料丢失。采矿的二级库没有安排人员进行管理,但也没有进行专门的材料管理。二级库管理的漏洞,造成了材料脱离了仓库人员的管理,安全性存在危险,更严重的是,二级库的材料属于已经出库的材料,记入了当期的生产成本,造成了生产成本虚增。
二、完善采掘业存货管理的建议
(一)加强部门采购计划的合理性。
各部门在制定采购计划的时候,要多花时间进行调查研究,对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解,掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况,进而做出科学合理的存货采购计划。要考虑到所采购的物资是否符合当前生产的需要,不要过早地进行采购。有时候部门所采购的设备物资在别的部门有存货,但还是会重复进行采购,造成这个问题的主要原因是存货信息缺乏共享。对存货管理不能仅仅靠一台秤和一支笔。库存管理谈不上有什么技术手段可言,仓库除了一本账簿记载着存货的收、发、存数量外,货品其他方面的基本资料很不健全,信息的收集与交换主要依靠手工来进行,使得存货管理的信息化程度低。虽然在对存货的核算上,也采用了会计核算软件,但它毕竟只能满足核算的需要。只有动态、高效地了解各种存货信息,并实现存货信息资源在部门与部门之间、部门与员工间、部门与供应商之间的共享,企业的存货管理才能精细化。
(二)仓库管理是重中之重。
仓库作为存货管理的主要部门,在存货管理工作中起到了主要作用。有效率的仓库管理工作是企业拥有良好存货管理系统的关键所在。
1.建立科学高效的存货管理制度。
严格执行财务制度规定,使账、物、卡三者相符。采购部门和仓库要对存货的购进、发出和库存进行日常核算,仓库应登记材料卡片,采购部门登记既有数量又有金额的明细账,定期将收料单送财务部门;财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证,登记存货账簿及有关账簿,月末与采购部门和仓库管理部门进行核对。
各部门分管的指标层层分解下达到所属各级单位和个人,实行存货的分级管理。存货领用应制定定额,同时以批准才能进行。领用的材料应由工艺部门核定消耗定额,属于间接费用的消耗、修理用料等,应编制计划或核定费用定额,生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料(选矿工艺成本见附录一)。存货领用须经部门负责人审批签字,应保证存货领用无误,手续齐全。仓库保管要审核领料单,双方要检查数量和质量,并签字或盖章。材料发出后,保管人员要按计划价格标明金额,登记材料卡片,并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门,应保证存货领用业务记录真实,领发无误。要求仓库保管员发货后及时登记存货台账;财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配,汇总领料单,分摊材料成本差异,分类制证,登记有关账务,应保证存货安全,记录正确。由内部稽核人员审核领料单,核对收发凭证和存货台账,检查收发记录和结存余额,查看存货的领用会计核算是否准确。加强日常管理,严格限制未经授权的人员接触存货。建立清查盘点制度,如有盘亏和盘盈,应分清责任,报告有关部门及时处理。
2.加强存货内部控制。
(1)签订存货采购合同内部控制。要保证存货采购在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托,授权的内容一定是经过有关部门批准的内容;采购人员按计划签订合同,无权在授权之外签订合同和变更合同的内容,合同的副本应送财务部和生产管理部审核价格与留存。
(2)存货采购资金支付结算内部控制。要保证货款支付正确、合法。财会部门接仓库通知承付货款,应审核合同的签订是否符合规定;验收单、入库单是否真实可靠,是否与合同一致;进货发票是否合法,是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。审核无误后,办理付款手续,进行货款支付结算。
(3)存货内部审计。应保证存货业务合同有效,保管安全,付款正确,会计核算准确,各部门资料反映真实可靠。由内部审计人员抽查存货采购合同,审查合同是否经过授权、是否有效,同时审查在途存货,应保证存货安全、账实相符、核算准确。由内部审计人员抽查存货盘点表,监督存货盘点,审核保管部门和财会部门的日常核算是否准确,各部门的数据是否相符,有无违反规定程序和舞弊行为,还要对存货领用的内部控制进行评价。
(4)存货盘点及处理内部控制。应保证存货账实相符。仓库保管员应定期盘点库存存货,编制存货盘点表,并提出处理意见。财会人员年底应抽查存货盘点表,对于生产中已无转让价值的存货及其他足以证明已无实用价值和转让价值的存货,根据主管领导和相关部门批准的处理意见,同仓库保管员共同调整存货账务,以确保账实相符。
3.二级库管理实施内容。
生产部门设置二级库,储备一些日常生产常用的零部件是可以方便生产部门,减少领用材料的时间损耗,有助于保持生产的连贯性。做好二级库的管理要做好以下几点:
(1)设置专人进行管理,随时登记材料领用情况,严格办理二级库的材料出入库手续(出库参照“仓库领料程序及相关规定”见附录二,登记好台账)。在满足工人方便领用的同时保证材料的安全性。月底根据台账登记的记录到仓库进行退库处理,冲减当期的生产成本。
(2)财务部、营销部、仓库每月要对二级库进行盘点、检查并出具书面盘点报告,做到账实相符,对二级库管理人员进行业务指导。
4.改“包工不包料”为“包工包料”。
由于增值税税制改革,用于生产的固定资产部分可以进行增值税抵扣,所以原来与施工队签定的“包工不包料”要改为“包工包料”,这样做有利于进行增值税抵扣,减少企业的税赋负担。但如果全部材料都由企业负责,势必加重企业对施工队的监督工作,实施难度较大,而且要开具增值税专用发票,材料价格也会上涨不少,用于抵扣税赋的效果也会降低很多,因此,企业因该抓大放小。具体做法为一些大的材料如钢材和水泥、沙石料等由企业进行提供,根据施工工程量制定定额消耗,减少施工方的浪费,其他小的零用材料由施工队继续包干。
采掘业企业要做好存货管理是有章可循的,企业做好存货管理有以下几个重点:
1.要切合依据企业自身的发展特点和现有条件,不能盲目照搬其他企业的模式。由于存货管理方法是多种多样的,既有传统的能通过差异分析进行的价值控制方法,也有利用技术革新、组织结构的协作制约功能的非价值控制方法。根据成本管理战略选择成本控制方法没有固定的范式,完全要依据企业的现实基础,考虑组织结构、企业文化、生产方式等而定。
2.存货管理是个全面的过程,要考虑周全,从企业计划发展到企业经营目标实现都要考虑存货管理。
3.要把存货管理提到企业日常发展目标,公司高层管理人员带头,动员全体员工实施监督管理,从每件小事做起,建立存货成本控制激励,保证存货管理工作的长期有效地进行,让存货管理工作显现效果。
4.引入先进的存货管理方法。应用会计电算化的用友U-8系统的存货管理系统,是适应当代高新科学技术的制造环境和灵活多变的管理方法,企业管理者可以高效、动态地掌握存货的库存量。
(作者单位:江西省地质工程研究中心)