论高校二级院系办公室管理人员工作现状、原因及应对策略
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摘 要： 新形势下，高校二级院系办公室管理人员面临管理水平提升、职业生涯发展等各种困境，办公室管理人员如何找准角色定位，明确工作职能目标，提升管理工作水平，促进自我发展，已成为一个亟待解决的高校管理问题。本文通过对当前高校二级院系办公室管理人员工作现状、原因的分析提出了相应的解决对策。
关键词： 高校二级学院办公室 管理人员 工作现状 原因分析 解决对策
办公室是高校二级院系行政管理的中心，是联系领导、师生、部门的枢纽。随着我国高校内部管理体制不断改革和深化，高校二级院系的内部事务和对外联系愈来愈多，二级学院办公室的地位和作用日益凸显。新形势下，如何把握高校发展对二级院系办公室管理人员的新要求，办公室管理人员如何找准自身角色定位，明确工作职能目标，提升管理工作水平，促进自我发展，已成为一个亟待解决的高校管理问题。本文通过对当前高校二级院系办公室管理人员工作现状、原因的分析提出了相应的解决对策。
一、高校二级院系办公室管理人员工作现状及原因分析
（一）管理的范围广、内容多、任务繁重、工作人员压力大。
作为二级院系的综合管理部门，办公室人员管理内容涉及财务、资产、设备、人事、宣传、科研、实验室、制度建设、后勤保障等诸多工作，内容多，范围广。从人员配备的情况来看，二级院系办公室一般只配备一名管理人员，但从事的管理事务十分繁重，涉及的范围十分广泛，有的甚至相当琐碎，要求投入大量时间，花费许多精力。除了工作要面面俱到外，学校的人事政策、薪酬制度、领导风格、人际关系、家庭因素、经济因素等也是办公室管理人员的压力来源。因此，这对于办公室管理人员的综合素质包括业务素质和心理素质提出了极高的要求。
（二）人员素质水平参差不齐，直接影响到办公室工作的有效开展。
从现状来看，高校二级院系办公室管理人员的素质水平参差不齐。由于入职的门槛比较低，很多高校二级办公室人员都是在高校内部的辅导员或者教学秘书中抽调或者选派到办公室管理岗位，某些甚至是受聘的本校本科毕业生，人员的学历大专、本科、硕研不等，人员的专业背景亦各不相同，而真正是管理专业背景的并不多见，人员的工作经历和管理水平更是差别巨大。这些都将直接影响到办公室各项工作的高效有序开展。
（三）办公室管理人员疲于事务性工作而疏离自身专业学习。
由于办公室管理工作千头万绪，除了事务性工作不断外还要随时应对各种突发性的事件，除了有效协调和处理部门之间、领导和教职工之间、行政人员和教师之间的意见分歧和工作矛盾外，还要做好组织、调查和研究工作，以为领导决策和指导工作提供可靠的依据，做好领导的参谋和助手。因此，办公室管理人员往往疲于各种各样的、琐碎的事务和处理各种复杂的关系之中，没有时间和精力提升自身的业务水平和管理能力，而对于不是高校教育管理专业背景的人员更没有完整的时间完成自己所在学科领域的教学、科研和学历的提升。这往往造成教育资源的严重浪费，从事办公室管理人员渐渐疏离和淡化所学专业。
（四）管理工作未得到领导和师生足够的重视、管理人员容易产生职业倦怠。
办公室管理的工作的重要性未得到领导和老师的足够重视，目前很多高校院系认为办公室管理人员的定位仅仅局限于学院的“管家”，认为只是做好学院的后勤保障即可；某些学生甚至将办公室人员当成了物管人员；某些老师认为管理人员做的都是没有技术含量的工作，付出的劳动量远不如教师，这是导致二级院系在绩效分配时的主要矛盾根源。对办公室工作的不了解和错误的想法将影响到办公室管理人员工作的情绪和动力。面对繁杂琐碎的事务和人员自身的工作压力，办公室管理人员极易产生职业倦怠，严重影响工作效率。
从已有的高校人事激励机制和制度看，高校管理人员的职称评聘、学历提升、绩效考核、薪酬福利等制度的建设均不完善。高校管理人员属于教辅人员，在政策和制度的制定上未得到足够重视，是一个极其容易被忽视的高校弱势群体。
二、应对策略
（一）二级院系办公室管理人员要认准自身的职业角色定位。
首先，办公室管理人员要牢固树立服务观念，办公室所开展的一切管理工作均是为学院的领导、教职工和学生开展服务，服务是办公室管理人员工作的宗旨，也是办公室工作的核心。其次，办公室管理人员是院系领导的参谋助手，办公室管理人员在工作中要善于收集可靠有用的信息，通过综合分析和判断为领导提供有建设性的意见。再次，办公室管理人员要善于协调处理各种矛盾和关系，为领导和教职工排忧解难。只有认准了自身的角色定位，办公室主任才能明确办公室管理的职能目标，围绕学院的核心工作，以大局为重，有针对性地为领导和师生开展服务。
（二）完善激励机制和制度建设，增强管理人员工作原动力。
就现行高校针对管理岗位职员的职称评聘、岗位晋级、学历提升、绩效考核、薪酬福利等政策和制度的制定情况看，由于受到高校岗位职数的限制，高校不得不在人员的在岗年限和工龄等非智力因素方面设置较高的条件，这使得绝大多数处在管理岗位的办公室管理人员在岗位晋级、提高收入水平上处于相当被动的地位，某些高校甚至限制管理人员参与职称评聘，办公室管理人员无法同教师岗位的教职工一样通过职称的评聘提高自身的社会地位和收入水平。这极大地挫伤了管理人员工作的积极性，削弱了办公室管理人员的工作热情和动力。因此，高校和有关教育管理部门亟须改革和完善高校管理人员的有关政策和制度的制定，以人为本，为管理人员的进修、培训、学习、晋升提供更多的有效途径，在关注教师的职业生涯规划同时应关注高校管理人员的职业生涯规划，为管理人员的职业生涯发展创造更好的条件，从而消除管理人员的职业倦怠感，增强管理人员的工作原动力，推动高校各项事业的和谐发展。
（三）加强管理业务学习和培训，提高办公室管理水平。
1.为了适应高校办公室管理工作的需要，办公室管理人员必须具备一定的思想政治水平。办公室主任更加要求做到政治可靠、作风正派、认真负责、任劳任怨。办公室管理人员必须不断提高自身政策认知水平，防止出现原则性错误。
2.高校有关部门应努力创造条件给办公室管理人员提供相关业务培训，使其掌握各项事务的特点和处理办法，遇到问题做到忙而不乱。
3.办公室管理人员要提高自身的综合素质修养，特别是现代化办公信息处理、组织协调、辅助参谋和突发事件的应变能力等。在平时工作中不仅要积累经常涉及的文秘、财务、管理、制度及档案方面的知识，而且应自主学习并掌握高校管理管理研究的理论和规律，并完成相关的科研工作。
4.办公室管理人员要加强身心锻炼，只有具备强健的体魄和乐观积极的心理，才能从容应对工作压力和各种挑战。
（四）加强与部门、领导和师生之间的交流，化解矛盾。
管理人员自身应加强与部门、领导和师生之间的沟通交流，想方设法地努力提高服务质量，达到让领导满意、教师满意、学生满意、职能部门满意四个职能目标，这样才能获得领导、师生和职能部门的理解和信任，减少不必要的矛盾和误会，才能真正做好办公室管理工作。
三、结语
随着高校改革的不断深化，高校二级办公室管理人员要解决目前工作和发展面临的困境，需要自身、学校管理者和教育主管部门的多方努力。管理人员要明确角色定位，在切实为师生做好服务工作的同时加强自身综合素质和专业能力的提升，为职业后续发展打下坚实的基础；学校管理者和教育主管部门要对高校办公室管理机制体制、管理岗位晋级办法、管理考核办法等环节进行深入思考和探索，提高办公室管理人员工作水平和工作积极性，从而更好地为高校的事业发展提供保障。
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