谈机读目录的输入

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档案信息化建设的核心是资源建设，资源建设的任务之一就是现有馆藏档案的目录数据库和珍贵、重要全宗全文数据库的建设。数据库建设不是一句空话，不是配备了一定量的计算机等硬件设施和相关软件就完事了，它需要档案工作人员付出艰辛的劳动，将馆藏档案逐条录入（或逐件扫描），并且准确无误，才能为利用者提供方便、快捷、优质的服务。笔者曾参与过录入案卷和文件级目录的工作，发现其中有些问题，今提出来，请同行指正。

机读目录是一种脱离档案载体的目录，如果输入时就有错误，势必影响以后的检索。就目前状况看，输入时问题较多的是：（一）文件编号项―――过于简化；（二）责任者项―――两个以上单位联合发文的文件作者过于简略；（三）题名项―――有的不够规范；（四）文件形成时间项―――有的空缺；（五）主题词项―――标引不规范或根本不标引。下面针对上述五个方面的问题，建议输入时应注意：

（一）文件编号项。完整的文件字号应包括发文年代、发文单位代字和文件编号三部分。小的单位只有一个发文代字和文件顺序号，输入时文件字号简化成文件编号尚可，但也不能说是完全正确的。如果制发文件的单位字号太多，建议应详细输入，如文登市人民政府有“文政发”、“文政办发”、“文政任发”、“文政地发”、“文政地补发”、“文政出字”、“文政便字”等等，如不详细输入其文件编号，是很难以检索的，即使是检索到，也很难达到快捷、高效地为利用者服务的目的。

（二）责任者项。两个以上单位联合发文的文件作者项在输入时如果过于简略，在计算机中则看不出是联合发文，会被认为是某单位独立制发的。在输入某全宗时，笔者曾发现，在此全宗中联合发文用的是彼单位的文号。像这种情况，如果文号简化，作者简略，那文件作者很可能就张冠李戴了。正确的输入方法应该是：（1）两个单位联合发文的，其文号、作者都应详细输入；（2）三个以上单位联合发文，有两种情况，一种是文号只有一个，由主办单位编发；一种是参与联合发文的单位，每个单位都有自己的文号。前一种情况在输入时，在作者项应输入主办单位名称后加“等”字，这样与文号相对应；后一种情况在输入时，应根据情况，在各自的全宗内分别输入各自的立档单位名称，在名称后加“等”字，文号亦是如此。这是笔者对三个以上单位联合发文的简略输入的一点建议。当然，能详细输入则更为妥当。从检索和利用的角度说，机读目录应比纸质目录更详细，因机读目录已脱离了原始档案的载体，输入正确，查找会很迅速；输入有误，则是很麻烦的事情。

（三）题名项。文件题名不规范，在输入时要另拟题名，另拟的题名要能反映其文件的基本大意。不规范的文件题名有多种表现，如：（1）在转发文件中，以逐级的文件字号代替题名；（2）用简单的“通知”二字代替题名；（3）根本无题名（这种情况，上个世纪八十年代前较多见）；（4）题名不确切。这些问题，要根据情况，有的在输入时要先照录原题名，再在[]内另拟题名；有的要直接在[]内另拟题名。

（四）文件形成时间项。文件形成时间输入时不能空缺。没有时间，检索很是不便。在输入时，应注意对个别没有具体落款的卷内文件进行认定或考证，文件时间至少要输入到年代。

（五）主题词项。主题词标引不规范或根本不进行标引，这个问题虽是软件的问题，但输入者有责任更改和补填。现有软件，只是数据操作―――临时录入文书案卷目录和卷内文件目录，它只是根据题名的形式特征进行分析后，自动标引的主题词。每一份文件都有包含的主题与分析出的主题的对应问题，自动标引的主题词，大部分都很正确，但个别时候也会出现问题。笔者还发现了很多“断字取义”的主题词，如笔者在输入时遇到一个《等级运动员名单》的题名，自动标引的主题词却是“动员”二字，再无它词。“动员”属没有独立检索意义的通用词语，所以，操作人员在输入时，应纠正这样类似的主题词，将“动员”改成“运动员”后，再补填一个“名单”主题词。对没有标引主题词的，也要补填与题名对应的主题词。

（作者单位：山东省文登市档案馆264400）