企业档案管理创新与服务模式研究

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摘要：伴随着社会信息化的日益发展，企业档案作为企业管理的一个重要内容，是维持企业持续发展的重要信息资源。为保障企业管理的日益合理化，促进企业进一步壮大，必须保障企业档案管理工作的信息化与现代化的实现。而根据实际企业档案管理中出现的问题，从企业服务模式和强化规范化制度化建设以及企业管理创新的问题提出了观点和看法，以期促进企业档案管理工作及服务等诸多方面的科学化。

关键词：企业档案；基础业务；创新与服务

中图分类号：F49文献标识码：A文章编号：16723198（2013）23017602

1前言

随着我国政治、经济体制改革的深化，信息技术的日益发展。企业档案管理工作成为一个优良企业迅速得以发展所必须关注的重要内容。

然而在企业的实际运行中，仍然存在不少问题如建档工作滞后、管理不规范等，特别是在档案管理和服务工作方面尤为明显。而大部分问题的产生都是由于档案管理的方式的传统，实体档案的边缘化等诸多问题，给企业档案管理带来很多前进的困难。所以为了保障企业档案管理创新与服务模式的完善，必须从公共服务的基本完善，服务领域的进一步的拓宽，注重档案信息资源的开发等诸多方面着手。本文分析了企业档案服务模式的创新方法，从全方位提供服务、构建信息开放中心以及进行深化层次编研三个方面来实现企业档案信息资源的共享，探讨如何提高企业档案管理创新化与服务模式进一步的完善，进而保持企业自身的稳定、持久的发展。

2企业档案管理功能服务模式创新

2.1全方位提供服务

以科学的原则和方法管理档案，用独特的方式在各种思想之间建立起独特的联系，是突破传统的“实体保管”的档案管理方式所必须的。针对以收集、整理、鉴定、保管、统计和利用管理数据及内容为主体的档案来说，为发掘其中的信息功能必须创新档案的服务模式。档案管理模式创新包括信息计算机网络化、新型载体电子档案以及档案管理模式创新面临的问题。抓重点、求突破，确保及时、准确、完整地提供档案利用是保证档案信息资源开发利用的途径。因而为了实现全方位的管理模式，必须有强有力的物质、技术保障。建立和完善企业信息开放利用中心，实现档案开放，深化已经公开现行文件，是必不可少的。而在现在企业运行中，往往以纸质模式进行管理的现存档案与企业日常运营产生的电子文档日益增加的状况并不适应。面对这种现状，必须实行对档案资源全方位的服务，进一步加深数据信息，提取出企业发展所需的资源。例如加强档案资源的电子化，可以快速了解工程项目的具体情况；为加强档案的信息化进程，发挥电子文档的优势，对于档案管理可以提供快速查询搜索的功能。与此同时，还需要进行科学的编目。为实现全方位的档案服务，加强科学管理档案资料。必须在定期完善档案信息存储的同时，必须对数据资源的质量与准确率加以控制。首先，企业必须要树立改革、开放，服务大局，竞争、协作的理念。同时，企业作为一个以经济利益为主要运营目的的法人，应建立与市场经济相适应的档案工作运行管理机制。建立健全电子文件整理标准，软硬件基础设施建设和应用系统开发；其次依靠一定合理适用的政策和物质保障，以提高企业利润，从而保证企业稳步而良好的运行。

2.2构建信息开放中心

随着信息社会的日益发展，网络信息资源的日益丰富，以人力和传统的“实体保管”的档案管理方式已不适应今天档案资源的管理与服务。构建基于WEB平台构建太钢档案管理服务模式，提供全方位开发利用开展企业档案的开发利用工作，是提高档案资源效率的重要手段。针对档案资源的开放利用和回收，越来越多的企业通过构建信息开放中心的方式来推动企业适应时代的发展。为优化传统档案服务方式，利用信息化手段发挥新的服务方式，企业档案开发可以积极地探索档案宣传的内容、重点和方式上的问题。

而实现信息开放的多元化有多种途径：首先，需要通过网络资源的形式建立支持用户通过登录系统的信息查询方式。其次，针对客户的实际需要，企业在对档案信息管理的问题，可以通过电子邮件等多媒体方式进行远程服务。与此同时，为延伸档案资料的服务时间和空间，企业应该适应时代的发展，建立高效的信息系统。最后，为方便用户检索信息资料，利用资源网定期档案服务数据包、构建档案数据库。当然，我们不能忽视对企业档案资源的编研与利用。而针对这一方面所出现的问题，信息开放中心还可以在分析档案原始信息的基础之上，为形成信息含量高、具备针对性的档案产品，以保证企业得到充分发展，对档案原件的价值进行开发。

2.3进行深化层次编研

充分优化档案原始信息，是档案资料的编研工作的重要内容。同时，我们必须要注意到的是档案资料主要是针对企业的日常工作以及实际的数据和运行需要等诸多方面，必须对原有数据进行整理，根据现实工作的实际需要，对所需信息进行处理。而出来的工程是根据企业现有馆藏经所需信息根据实际工作种类和企业运行的各个阶段，进行分类处理。但同时，要保证信息的真实性，对于有价值的信息进行汇总。而这些步骤都是为保障企业的档案编研符合企业的利益需要。可以为企业良好、稳定的发展提供有力的依据。

在实际操作中，企业倘若要想改善其档案信息资料管理必须要注意以下事项：第一，针对档案数量繁多，种类多样的信息的实际需求情况，档案资料的处理要以优先级的方式有序进行。第二，因为企业档案资料对于企业自身利益密切相关，在其编研的工程中，我们必须请要具备丰富经验的档案专家来进行，以保证其档案资料处理的合理性与科学性。第三，在档案资料内容处理上，对于来自企业管理部门或者国家行业协会的指导性文件档案，应定期编研汇总。第四，档案资料处理的过程中，充分发挥档案资料的价值，必须保障编研资料能够及时提交，档案资料也必须按照周密的时间流程来进行，保证编研资料的全面性和概括性，而对于涉及企业生产具体细节的资料，则编研时更应注重其细致性和完整性。

2.4强化规范化制度化建设，建立工程档案检查考核制度

项目前期预知管理，项目开工统一档案管理标准，项目实施阶段实时监控，项目交工阶段总结反馈的各个阶段等都所属于企业项目工程全过程管理的主要内容。针对项目档案的分散管理，制度不完善，业务监督、指导力度不足；工程档案残缺、不完整、不能准确地移交归档的现状。首先，为保证归档资料及图纸的准确、完整，必须建立健全档案各项规章制度。其次，建立健全档案资料保证金制度，在项目工程的初期阶段抓起，档案人员参加重要设备的开箱验收，及时做好传递和变更记录。其次，大力推行对电子文件档案在工程档案中运用。做到企业档案为企业文化建设服务，为企业的文化建设提供详实的素材。同时，为保障基建档案管理工作流程与优化，文书档案管理工作流程与优化，会计档案管理工作流程与优化，经营档案管理工作流程与优化，必须建立工程档案检查考核制度。针对档案管理的实际情况，对于有价值的信息资料，进行定期的汇总和检查。对于那些对于企业发展没有借鉴意义的资料进行处理，合理分类和汇总。

3结束语

针对现行企业资料档案处理出现的诸如基础设施不到位、处理信息的方式落后、有些基层的档案室甚至还处于手工操作的阶段等诸多问题，给企业所带来的如档案信息处理效率低、开发速度缓慢等困境。亟需一个新颖的档案信息处理新思路、新方向。为了使档案资源真正成为企业的持续发展的助力，充分发掘档案资源的价值，必须积极探索档案服务的新模式。本文结合具体企业的实际情况，所提出的档案资料管理的创新方式以及如何完善档案资料的管理的解决方案，是我们根据企业在实际工作中所出现的问题而提出来的，具有很强的实际操作性以及现实应用性。虽然本文对该问题提出了相应的解决方案，然而作为以盈利为目的的单位，企业必须从实际出发，把握好资料档案管理的每一个阶段。

参考文献

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[3]范淑清，江涛.信息时代企业档案管理服务模式创新[J].佳木斯教育学院学报，2010，（6）：336336.