从“三同步”到“全过程”

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重点建设项目档案质量是建设工程项目质量的重要组成部分，对工程项目建成使用后管理、维护、改造具有非常重要的意义。为保证建设项目档案的质量，从20世纪80年代以来，国家档案局或单独或会同国家相关部门先后下发了一系列文件，总结推广了许多好的做法，其中，“三同步” (或“三同时”)就是重点建设项目档案管理工作中被实践证明是行之有效的一个做法。

1985年4月，国家档案局和国家计委在南京召开国家重点建设项目档案资料工作座谈会，在这个会上，扬子石化公司等单位介绍了经验。在国家档案局和国家计委联合印发的《座谈会纪要》中指出：“扬子石化公司等单位介绍的‘同三步’经验(即工程建设一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行)，值得学习和推广”――这是国家档案局第一次在文件中提出“三同步”。

1988年6月，核工业部在《关于进一步加强大亚湾核电站工程建设项目档案工作的意见》中提出：“领导上在抓工程质量、进度的同时，应及时研究解决档案工作中存在的问题。做到核电站工程建设和档案工作的‘三同步，保证大亚湾核电站档案的完整性、准确性、系统性，为大亚湾核电站建成后的安全运行、维修、扩建等提供可靠的依据”。

1994年，南京市政府办公厅转发了市档案局和市计委、经委、建委联合下发的《关于进一步加强全市重点建设项目档案工作的意见》，明确提出“承担项目档案管理的部门和人员要按照国家规定，认真贯彻‘三同时’原则：即项目建设一开始同时抓项目档案建档；项目建设过程中同时抓项目档案的积累和收集；项目竣工验收的同时对竣工档案进行验收”。这是南京市贯彻国家有关文件精神，结合实际情况，借鉴环保、消防等部门的做法提出的要求，并把它作为重点建设项目档案工作的基本原则之一来提。南京市国家重点建设项目长江第二大桥的档案工作，正是遵循“三同时”的原则，着力抓好几个关节点，取得明显成效，创造了档案资料与工程建设高度“同步”的记录。二桥建成通车前，国务院稽查特派员办公室来人对工程项目进行了“地毯式”的检查，指挥部档案室提供了大量的档案资料，检查结果令他们非常满意，国务院稽查办给予了十二个字的高度评价：“工程完、结算清、场地净、档案毕”。国务院稽查特派员办公室任树本副主任称赞道：档案工作非常重要，你们的工作做得很好！2000年6月，市档案局在长江二桥召开重点建设项目档案工作现场会，宣传总结推广了他们的做法。应该说，几年来，运用“三同时(三同步)”这个基本原则进行管理的建设项目档案工作，对提高档案质量发挥了积极的作用，取得明显的效果。

随着国家的建设体制改革，项目法人制、招投标制、监理负责制等等的实行，对工程质量的控制越来越严。重点建设项目档案工作(以下简称建设项目档案工作)怎样与之相适应的问题，也摆到我们面前。在这方面，从南京长江二桥开始，南京地铁、南京长江三桥等一批建设项目的档案工作者都作了积极探索，他们的做法给我们以新的启示。

一、前端控制：将对档案工作的管理要求与工程管理的要求有机结合、融为一体。

前端控制包括管理体制和工作网络的建立，以及工作要求和标准的提出，使档案工作从一开始就走到前台。前者需要工程建设项目管理机构领导的重视关心，“兵马未动，粮草先行”，健全管理体制和工作阿络，从组织上提供保证；后者则更多地需要档案人员主动考虑，编制工程建设项目“档案管理办法”(或“竣工文件编制办法”)，对建设工程文件材料从形成积累、表格式样、质量要求到移交归档、整理编目以及责任部门提出要求。这个要求怎么提，能否和工程管理部门对工程质量的要求相一致，档案的实体管理和工程建设中对项目工程的划分是否一致等等，都是颇费思量的。由于项目工程建设者和档案部门所站的角度不同，整理编目的体系不同，以往竣工资料归档后档案部门还要重新编制档案号，费工费时。现在，南京三桥档案工作者通过反复推敲、研究思考，反复协商、征询工程管理部门的意见并与他们取得共识，解决了这个问题，将二者要求融为一体。现在的编号体系，既遵循档案管理的特点，又不违背工程建设的规律，一目了然，方便利用。

二、期中控制：将对档案资料的质量控制纳入到完善的工程建设质量保证体系。

建设项目档案管理是项目建设的组成部分，其相互之间的不可分割性使得档案工作“搭乘”工程管理这个“车”成为可能。为确保建设工程质量，通常重大项目建设单位实行的是“两级监理”、“三级质保”体系。两级监理是：由项目法人担任的总监办事机构和通过社会招标选择的社会监理机构；三级质保是指：政府监督、社会监理和企业自检(监督)。工程档案是反映工程质量控制的载体和凭证，纳入工程质量保证体系对档案质量的控制无疑是非常有利的。借助“两级监理”和“三级质保”体系，建设项目档案资料从形成到归档要经“五道关”把守：即施工中把“形成关”，交工验收时把“归档关”，监理代表建设单位把“质量关”，指挥部把“整理关”，最后全部档案逐本过“审核关”――严格的管理、严密的措施，使得档案从形成、积累到归档、移交都处在受控状态。同样，施工单位开展多种形式的劳动竞赛、争先创优等活动，都把对建设项目档案资料的质量要求列入其中进行考核，这对保证档案资料的齐全、完整、优质都是积极有效的。

三、工后控制：将对档案资料的验收、移交作为工程验收的重要组成部分严格把关。

这里所说“工后”，是借用工程建设的提法，我们把它解释为工程完工至交工验收、交工验收后至竣工验收这个期间。“工后”控制重点一是交工验收这个环节，二是正式竣工验收前的“缺陷期”。交工验收包括外、内业两部分，外业是现场实体检测、外观检查，内业则是看保证工程质量的档案资料，工程交工时做到档案资料和工程建设同步，有特殊要求的，纸质档案和电子档案同步。随着对建设工程质量要求越来越高，工程“缺陷期”延长(如交通工程项目由1年延长至2年)，“缺陷期”的观测记录、辅助建设项目以及管理中形成的相关资料对工程竣工验收也非常重要，因此，不论从哪个角度来说，交工验收并不意味档案工作的结束。为保证能够有效控制工程质量，不少建设单位采取收“质量保证金”的做法，即在招标合同文件中就明确将大约占工程款5％左右的费用作为“质保金”，工程质量(包括档案资料质量)不符合要求，则不予计量支付。事实证明，运用经济手段制约还是很有效的。

四、“全过程”“全方位”控制：将创“精晶档案”的目标融合在“创精品工程”的整体意识之中。

创“精品工程”是建设者追求的目标，档案作为工程重要组成部分，把它做成“精品”，在这一点上，承担重点建设项目的“四方”(建设单位、设计单位、施工单位和监．理单位)认识上要有高度的一致。工程监理在对工程投资、进度、质量进行重点控制的同时对工程档案实行严格的监督，是对档案工作进一步规范化管理的促进；施工单位在“消化”要求的基础上落实专人负责资料的收集整理，为档案的齐全完整打下基础；档案工作者将创“精晶档案”的目标融合在“创精晶工程”的整体意识之中，档案管理与工程合同管理、招投标管理、全面质量管理和计量支付、监理负责制等工作环节的结合，以及通过前端介入、期中渗透、工后跟踪的“全过程”、“全方位”控制，档案资料的质量得到有效保证――这种多方支持、多方努力，使得对建设项目档案管理的方法手段日臻完善、趋于成熟。

从“三同步”到“全过程”，在工作的理念和方法手段上是一个变化和提高，是重点建设项目档案工作与时俱进的体现。档案工作是做好工程建设不可缺少的环节，它只有与工程建设紧密结合、融人工程建设之中才有生命力。

(作者单位：南京市档案局210008 南京长江三桥指挥部 210028)