有效发挥高校院(系)资料室职能的对策浅探
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【摘要】高校院(系)资料室是高校图书情报组织的一部分，是教师教学和科研的前哨。目前，有相当多的高校二级院(系)资料室存在着职能不完善的状况，只是做些资料的保存、整理及借阅的工作，而编制文献目录、文献索引、专题文摘，搜集和整理专题参考资料，提供情报咨询等工作，根本没有开展。针对这些问题，本文提出了解决的对策。
【关键词】高校院(系)资料室 职能 资料 对策
一、目前，高校院(系)资料室职能不完善的表现及原因
高校院(系)资料室是高校图书情报系统的组成部分，是直接为本系本学科的教学和科研服务的基层专业情报资料综合服务机构。其职能是否完善，直接决定着其服务质量。其职能完善，才能为教学和科研提供良好的服务，推进教学和科研活动的开展；若其职能不完善，必然服务不良，影响教学和科研活动的开展。那么，目前高校院(系)资料室的职能是否完善呢?通过对辽宁省3所高校院(系)资料室的调查，表明相当多的高校的资料室的职能存在着不完善的状况，相当多的高校院(系)资料室只是做些资料的保存、整理及借阅的工作，编制文献目录、文献索引、专题文摘，搜集和整理专题参考资料，提供情报咨询等工作，根本没有开展。绝大多数资料室也只为本单位的教师和学生服务，不对学院以外师生开放.与图书馆和其他院系资料室缺乏沟通、交流和联系。这种封闭的运作模式严重影响了室藏信息的开放性和文献资源的共享，其利用率得不到提高，资源处于严重的浪费状态.不利于教学和科研工作的开展。造成这种情况的主要原因一般有四种。
1.缺乏专职的资料室管理人员
高校合并后 ，规模扩大了，但人员(特别是教辅人员)的编制却相对压缩了。因此 很多新建立的二级学院根本不设专职的图书资料管理人员，只是设立一个兼职的图书资料管理人员，甚至有一些资料室还处于名存实亡的瘫痪状态。
2.缺乏资金投入，导致资料缺少，设备落后，条件不具备
据调查，不少高校对资料室缺乏资金上的支持，使其资金极为困难，资料难以购进，设备难以更新，使职能的完善缺乏物资技术条件的支持。
3.制度不完善，没有要求资料室担负其应尽的职能
据调查，不少院校把资料工作摆在可有可无的地位，没有认识到情报资料工作的重要地位和重大作用，把情报资料工作当成谁都可以干的简单工作，把系部资料室当成了“第二办公室”，把资料员当成了未明身份的“行政候补”或“机动干事”，根本就没有要求资料员做这些工作。
4.资料员缺乏有效的激励机制，资料员动力不足，不愿担负某些职能
据调查，很多资料室的工作全靠资料员的责任心来维持，完善资料室的职能，提高服务质量，与资料员职称的晋升、事业的发展关系不大，也得不到相应的称赏。没有有效的激励机制及评价奖惩机制，完善资料室的职能便不能成为资料员内在的需要，资料员自然动力不足，不愿担负。
二、高校院(系)资料室职能完善的标准
要完善高校院(系)资料室的职能，必须先明确高校院(系)资料室职能完善的标准，资料员到底应该干些什么工作。若非如此，完善高校院(系)资料室的职能便无从着手。职能完善的高校院(系)资料室，应当担负以下职能。
1.资料的保存和整理
这是高校院(系)资料室最基本的职能，是其开展良好服务的前提，若这项工作做不好，担负其他职能就无从谈起。目前的高校院(系)资料室，对资料的保存尚还重视，但对资料的整理却很不到位。如没有对购置的资料分类编目，对资料的摆放也很随意，没有按目录分类有序摆放，致使资料的查找十分困难，难以准确掌握资料的借出状况，难以查验资料的丢失情况，导致了资料的难以查找和大量丢失。为除此弊，必须对购置的资料进行分类编目，并以此有序摆放，借出的图书还回后还应放回原处，使其存放位置有序化、固定化。应将资料的分类和摆放情况登记造册，并录入计算机，这样便可使资料的品种、多少和摆放状况一目了然，并可准确掌握资料的丢失状况。
2.资料的借阅
这是高校院(系)资料室的基本服务项目。担负好此项职能，资料必须及时收回，处于循环流动状态，如资料借而不还，流转不畅，必会降低资料的利用率，影响教学和科研活动的开展。目前高校院(系)资料室广泛存在着资料借而不还，流转不畅的现象，严重降低了资料的利用率，影响了教学和科研活动的开展。造成这种局面，是因缺乏有效的约束机制，无法对借而不还的行为加以有效的约束，如有的单位虽然规定了资料的借阅期限及续借和奖惩的对策，但资料员与师生都是本单位的职工，资料员难以撕破面皮，向师生催要。解决这一问题，最有效的就是实行借书证制度。单位给每个职工发一定量的借书证，每借一本书押一张借书证，还书时归还借书证，借书证用完则不可再借。这样，师生借到的书达到定额时，为借新书，就不得不归还旧书，师生手中积压的资料就不会超过定额，资料就会处于循环流动的状态，彻底解决资料借而不还，流转不畅的顽疾。
3.编制文献目录或文献索引
这是方便师生了解资料室资料收藏状况和查找资料，提高服务质量的关键环节。若没有文献目录，师生就难以准确了解资料室所藏图书的数量和种类，难以有效地加以利用。文献索引是师生查找资料的指路灯，可大大方便资料的查找；若没有文献索引，资料就会查找困难，大大降低其利用率，使大量资料被闲置而得不到利用。查找资料当然可以借助既有的一些工具和方法，如图书馆目录、期刊索引、电子计算机文献数据库等，但这并非针对本资料室的文献，难以完全适应本资料室的情况，不能满足本资料室师生的需要。为方便师生对本资料室文献的利用，针对本资料室的文献编制文献索引必不可少。目前，高校院(系)资料室对编制文献目录或文献索引，有的作了，但还有相当多的却未作。但若要切实为科研服务，提高服务质量，则此项工作必作，只提供低层次的服务，难以满足科研的需要。
4.编制专题文摘
高校教师搞科研，一般都是根据自己的特长而形成相对稳定的研究领域。为更好地为科研服务，高校院(系)资料室应据此而编制专题文摘，这可让研究者及时准确地掌握自己研究领域的研究动态、主要成就和相关的各种观点，有力地促进科研活动的开展。
5.搜集和整理专题参考资料
资料室的书刊资料，对各个研究专题而言，都是散见各处，不便研究者利用的。为了方便研究者对资料的利用，高校院(系)资料室应将本单位研究专题的相关参考资料进行搜集和整理，即先将他们搜集到一块，然后再据其内容和重要程度进项分类整理。
6.提供情报咨询
有的师生对如何利用图书资料不太精通，大多对资料室的书刊资料难以透彻了解，对本单位资料室自己研究专题的相关资料更难以准确了解，因此资料员应提供情报咨询服务以克服师生的这些困难。该项服务以协助检索、解答咨询、专题文献报道、情报检索服务等方式向师生提供事实、数据和文献线索，可有效发挥资料室的情报功能，开发文献资源，提高文献利用率，是提高服务质量，满足师生需要的有效途径。
针对目前高校院(系)资料室存在的问题，笔者认为应采取以下措施：
1.破除“重藏轻用”的观念，扩大资料的利用率
高校院(系)资料室的职能不完善，与“重藏轻用”的传统观念有关。我国古代的“藏书楼”即以藏书为职能，不以供人利用为职能。高校院(系)资料室受此传统的影响，有的只注重对书刊资料的保存，对如何提高其利用率重视不够，使其效能不能充分发挥。其实，藏是为了用，资料只有被人利用才能实现自身的价值，资料藏而不用，便成废纸。
2.变“看门守摊”的静态被动服务为“开库送宝”的动态主动服务? 传统的资料室服务方式，是被动地等待师生上门，不“开库送宝”，主动为师生服务，结果导致资源不能充分地加以利用，资料的效能不能充分发挥。只有变“看门守摊”的静态被动服务为“开库送宝”的动态主动服务，才能变“宝库”为“喷泉”，深层次地开发文献资源，把知识信息激活，提高资料的利用率，充分发挥资料的效能。
3.开发网络资源提供专题服务
在网络信息环境中，高校院(系)资料室可以充分利用中国教育科研网、中国学术期刊网和以校图书馆为中心的校内文献信息资源，开展深层次信息服务。要最大限度地发挥并能及时了解和掌握教学科研对专业信息需求的优势，开展专题文献检索服务和定题跟踪服务。对与本系科研课题有关的信息进行分析研究，并加工整理成专题二次、三次文献，在校园网上建立自己的专题资料数据库，以供有关用户查检。
4.健全规章制度，建立科学的评价奖惩机制
高校院(系)资料室的职能不完善，也与规章制度不健全及缺乏科学的评价奖惩机制有关。如制度上没有担负某种职能的规定，谁去费力做此分外之事?谁不想图个清闲?虽有此规定，但若没有科学的评价奖惩机制，尽心尽职、服务良好者得不到称赏，懈怠渎职、服务不良者得不到责罚，则必使尽心尽职者寒心，使完善高校院(系)资料室职能的动力消退，甚至丧失。因此必须健全规章制度，明确将资料的保存、整理及借阅，编制文献目录、文献索引、专题文摘，搜集和整理专题参考资料，提供情报咨询等工作规定为高校院(系)资料室必须担负的职能，同时建立科学的评价奖惩机制，使尽心尽职、服务良好者得到称赏，懈怠渎职、服务不良者得到责罚。
5.进行专业培训，提高资料员能力、素质
高校院(系)资料室的职能不完善，也与资料员素质偏低、能力不高密切相关。如资料员不具备相应的能力、素质，完善高校院(系)资料室的职能便成空中楼阁。对资料员，应尽量让受过图书情报专业教育的大学毕业生来担任，若该条件不具备，也应通过脱产进修、在职培训、高素质者帮教及相互交流等方式对现有人员进行专业培训，使其具备担负其应尽职能的能力、素质。
6.增加资金投入，充实资料，更新设备
充分发挥高校院(系)资料室的职能，必须有充足的资料和优良的设备。而这一切又都离不开资金的投入。因此，要充分发挥高校院(系)资料室的职能，必须增加资金的投入，解决目前高校院(系)资料室资金严重短缺的矛盾，使资料得到充实，设备得到更新。
参考文献：
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(作者单位：辽宁石油化工大学)