明代档案管理对我国档案管理的启示

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【摘 要】档案是人类社会记忆大厦的基石。充分的发挥档案的价值，对于我国社会和经济的发展有着重要的作用。主要是分析了明代的文书档案管理工作及其对我国现阶段档案管理工作的启示。

【关键词】古代档案；档案管理；文书档案

明代非常的重视对文书档案的管理。文书档案记录着明王朝政治、经济、军事等各个方面，是整个明朝施政和行政的纲领。另外，文书档案管理也是明代严密监察制度的一部分，通过这些多层次制定的制度和规定来实现皇权集中。当然，明代的文书档案管理对于我们现在的档案工作有着重要的启示。如果能从中找出适合现阶段档案管理工作的好办法，可谓是古为今用，借以铄今。

一、明代文书档案管理

（一）明朝中央政府对档案文书的管理。古代官僚体制发展到明朝已经很是发达和庞大，各个部门之间的联系也非常的紧密，往来的文书也非常的多，为此，明代设置专门的档案管理部门。明洪武年间就已经建立了专门的文书档案机构“照磨所”。 照磨所对在政府行政管理过程中形成的档案文书给予定期审查，兼具档案管理的职能。《明会典》中规定，官员上任，要详细验收前任官员及六房所有档案，把文书档案管理工作作为行政长官的职责之一。如果在档案管理过程中出现任何问题，行政长官将一并论罪。另外，明政府完善制度作保障。颁布了《大明律》，其中对制书、印信、稽程等都列出了详细的处理办法。建立了文书的票拟和批红制度、档案保护制度、文书保密制度、贴黄制度、行移勘合制度、公文驿传制度等。这些都使得日常的文书工作变得更加规范化。

（二）地方政府对文书档案的管理。明代档案管理在地方一级政府设立了经历司、照磨所和承发司文书档案管理机构。文件的传送经历司负责；文书的发送承发司主要掌管。照磨所属于地方政府的直属办事机构，负责文书和档案的卷宗。明代地方配备了专门的人员负责档案管理。在地方档案管理机构中经历、照磨、检校、主簿、典吏、管勾等都属于档案管理人员。明代地方政府设置大量的档案保存机构。这些机构的职能大致可分为架阁库和黄册库两种，架阁库保存案牍，黄册库保存黄册。

二、明代档案管理工作的特点

（一）大量积累档案资料。明朝建立前，朱元璋设置了太史令，记录自己的言行和活动，并开始整理当时的文书档案。明朝对钱粮重要档案资料十分注意保存。同时还重视收集和保存元朝遗留下来的档案资料。早在反元战争中就不断下令收集元朝的各种档案资料，把元朝国子监、秘书监和太史院的典籍资料统一收集起来，鼓励元朝将领携带档案资料来投降。这些元朝的档案资料对于明朝总结元朝失败教训，巩固社会秩序，发展社会经济起到了非常重要的作用。

（二）建立一整套系统的档案管理制度。明代建立了比较完善的档案文书管理制度。对此前文已经有所提及。这些制度贯穿了文书档案从撰写到最终保管的各个环节。明代档案文书管理制度涉及到从皇帝到朝廷众臣工，使得整个明代档案文书事业显得更为严密。明代这些档案文书制度被严密的纳入到整个行政体系之中，各制度之间是紧密联系，整个档案文书管理系统和完整。

（三）建立健全各级档案管理机构。为了更好的进行文书档案的管理，明政府设立了各级档案管理机构。明代的档案机构由原来元朝分散管理逐渐转变成为统一管理的模式，洪武三年开始将各类档案资料收集整理进行统一管理，并逐步设立了照磨和管勾人员；架阁库和专门管理人员。后中央的内阁、通政史司、六科、司礼监等各军政机关以及地方各州县都陆续建立了档案机构。

（四）加强了对档案资料的利用。档案资料贵在利用，要能充分的发挥其作用，使其价值表现出来，才能促进以后更好的发展。明政府就非常的重视对于档案资料的利用。朝政府在政治、军事、经济等各个方面对档案加以利用。最为突出的表现就是编撰皇帝实录、大诰和典章制度。实录的来源就是中央和地方的章疏奏牍、抄存邸报、人物传记等文书和档案资料。在史学研究和地方志编撰方面也是大量的借鉴和运用了文书档案资料。作为教育子弟和各级官僚的教本《大诰》也是在档案资料的基础上形成的。

三、明代档案管理对我国档案管理的启示

（一）政府应设立专门机构集中管理档案。在中国古代只是由各个行政机关担任着相应的一些档案文书工作，即使是在明代档案文书工作是分散在各个行政机关里面的，这种管理模式势必影响档案管理统一化和规范化。我国档案管理采取的是双轨制。从中央到地方建立的各级的档案局负责制定政府档案管理方针政策，指导国家各个领域的档案管理工作。与各级档案局相对应的是各级档案馆收集、整理、保管和开发利用档案资料。这两套机构设立一套领导体系，人员也多为交叉配置。在各级国家机关、军队和企事业单位以及各种非公有制经济体中也设有档案部门，负责收集、整理和保管本单位的档案资料。这样的模式既有助于形成统一的档案管理体系，也有助于规范档案管理模式，促进档案收集和保管工作的顺利开展。因此说各级档案局（馆）和各单位中存在的档案管理部门应该进一步发挥应有的作用。

（二）注重档案的开发与利用。明代政府对档案的管理停留在了简单的技术层面。虽然也可以算是比较重视档案文书的管理、开发和利用，但是管理水平不高，开发利用的还不够充分，也就是说档案并没有充分的发挥自身的作用。我国的档案管理工作必须要与时俱进，适应市场经济的需要开发和利用档案资料，让档案为经济和社会的发展发挥更有效的作用。要改变“重收集、轻开发，重保管、轻利用”的局面，规范市场经济条件下的档案事业的各项措施，为建立服务型、指导型的档案管理机构进行探索。

四、结语

明代的文书档案管理工作虽然也得到了重视，对于明政府的统治和社会发展也贡献了力量。但是其对档案的管理不集中，开发和利用不够。我国现阶段的档案管理工作要从明代的档案管理中吸取经验，充分的发挥各级档案局（馆），各单位档案管理部门的作用，注重档案的开发与利用，开发档案的价值使其更好的为社会发展服务。

参考文献

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[2] 曾萍明.代档案管理制度与保护技术[J].兰台世界，2012（23）.

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