电子商务环境下会计数据的收集与转换研究
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摘要：随着计算机网络技术的发展，企业电子商务的应用随之迅猛发展。业务范围愈加广泛，电子商务为企业经营带来诸多便利的同时也相应产生了会计数据收集与转换的不便与问题。即：企业电子商务网站往往直接与互联网相接；然而，企业内部管理信息系统是企业办公自动化、资源优化配置以提高企业效益的系统，许多企业便出于安全考虑，将两者独立起采。文章基于上述问题从理论上探讨：通过设计一个应用软件，一方面，完成时交易单证数据的整理、收集，并进行格式的统一；另一方面，根据业务的内容、性质，自动生成会计记账凭证，由此输入会计信息系统，从而解决会计人员数据录入、整理、归类的瓶颈问题，提高会计数据的真实性、客观性、及时性和企业的经济效益。
关键词：电子商务 会计数据 收集 转换
中图分类号：F230 文献标识码：A
文章编号：1004-4914(2010)11-151-02
一、引言
随着计算机网络技术的不断发展，网上交易的法律法规不断完善，电子商务也相应得到迅猛发展，且涉及的范围越来越广。随着交易额的节节攀升，业务量大幅上升，同时也引起大量的单证在网络上传递。在传递过程中，有许多会引起企业的资金流动，使企业的资金财务状况发生变动；即：这些业务构成了会计事项，在会计上需要系统地加以整理、归类和记录。是否可以设计一个中间应用软件，完成如下两个功能：第一，能完成对交易单证数据的整理、收集，并进行格式的统一；第二，能根据业务的内容、性质，自动生成会计记账凭证，转输入会计信息系统。这样，便为会计人员节约大量的时间，使他们为企业的管理提供更有价值的会计分析数据，参与企业管理，从而提高企业的经济效益。
电子商务利用信息技术实现了商业模式的创新和变革，实现会计信息收集无纸化、会计信息传递无纸化和会计信息使用无纸化，在很大程度上消除了传统会计系统中人为因素的影响，减少了企业内部管理环节以及由此产生的信息传递、协调和控制的成本，其具有传统会计系统所无法比拟的优越性。但是，随着电子商务销售金额的攀升，大量的资金流动也给会计数据处理带来了诸多问题，电子商务环境下会计数据的收集与转换效率需引起思考。
1.会计数据录入、整理、归类的瓶颈问题。据2008年3月国家统计局调查统计显示，2006年我国19267家大中型企业的电子商务采购金额达到5928.6亿元，电子商务销售金额达到7210.5亿元；几乎涉及到每一个行业。随着交易额的攀升，业务量的大幅上升，也引起大量的单证在网络上传递，由此会引起企业的大量资金流动，使企业的资金财务状况发生变动，这些业务构成了会计事项，在会计上需要系统地加以录入、整理、归类。
然而，当前企业普遍采取的仍然是手工记账系统。这就给会计人员带来了繁忙的工作。需要处理巨大的数据信息，加大了会计人员的劳动量，由此也会降低企业的管理效率，对企业的经济效益提高也有一定的阻碍作用。
2.会计数据的真实性、客观性、及时性问题。此外，面对电子商务无纸化的会计数据，会计人员特别关心的是怎样审核和确认存放在计算机系统中似磁盘或光盘存储)的业务数据与原始数据是否一致。利用计算机记账，将原来纸质的会计原始凭证数据正确的录入在数据库中，记录在磁盘或光盘上，那么，有意舞弊者可以对数据库中电子数据进行非法修改。并且不留痕迹，这样就很难辨认哪一个是业务记录的“原件”。并且，从时间上看，也无法保证数据的及时跟进。
因此。电子商务环境下会计数据处理的现状不仅加大了会计人员的劳动量。陷入会计数据录入、整理、归类的瓶颈问题，也加大了数据信息虚假性，主观性和滞后性。
三、优化会计数据收集与转换的且的和作用
当前，许多企业都建有自己的电子商务网站，借助于网站对外企业的信息，包括企业文化信息、管理信息、产品信息、促销信息等推广网站，提供各种服务。同时，在企业的内部又采用了ERP管理系统。以实现企业内部管理的自动化与信息化，从而达到资源的优化配置。但基于安全与机密考虑，网站与内部管理信息系统各自独立，无法实现资源共享。
因此，设计一个中间应用软件，一方面能完成对交易单证数据的整理、收集，并进行格式的统一，另一方面能根据业务的内容、性质，自动生成会计记账凭证，转输入会计信息系统，优化会计数据收集与转换对企业经营效率的提高具有现实意义：第一，根据会计核算和记录的需要，设计单证来收集信息，这对规范电子单证、存贮单证数据的格式有重大意义。第二，自动生成凭证方案，对会计凭证采用原始凭证扫描录入、读卡器读人起到巨大的推动作用。一方面加快会计数据的录入速度，大幅度地降低会计人员的工作量，从根本上解决会计数据采集的瓶颈；另一方面可规范费用的开支范同，防止任意改变费用的开支渠道；也保证了业务发生时的原始内容。第三，有利于对会计凭证的审计、核对，对防止贪污舞弊也有一定积极作用。最后，软件自动生成记账凭证，不再需要会计人员编制。可降低会计人员的准入门槛。
四、优化会计数据收集与转换的对策
1.会计数据收集方式。随着电子商务背景下企业业务范围的拓展，业务的类型也不断扩展。在电子交易中，企业需要收集的信息多种多样，会计信息系统是企业内部管理信息系统的核心，在数据的存储和管理上要求有极高的安全性、机密性，这就不允许与外部网络直接相连。因此。在信息收集的过程中，不能把信息直接录入到会计信息系统中，必须建立一个中间数据库来存储过渡。在中间数据库基础上会计数据收集的过程可以分成两种形式。从数据的来源上来分，一是来自于外部网络。二是来自于内部其他部门，详细方案如下：
对于来自外部网络的数据，主要是业务发生时通过表单的方式收集，一般存储于企业网站相应的数据库中(这个数据库，一般在企业建立电子商务网站时就已设计好，它可以存储大量的数据)，其收集的数据至少要满足会计的需求，如对方下达订单时间，收集业务时间，对方单位名称，产品品名，订购数量，金额，经手人，结算方式或收款日期等等。
对于来自于企业内部的数据，可由其他部门人员，在企业部门功能中录入。如用友会计信息系统中，可通过客户往来，个人往来，仓储管理，物资采购等相应模块录入。
2.会计信息的转换。会计信息的转换概念。即：当经济业务真实发生后，将业务数据库的数据转存人会计凭证数据库中的过程。在转存的过程中，应完成下列任务：完成从商务网站的相应数据库中读取数据并存人中间数据库的任务；完成不同数据库数据存储格式的转换；完成自动生成会计凭证并将凭证转输人会计信息系统的任务。
(1)会计信息的读人与存储格式转换。随着业务的进行，大量的信息收集存储起来，根据其存储的地点不同，可以分为两类：一类是存储在企业内部信息管理系统中。另一类是存储在电子商务网站相应的数据库
中。一般企业的电子商务网站与企业内部管理信息系统不是同一公司开发，因此在数据存储的格式上有许多不同，当新产生会计事项时，在转存的过程中，要完成会计信息的选择读人与格式的转换。
一方面，中间数据库管理系统的开发商或内部开发人员，可以通过用户手册或直接与企业网站开发商、企业内部管理信息开发商联系协商，了解两个系统的数据库数据存储的格式，如字段名称、字段类型、大小、规则等。在此基础上建立中间数据库。这里建议其字段属性的设置与内部管理信息系统一致，以便于数据转存。在了解了企业网站数据库的结构后，从中读取数据相对简单。这里强调，要有选择地读取内部管理信息系统需要的数据以及自动生成凭证需要的数据而放弃多余数据；如中间数据库，字段名=网站数据库，字段名；或者借助于中间变量来完成都是可以的。
另一方面，如果数据存储的格式不同，读取的同时要完成数据格式的转换，如数据类型、大小，精度、规则等；数据格式的转换可通过转换函数或语句来完成。当然，有时候数据格式转换还要考虑不同编程语言。
(2)自动生成会计凭证。会计信息存人中间数据库后，能否像工资管理子系统一样，生成相应的凭证，直接转入账务处理子系统呢?理论上具有可行性。
原因在于企业业务的局限性与重复性。当一个企业进入稳定生产后，其生产的产品品种，所用材料，人工设备等都具有相对稳定性，在一段时间内会重复出现。这就为自动生成会计凭证提供了条件。如何自动生成会计凭证?电脑不同人脑。尽管他存在运算速度快、精度高、错误率低等优点，却只能按照事先设定的程序进行运行，对于出现的特殊情况不能进行灵活处理，故凭证的自动生成存在一定的困难。
在生产经营活动过程中，每个企业的经济业务都具有相对稳定性。即企业在一段时间内，大部分的业务会重复出现，比如采购业务，当企业的生产规模、流程形成后，企业生产所需的原材料的种类，采购的方式、采购的渠道都会相对稳定。
基于上述情况，笔者认为自动生成会计凭证的关键在于对业务的分类。对于企业的经济活动，笔者采用如下分类：见图1。
对于上述每一类别，都可以生成相应的凭证，如投资人注入注册资本金，可生成如下记账凭证：
借：银行存款
贷：实收资本
需要说明的是：笔者在这里只考虑了总账科目，未考虑明细科目；同时，我们假定投资人以存款方式投资。但在现实中投资人注入注册资本金的方式也有多种形式，如以生产技术、使用权、商标权等方式投入(无形资产)，以生产设备、房屋建筑物等方式投入(固定资产)。这就需要更进一步的分类，见表1。
再如产品销售。根据产品本身、销售方式和结算方式，我们可进行如下分类，见表2。
接下来讨论如上这些信息获取问题。
以产品销售为例说明：例如销售A产品，取得收入20000元。首先A产品是否是企业的主要产品，这一信息能从企业产品目录中获取，而企业产品目录已在中介系统初始设置中录入。产品销售对象可根据购货对象是否为本企业内部部门来判定。产品销售方式、经手人、产品数量、单价等，这些数据可从原始数据库中获得，因为每笔业务发生时，都要求选择结算方式并录入相关数据(所有电子商务网站都是这样操作)。当信息完整无误后，即可自动生成相应会计凭证。
综上，笔者认为，设计这一中介应用软件具备现实可行性，利用它从企业电子商务网站和企业内部信息系统中收集会计信息，并完成电子单证的格式的统一和格式的转换，同时根据会计业务的内容、性质，自动生成会计记账凭证并转输入会计信息系统。系统投入运行后，将会解决当前电子商务背景下会计数据录入的瓶颈问题，使会计人员从繁忙的手工记账系统中解脱出来，同时也保证了会计信息的真实性、客观性和及时性，对提高企业管理效率，提高企业经济效益有巨大的促进作用。