期货公司强化营业部财务管理信息化路径之探析
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摘 要:文章对我国现行的期货公司营业部财务管理现状作了简要的阐述和分析,同时依据近年来在期货公司从业的实践经验,对我国期货公司营业部财务管理信息化提出解决方案。
关键词:营业部 财务管理 信息化
中图分类号:F275文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)08-176-02
近期,股指期货的推出和已经开始实施的分类监管举措给期货公司带来了相当大的冲击,势必引发期货公司的发展趋于分化。正是这种竞争促使很多期货公司迅速提升了自身实力,比如资本金大幅提高,交易系统不断升级,大量引进高素质人才,专业研发和服务水平提升等等。
但期货公司的基础管理更不容忽视,目前,营业部制是期货公司从事期货经纪业务采取的主要运营模式。面对竞争日益激烈、风险日益加剧的期货市场,期货公司应当坚持规范和稳健发展的理念,不断探索和完善营业部管理模式,在提高营业部的营销服务水平和风险防控能力的同时,财务管理也应当进一步深化,并朝着精确化、电算化、网络化方向发展。对此,笔者认为加强营业部财务管理信息化应当成为强化期货公司财务管理的核心内容,也是期货公司实现资产安全性、流动性和收益性协调统一的有效手段。
当前,我国的期货公司下设营业部都比较多,地理位置分布也比较分散,这就给期货营业部建立起有效的财务管理信息化系统带来很大难度,公司总部对营业部的财务数据、业务数据难以实现及时有效的管理控制,整体财务管理现状尚有许多不足。
1.领导层对财务管理制度的制定重视程度不足。目前,有相当一部分的期货公司管理者对财务管理认识不足,对内部财务管理控制的建设持冷漠态度,以传统经验代替规范化管理措施和手段,根本没有建立有效的财务管理制度,更谈不上统一财务管理信息化建设了。有些公司虽建立有内部会计控制,但在会计内控制度的制定环节,还认为内部控制就是对公司经营的某个或某几个关键点进行控制。
2.预算管理有待优化。从调查结果来看,所有期货公司虽然坚持按照“统一结算、统一风险控制、统一资金调度、统一财务管理”的管理体制,对营业部进行合理的定位和授权,实现了财务统一。但大多期货公司整体的预算还处于简单化的“拍脑袋”方式。
3.信息孤岛现象严重。近年,部分期货公司所属营业部的信息化工作,特别是会计电算化已开始起步,但由于缺乏统一的规划,虽然使用的财务软件相同,但各营业部的数据信息处理却各不相同;至于手工记账的营业部,会计数据及财务信息更是处理手法不一,期货公司难以通过直接汇总营业部的财务数据进行分析和管理,形成了一个个信息孤岛。
4.信息披露迟缓。期货公司作为拥有多家营业部的集团性公司,对外信息披露的要求是相当严格和及时的。但由于各营业部地域分散、入账不及时等问题难以及时对账,信息不能及时汇总核销,极大地影响了报表数据对外及时准确地上报工作。
为了能统一规范,使整个期货公司的管理高效运行,要求充分考虑到公司现状,从公司的角度出发对营业部的会计应用软件系统搭建统一平台;而不至于因营业部多、地域分布分散的原因失于财务控制,即下设营业部财务信息上报迟缓、数据提供困难,实时监控无法实现。如果不能及时地解决财务信息的时效性和准确性问题,对于期货公司财务体制创新和发展都是十分不利的。
二、期货公司营业部财务管理信息化的解决方案
要保证期货公司营业部财务管理信息化作用的发挥,必须为其实施提供良好的内、外部支持环境,这就需要从制度制定层面和公司实际操作层面做好以下几方面工作。
1.公司内部必须营造良好的财务环境。期货公司管理者要充分认识财务管理在公司经营中的重要作用,积极主动地学习现代管理方法,尽快地更新财务观念,接受先进的财务管理理念,将财务管理置于公司的战略发展高度。
期货公司应倡导以人为本的企业文化,实现“软控制”。在开展公司财务管理活动各项内容的同时,协调公司内部控制中的各种关系,创造良好的环境氛围,制定相应激励措施,使每个员工都能以主人翁的态度参与公司管理,充分发挥其主动性、积极性与创造性。这样,无论在财务管理制度的制定环节,还是执行环节,都能变“要我做”为“我要做”,从而达到财务管理的最佳效果。
2.转变公司管理模式,趋于战略导向型发展。期货公司应逐步向战略导向型模式进行转换,伴随着资本运作,公司总部本身将没有具体的业务,实现公司总部的战略决策权同营业部经营决策权分离。分权将有利于公司高层管理者集中精力于公司未来长期发展的战略性决策。公司总部将战略决策权、人事权、财务管理权、资金调度权、资产管理权等进行集中管理。在战略导向型公司内,公司总部面对营业部是服务角色,这种服务的范围包括:资金的运筹、资产盘活、日常管理指导、技术指导、行政管理和创立公司品牌、维护公司品牌等等。
期货公司可根据各营业部的自身特点、管理能力和战略重要性予以合理定位。规模较小的营业部可以定位为区域客户营销服务中心或信息咨询中心,规模较大的营业部则定位为公司的利润重心;并据此采取不同的管理方法,管理目标和总部职能又各有侧重,互不相同。
3.营业部财务管理信息化的整体规划。
(1)打好信息化基础。第一,期货公司应在信息化初期设置中,通过统一会计科目设置;统一费用报账、账务汇总流程;使用统一的财务报表分析模块等手段,要求各营业部、业务部门统一执行,以会计资料为依据,以有关财经制度为标准,确保会计信息的真实、准确和完整,以便会计数据信息在统一标准下方便快捷的汇总。第二,公司总部须根据国家相关法规细化财务管理的有关规定,规范财务操作流程,主要包括以下几个方面:资金和资产核算、会计核算模式、费用核算模式、非常规性支出及损益核算、利润分配处理、实行责任会计、电算化、财务快报格式和时间、会计报表的种类、格式、说明及时间、经营业绩的会计分析等。第三,在信息基础设置中强化风险意识。对风险的重视程度将直接影响到期货公司的生存与发展能力和市场竞争力。在期货公司实际经营管理过程中,对风险的积极管理是进行公司内部控制的大势所趋。期货公司当前的财务管理规范是按业务项目分别制定的,对风险评估、风险管理的要求分散贯穿于各个规范中。在今后对规范的制定与修订中,应进一步强化对风险因素的重视,督促公司树立风险意识,针对各个风险控制点,结合风险管理建立有效的信息化系统,通过对风险的预警、识别、评估、分析、报告等措施,对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。
(2)实行全面预算管理体系。凡事预则立、不预则废,预算是驾驭公司发展的“缰绳”。预算管理要以公司财务管理为中心、以公司目标利润为目标、以公司现金流量为基础。
期货公司预算管理组织体系一般可分为三个层次:第一层是公司董事会,为最高预算决策机构,负责制定期货公司中长期发展规划和重大资金项目方案;第二层是由总经理领导的预算委员会,审议、确定预算目标、政策和程序方案,报董事会审批;第三层是公司财务部门,遵照董事会批准的目标方案,汇总整理各部门的基础资料、汇编年度总预算,并将总预算分解为各营业部的责任预算。公司总部在经营期间制定反馈制度,同时应定期进行检查,掌握预算执行情况。
进行预算管理,必须要解决财务预算自上而下的贯彻执行和实时监控问题,重点在于预算执行过程中的控制。一是统一预算关注点;二是细化预算控制力度和范围;三是编制预算指标。
全面预算管理就是期货公司的财务战略,实行全面预算管理,必须建立财务信息网络系统。通过财务信息网络系统,可将期货公司的各项预算指标和预算执行情况都集中体现在网络系统上,管理人员可随时调用,以便全面了解公司各营业部的经营情况,及时发现问题,并纠正预算执行偏差。
(3)建立合理有效的营业部绩效考核体系。期货公司营业部在获得公司总部投入的运营资本进行经营活动后,不但要确保资本金的安全与完整,还必须做到盈利,完成公司下达的投资回报指标。期货公司为了确保投资回报的实现,可以从以下两个方面进行管理:一是合理确定投资回报率,确保资产保值增值。二是建立各项指标执行情况的考核指标管理体系,使营业部考核与监督控制体系不断完善和科学化。
(4)避免信息孤岛。建立畅通的信息沟通渠道,有助于期货公司与营业部间会计信息资源共享和财务风险防范。在整体规划中,期货公司必须进一步深化信息化程度,尤其是针对一些结算数据的财务核算,业务处理系统中实现的无缝联接也应引入营业部账套设置内,使得营业部也能做到业务凭证的自动生成,减轻营业部财务人员的工作量,提高公司整体财务数据核算的时效性,从而消除信息孤岛现象。
(5)信息化的分步实施。在“地基”的基础上建设应用系统,主要有预算管理、财务核算、报表分析、报表汇总合并、财务信息情报管理等。
期货公司的财务管理就是让公司管理层能准确地掌握公司所处的财务状态或地位,同时满足对期货市场反应速度和降低公司运行成本的要求。管理软件是用来帮助实现上述目标的一大种工具。期货公司要将管理软件的应用作为信息化管理的一项主要内容,制定“总体规划、分步实施”的包括财务软件在内的公司“ERP”信息化管理规划,以满足公司汇总财务信息、合并会计数据的需要,并为公司所有数据信息的采集、保证会计信息的真实与准确、考核口径的一致等实施集团化财务管理工作奠定稳固基础。
由于营业部个体的多元化,加之各自多年来形成不同的经营理念,要想实施好公司信息化的财务管理工作,并能够收到预期效果,公司不能采取“一刀切”的办法,应按照“循序渐进”原则逐步实施。
制定财务管理制度及信息化工作流程,应先在公司总部推广,之后选择条件成熟的个别营业部进行试点,并逐步扩大到部分营业部;最后对公司所有营业部进行推行。
(6)建立内部审计控制制度。信息化内部审计是财务管理范畴内会计控制的一种特殊形式,由于是“人机对话”的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计应做好以下几个方面的工作:预算执行过程中的检查及控制,并及时进行调整;审查会计账务处理是否正确,是否符合相关财经规定;对信息化系统各环节的运行进行检查,防止系统漏洞;监督数据信息保存方式的安全性和合法性,防止非法修改数据;审查机内数据信息与书面数据信息是否一致;定期检查,测试信息化内部控制制度,找出潜在的弊端和问题,提出进一步改进的建议并实施。
除以上所阐述的几个方面以外,还有诸如各营业部财务人员、公司内部监事会监督、公司财务信息系统日常维护等方面的管理。信息化财务管理有助于期货公司统筹全局,而又兼顾效率。既保证了期货公司各营业部一定的业务独立性,又保证了公司财务管理的统一性。
期货市场是个不断变革的市场,期货营业部作为期货市场的“窗口”和“前沿阵地”,其规范发展与否对期货市场的健康发展起到重要的作用。期货公司应当在不断创新管理理念的同时,通过营业部会计管理信息系统的实施,完善自身财务管理体系从而改善期货公司的管理基础,提升期货公司的总体管理水平,结合公司实际,探索出一条适合公司特点的新路子,促进营业部的健康、快速发展。
参考文献:
1.齐连洪.探索新形势下期货公司异地营业部管理模式.期货日报,2006.1.19
2.佚名.如何建设与完善我国企业内部控制制度探讨.2008.2.8
(作者单位:晟鑫期货经纪有限公司 山西阳泉 045000)
(责编:贾伟)