软件开发项目中的沟通管理解析

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摘要:有很多原因致使软件项目陷入困境,其中信息传播不顺畅就是重要原因之一。就软件项目建设沟通问题提出了一系列的建议。

关键词:软件项目管理;沟通管理;过程建设

中图分类号：TP311.5文献标识码：A

项目管理的三约束是时间、成本和质量,三者互相制约。在项目中为三者选取一个平衡点,需要良好的项目管理经验。有很多原因会导致软件项目陷入困境,而这其中有很多与沟通分不开。许多开发项目规模宏大,以至于小组成员间的关系复杂性高、混乱、难以协调。不确定性是经常存在的,它会引起困扰项目组的一连串的改变,最终导致项目不能按照预期的计划结束。因此,对于项目来说,要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行有效地沟通。

1当前软件开发项目中沟通存在的问题

沟通是指人们分享信息、思想和感情的过程。在软件开发的各人员与组织因素中,沟通与协调问题是影响软件生产效率和可用性的重要问题。软件开发项目的信息沟通问题具体

表现在以下几个方面:

(1)缺乏沟通意识。

沟通首先是意识上的,其次才是技巧上的。哈佛大学校长劳伦斯·萨默斯(LawrenceSumers)给北大师生作了《全球化对高等教育的影响》演讲时说,全球化浪潮下的学生们将应对五大挑战,其中之一就是“世界变得越来越‘小’,必须增强沟通意识”。人与人交往需要沟通,在企业中无论是员工与员工、员工与上司、员工与客户都需要沟通。只有积极的沟通,才能在企业内保持和谐,使发生的问题得到化解。

(2)项目组内未建立规范化的沟通制度。

由于没有对项目组内的沟通形式做出制度化的规定,因此造成各成员间或项目组内各组织间的沟通形式不统一,以至于信息不能有效地到达接收者,造成信息不对称的现象。

(3)沟通渠道选择不慎。

沟通渠道的选择对于良好的沟通非常必要,否则,就会出现“头痛医脚”的笑话。不畅通、不正式的渠道都会使沟通的效果大打折扣。

(4)沟通的频率较少。

软件开发的正式沟通最常发生在团队成员之间。同一项目的不同团队之间沟通相对较少,有一定合作关系的群体之间沟通更少,群体与外界的沟通最少,沟通效果自然很差。

2软件开发项目中沟通管理体系的需求

结合软件开发的沟通方式、沟通渠道和沟通信息的类型,软件开发信息沟通管理体系应满足的要求如下:

(1)时效性。

在软件开发项目中经常会因为项目客户、项目内资源以及开发方案的可行性等方面的变化,促使发生需求的变更、计划的变更以及各种各样的变更。这些变更的信息需要及时传达给项目组内各成员,以便统一行动,避免项目成员重复无效的工作。

(2)沟通面覆盖整个开发组织。

项目组的成员可能属于具备不同功能的组织,甚至不在同一地点的人员也会同时加入到项目中进行协同开发,信息沟通应能将信息及时有效地传送给每一项目成员,并应保证项目成员所接收的信息是正确的。

(3)支持沟通信息多元化。

因为软件开发目所产生的信息多种样,它们的文件格式也多种多样,所以信息沟通管理体系应能正确处理和传递这些多样信息。

(4)满足多种沟通模式。

从沟通方式来看,传受者的构成有以下几种模式:个人———个人、个人———多人、多人———多人、多人———个人。从传播与接收信息的时间上有:同步沟通和异步沟通。由软件开发所采用的沟通模式较多,所以软件开发项目的信息沟通体系应能满足上述要求。

3软件开发项目中沟通管理体系的建设

3.1沟通管理体系的框架

笔者认为,软件开发项目沟通管理体系的建设重点在于企业内软件开发项目沟通管理机制的建立。从组织行为上约束和规范沟通的方式,要求项目成员按照规范沟通,保障沟通的效果。沟通管理机制的框架由两部分组成:第一部分是企业级沟通管理制度的定义,其作用是约定企业级的沟通管理的机制,形成企业级沟通管理的标准。在此标准之下,企业内所有项目均应按照统一的过程和模式实现项目正常、顺畅的沟通,及时并适当地创建、收集、发送、储存和处理项目的各类信息,从制度层面上保障项目正常有序的开展以至项目成功。

第二部分是项目级的沟通管理。仅有企业级的沟通管理制度还不足以保证每一具体项目沟通顺畅,还需要沟通管理制度在具体项目中实例化。这其中重中之重是沟通计划的制定,每一个软件开发项目都必须有一个明确、详细的沟通计划,其内容应包括沟通内容、沟通对象、沟通渠道、沟通频次、沟通责任人。

3.2实例

武汉开目信息技术有限责公司在2004年通过了CMM3级评估,笔者参与了从建立软件过程体系到完成评估的全过程。开目公司搭建信息沟通管理体系的过程分为3个阶段:

(1)过程定义。

沟通管理在CMM中不是以一个单独的KPA(关键过程域)提出的,而是涉及多个KPA,它们分别是:RM(需求管理)、SCM(配置管理)、SPP(软件策划)、SPTO(软件跟踪与监控)、PR(同行评审)、IC(组间协调)。开目公司在过程定义时,根据沟通管理的及时性、盖面广、信息多样性、多种沟通模式等要点,分别在上述KPA的过程定义中对沟通要求和沟通方式作出了明确的定义。

(2)执行与修订。

过程定义阶段完成后,开目公司组织了开发项目的试运行。在试运行中,SEPG(软件工程过程组)监控所有过程的执行情况,并根据发现的问题不断修正过程定义。试运行经历了4个项目的考验后,经过与项目内过程执行的磨合,进入正式运行过程。

(3)全面正式运行。试运行的目的是

为了检验过程的合理性和可行性,仅在部分项目中执行。在正式运行后,则严格要求所有项目均按照过程执行。当然,在正式运行中发现的过程定义问题,同样可以被提出与修正。

结语

社会发展的越来越快，人们沟通的渠道也越来越多，沟通管理中的人得因素也变得更多，本人只是对其中某一部分进行了分析并提出了相应建设软件开发项目中沟通管理体系的方法，以上是我对项目开发的沟通管理的分析和认知，如有不足，望请指正。

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