Excel软件在教务管理工作中的应用
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【摘 要】高校教务部门的工作非常纷繁杂琐，既包括了学生的学籍考务管理、课程安排管理，还包括了各类考试成绩的统计排名分析等等。所有的这些工作都免不了要和许多数据打交道，对于高校教务部门来说，如果想要及时准确的处理好这些数据，仅仅依靠人工操作的话，不仅需要花费许多时间而且还容易出错，降低工作效率的同时还无形中增加了许多工作量；然而，如果我们能够很好的借助办公自动化软件来处理的话，许多困难便可以迎刃而解。
Excel是一款拥有丰富功能和强大数据处理能力的电子表格软件，使用起来既容易掌握，又方便实用。下面就本人这几年在教务管理工作中应用Excle软件的一些心得体会和大家一起分享。
一、Excle在教务管理中的通常用法
学生的每次考试结束后，教务处会计算出学生各科考试的总分，单科的平均分、及格率、优秀率等等，然后再根据学生的总分来排名次。
（一）计算总分
比如要计算“张三”这个学生的总分，总分格在C2，计算机基础、高等数学等6门课程成绩格，分别在D2、E2、F2、G2、H2、I2。我们首先将鼠标放在第一位“张三”这个学生的总分格中，然后点菜单栏的“Σ”标签来进行求和，Excle软件便会自动对总分格后的数值型单元格进行累加，计算出这个学生的各科成绩总和。或者也可以在总分格输入各科的列号，如“=D2+E2+F2+G2+H2+I2”。或者还可以在总分列中输入“SUM（D2：I2）”然后回车。以上三种方法都可以达到同样的求和效果。那么，现在第一个学生的总分计算出以后，我们要计算后面的学生的总分的话，就不需要再像前面一样计算总分了，只需要选中“C2“格，将鼠标指针放至“C3“格的右下角，当指针成十字状后，拖动鼠标一直到最后一名学生，这样做的话，就不管后面多少个学生的总分要计算，我们只需要计算一次就可以完成。每科成绩的总分计算和学生的总分计算一样。
（二）计算单科总成绩、参考人数、平均分、及格率、优秀率
假设这个班有48个学生，在EXCEL表格中，第50行是单科总分栏（可利用SUM求和公式计算出，在”D50”格中输入公式“=SUM（D2：D49）”），第51行是参考人数栏。在“参考人数D51”、“及格人数D53”、“优生人数D55”中输入相应的数据。如果要计算平均分，则在“D52”格中输入公式“=D50/D51”，然后回车确定。如果要计算及格率，则在“D54”格中输入“D53/D51”，回车确定。如果要计算优秀率，则在“D56”格中输入“D55/D51”，回车确定。再将及格率、优生率设置成百分比（选中单元格后鼠标右击，选择“设置单元格格式―>百分比”）。剩余学科的平均分、及格率、优秀率同样也用上面“拖拉”的方法，只不过是横向拖动。
二、根据总分进行排名
对学生总分进行排名次，传统的做法是利用排序功能，具体方法如下：菜单栏中选择“数据”-》 “排序”-》“降序”，排序后在第一名中输入“1”，在第二名中输入“2”，选中这两格，鼠标放在右下方成十字形状以后，拖动鼠标至最后一名学生，所有学生的总分排名会一次完成。这样的做法在小细节上会存在一些不妥之处，如有两个学生总分相等，那么这两个学生的名次会有区别，假设前一名学生排第5，而相同分数的另一学生却只能排第6，有的时候还会出现多名学生总分并列的情形，但名次不同。用传统的方法要想相同分数排名一样，那么就只能手工操作，但是对于人数众多的专业来说，要手工的一个个地操作，需要花费大量的时间并且还容易出错。而我们使用Excle中的RANK函数的话便可以较好地解决这个问题。假设A列为名次，那么只要在A2单元格中输入公式“=RANK（C2，C$2：C$48）”，这个公式表示的意思是C2这个数据与C2至C49这些数据比较大小并确定名次。然后在这一格的右下方用向下“拖拉”的方法就可完成所有学生的排序了，这个时候我们可以发现，相同总分的话，排名也相同，而且如果有两个第8，则下一个就是第10。使用这种方法可有效避免相同分数的学生出现不同的排名的情况发生。
三、新生编班
新生编班是教务部门开学初的一项重要工作，也是一件非常繁琐的事，使用传统手工方式来编排班级，在编好后统计成绩等因素，经常会出现差异较大，容易引起任课教师和班主任的不满。为科学地完成新生编班工作，在对Excel软件功能上不断进行探索，发现以下办法非常有效。具体做法如下：
（一）根据招生部门提供的学生高考信息，主要是专业，考生号，姓名，总分等等信息、按主要关键字“专业”，次关键字“科类”，第三关键字“总分”降序排序。
（二）根据每个专业的报名学生人数，进行合理的分班，比如“会计”专业共330名学生，分成6个班级，每个班级55名学生。
（三）在Excel中增加“班级”字段，在班级列依次输入1、2～6（意思是成绩排在第1～第6的学生依次分入1～6班）；接下来输入6、5～1（（意思是成绩排在第12～第7的学生依次分入6～1班）。按照此办法类推循环进行分班。
（四）其它专业也使用该办法进行分班。
（五）最后按主要关键字“专业”，次关键字“班级”，第三关键字“姓名”升序排序便完成了分班。
这样对于分班的数据来说，各班的平均分、优秀率统计信息差异不大，既科学又合理。
参考文献：
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[3]田路，EXCEL数据分析在问卷调查中的应用[J].成功（教育），2011年08期
[4]郑丽萍，高校教务管理员管理艺术探析[J].科技创新导报，2011年17期