对提高高校院系办公室工作质量的思考

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摘要：为更好地发挥高校院系办公室纽带与桥梁的作用，提高办公室的工作质量，本文结合作者自身的工作体会，从明确办公室的工作职能、应遵从的原则、自我提升以及和谐内外关系构建等四个方面进行了论述与探讨。

关键词：高校；办公室；工作质量；管理

中图分类号：G6442.4 文献标识码：B 文章编号：1674-9324（2012）06-0169-02

近年来，随着高等教育的迅速发展，高校院系办公室的任务越来越繁重，工作也越来越复杂。由于院系办公室在整个院系的管理系统中担负着上下沟通、内外联系、左右协调的桥梁与纽带作用，是各项工作正常开展的前提条件，所以，提高办公室工作的质量与效率显得尤为必要。下面就笔者多年来办公室工作的体会，简单探讨一下对提高办公室工作质量的一点粗浅认识。

1.办公室工作的职能。正确认识办公室工作的职能，对提高办公室工作的质量至关重要。其职能主要体现在如下几个方面：（1）领导的助手与参谋。办公室人员是领导的左右手，要当好领导的助手与参谋。在实际工作中，要服从领导的决定，积极贯彻执行领导的意图。（2）承上启下的纽带与桥梁。办公室是一个院系工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系、协调各方工作、化解各种矛盾的作用。因此，为教学服务、为师生服务、为领导服务是其必不可少的职责。（3）日常事务的处理。办公室是院系对外服务的窗口，需要处理大量繁琐的日常事务。

2.办公室工作需遵从的原则。要做好办公室的各项工作，需遵从以下原则：要善于统筹兼顾，科学制订工作计划和方案，并及时上传下达；做事既讲究原则，又懂得技巧；在工作中要切实做到知情不泄密，谨言慎行。

3.强化服务意识，提升自身素质，提高服务质量。院系办公室作为院系对内对外服务的一个窗口，服务的质量对院系的形象至关重要。时代在发展，办公室的工作也随着时代的前进和工作任务的新要求不断发生着变化。办公室工作要适应日新月异的形势，做到与时俱进，工作人员就必须不断加强学习，解放思想，转变观念，更新知识，以满腔的热情适应新时期工作的要求。因此，需要办公室人员具备以下素质：

坚持学习。办公室人员需不断加强理论知识的学习，解放思想，更新观念，紧跟时展的步伐，强化对办公室工作的认识，增强工作的使命感、责任心，强化服务意识，熟悉办公室工作业务，更新知识，不断改进工作方式、方法，提高工作质量。

乐于吃苦。由于办公室工作时间的特殊性，要求办公室人员要树立乐于吃苦、不计得失的精神。需要正确处理个人与集体、工作与家庭的关系，做到敬业爱岗、任劳任怨，力争在平凡的岗位上作出不平凡的成绩。

甘于寂寞、乐于奉献。办公室的工作繁琐、平淡，默默无闻，缺乏成就感。特殊的工作性质需要工作人员爱岗敬业，发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的工作作风，做到理论联系实际，不断提高自身的管理水平，提高工作的效率和质量。

扮演多角色，构建内外和谐关系。由于院系办公室工作的特殊性，其不仅与自己院系的师生产生联系，同时还要与其他职能部门、院系打交道，无论哪些工作，都离不开广大师生、兄弟部门的支持与配合，所以构建和谐的对内、对外人际关系对提升办公室工作的效率和质量也显得尤为必要了。要扮演好多角色，营造和谐的工作氛围，不是一件容易的事情，但至少可以从以下两方面做起：对外做到“我为人人，人人为我”。办公室作为院系的窗口部门，经常需要与其他职能部门、兄弟院系产生工作上的联系。在这诸多的工作中，一方面是需要对方为自己提供支持的，而另一方面则是为对方提供服务的。要构建和谐的对外关系，实际上就是要处理好对外的人际关系。所以，在日常的工作事务中，要做到我为人人，才能构建人人为我的和谐氛围。对内做教师的知心朋友、学生的良师益友。教师的日常教学、科研等生产生活都与院系办公室有着非常紧密的联系，办公室应成为“教工之家”，这就需要办公室人员妥善处理好与广大教师的关系，主动为老师们的工作提供方便，为他们排忧解难，做他们的知心朋友，相互理解、相互支持。每一位学生从入学到毕业，学习阶段的每一个环节都与办公室的工作息息相关。这就需要办公室人员在与学生打交道的过程中，以诚相待、热情周到，以自身的形象来影响学生，做学生的良师益友。

总之，办公室人员扮演多重角色，肩负构建内外和谐关系的重任，不仅与自己院系的师生产生联系，同时还要与其他职能部门、院系打交道，无论哪些工作，都离不开广大师生、兄弟部门的支持与配合，所以构建和谐的对内、对外人际关系对提升办公室工作的效率和质量也显得尤为必要。要真正做好办公室工作，需要领导的正确领导，群众的齐心协力，大家的共同努力！