企业信用管理

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企业信用管理是通过制订信用管理政策来指导和协调内部各部门的业务活动,对客户信息收集和评估,并对信用额度的授予、债权保障、应收账款回收等各环节进行全面监督,以保障应收账款安全和及时回收。信用管理的具体工作是收集客户资料,评估和授予信用额度,保障债权,保障应收账款是安全和及时回收。

一、企业评估信用管理的主要指标

1. 坏账率

坏账率是最常用的评价指标之一,它反映在某一销售时期内坏账与销售额的比率。

2. 销售未清账期

比如:3个月内销售额为300万元,3个月未应收账款余额为200万元。这个数据说明企业在此3个月内的销售未清账期为60天,如果销售中天数上升了,就表明使账款回收变得更缓慢。

3. 逾期账款率

逾期账款率指某一时期期末未逾期账款占总应收账款的比率。这个数据连续记录几个时期,并分析付款趋势是上升还是下降。在一定时间内如果指标上升太快,信用管理人就必须采取必要的措施阻止这个趋势,并把它带回到正常的比例。

4. 回收成功率

该比率越高表明效率越高,信用管理越好。这个指标考查在总应收账款中,实际收回的应收账款所占比例。这个数据比坏账损失指数更有优势,因为它能较早地反映和预见公司在回收账款方面的困难并尽早纠正追讨方法。若该数据指标下降,则表明坏账增加或者回收效果出现问题,应及时健全自己的信用政策。这也意味着公司的信用销售和付款方式期可能太过宽松,给客户的信用产生偏差,追讨行动产生反作用,回收措施不足,或在处理危机时出现问题。这些都能通过这个数据得出答案。

5. 信用批准率指标

这个指标是评估企业在信用申请方面采取何种态度,过松还是过紧,以及申请的质量。从这个指标可以看出企业信用政策的轮廓。如果比率过低,说明企业的信用政策保守,不利于企业的开拓发展;反之,如果比率过高,则说明企业的信用政策可能过于激进,信用风险将大大增加。当然,这个指标也应该和其它指标相互对照以确定信用部门的工作。

6. 逾期账款结构

应收帐款回收的越早,那么企业的信用风险就越低,企业的资金压力和利息损失就越少。所以逾期的账款应尽快回收。为了更清晰地了解企业本年度的逾期账款状况,信用管理人应以百分比方式列出所有逾期应收账款的账龄分布情况。

二、建立信用管理政策应关注因素

1. 成本

信用成本非常重要。可以比较一下不采用信用政策时成本和采用信用政策时成本。

2. 操作方式

信用管理不能依据个人的好恶去做根本性的改变。它只是说明建立信用程度的重要性。比如,一笔交易可以通过分支机构完成并委派信用管理专业人员去管理分支机构;在同样条件下,信用政策约束信用管理人员,并详细说明信用部门提供的服务支持。

3. 董事会/高级管理层的看法

董事会/高级管理层的支持至关重要。当新制订的信用政策不能被顺利贯彻时,董事会就必须给予全力的支持,使之成为人人必须遵守的信用政策。所有有关的人可以在信用政策制订时提出看法和意见,但实施后都必须认真履行这个政策。

4. 销售部门的看法

一套行之有效的信用政策并不是去限制销售人员,它是用来鼓励有利可图的销售,使销售和给予信用变得更容易。在实际操作中,销售人员能排除销售中的阻力而全身心地投入到销售中去,只需按照基本信用程序工作,其它工作都交给信用管理人完成。

5. 企业内外带来恐惧和阻力

一个新的信用政策可能会给企业内外带来恐惧,比如:

(1) 内部人员的恐惧

改变一个已使用多年的政策,会使人产生恐惧,甚至产生逆反心理。其实,信用政策是将专门技术和专家意见进行制度化,它能使所有的人和企业在各自的领域中发挥他们的潜能。如果能够认真执行信用政策,各个部门都会从中受益。

(2) 外部竞争的恐惧

有人认为,在竞争压力下,如果让客户提供信用资料或担保,就会把业务带走。因为竞争者会提供更为优惠的条件,也不要求审查客户的信用。因此认为,不值得为了新的信用政策冒这个风险。一个正确的信用政策并不是表示要采用严厉的信用方式,而是要采用合适的方式。它能为每一个客户提供适当的信用条件,但并非所有客户都能得到信用。

(3) 害怕使客户心烦

一笔低效率的贸易和低效率的信用管理政策才会使客户心烦。不加分辨的怀疑、杂乱的发货单和失调的资金分配都会比专业的信用管理更让客户心烦。信用管理实际上是把“心烦”降到最低程度,并提高对客户的服务水平。系统完善的管理只会赢得客户的尊敬和更多的订单。

6. 专业技术

信用管理是企业管理中最重要的内容之一。信用人员需要广博的知识,要使信用风险管理人员充当好角色,就必须认真的培训他。同样重要的是,也要对销售人员和财务人员进行信用知识的培训和政策执行的培训,这是信用政策得以有效运作的关键。

7. 保持威信

要贯彻信用政策,就必须使信用管理人员可以接触到不同级别的人。信用管理主要任务是执行企业信用政策,信用管理人员必须有明确的威信从而能被企业其他人员接受和采纳。

三、建立企业信用管理步骤

一个信用政策不是被强加给企业各个部门,它需要在所有部门的配合下逐步完善。所有完善和执行信用政策的决定都需由最高级管理部门做出,而且必须经过以下各阶段:

1. 授权

指定专人检查以往信用政策的执行情况。这个工作最好由主管业务总经理、业务经理、财务主管和信用经理统一完成,以使信用政策制度顾及到所有方面。

2. 订立方案

首要任务是先起草一份有关信用政策的框架草案。在这个阶段,可以先制定出简单的框架,然而再逐步完善。

3. 磋商

召集企业的所有经理共同磋商这个计划,一起制定出最后的政策方案。在这个阶段,所有人员须明确该政策的目的和政策执行将带来的好处。这个过程至关重要,除非该最终政策被所有经理接纳,并使其理解政策的作用和目的,否则该政策肯定无法实施。

4. 确定最后期限

草案拟定后要确定定稿时间。如果最后期限不确定,这个计划将越来越不重视,一些所谓的“好意见”将越来越多,使这个计划最终破产。所以必须确定定稿的最后期限,使决策人能够施行这个计划。

四、信用管理政策的内容

信用管理政策必须制作成标准书面文件。企业所有管理人员、业务人员、财务人员、信用管理人员和其他相关人员都应按照规定要求执行。信用管理政策基本内容包括:

1. 目的

企业实施信用政策应达到的目的是:最大限度地在销售中获益、保持回款速度、保持低坏账率、确保高水平的客户服务。

2. 介绍

包括企业背景,法人组织图表、信用政策的制定方法、信用管理费用的使用组织结构、 信用管理的组织图表、工作范围、委托的权责界定、其他相关部门的权责界定、信用部门的地位和其他部门的关系、常规和特别情况下的授权界定。

3. 条款

各种各样的销售和服务的标准条款样本。

4. 调查

收集客户资料的规定:在什么条件下要自行收集客户材料,向客户直接索取资料的方法和途径;在什么条件下从资信调查机构、银行、其他机构获得参考资料;定期和不定期更新资料的规定。

5. 信用评估程序

客户申请程度规定

什么样的情况下可以赊销

怎样确定新客户的信用额度

特殊交易条件下的信用安排

增加或减少信用限额的方式

增大信用额度和延长赊销时间的程度和要求

担保条件规定

信用限额监视程序

重新评估程序

在信用授予中对评估人员的要求

6. 债权保障措施

对风险较大的业务采用信用保险、保理、信用证、动产和不动产抵押等债权保障措施,规范作业的范围和各种实施具体要求。

7. 贸易程序管理

确定订单处理、定价、回复和确认制度;与运输部门协调仓储和装船的规定。

8. 追收

定义与收账任务有关的各中权力和义务

建立“未逾期账款询问“制度以及实施方式

需要采用追收的警告和制裁手段

收账的时间安排

收账每个时间段的确定

最终追收方式的确定

使用抵押品的时机及处理抵押品的方法

转移到收账机构的时间和程序

转移到律师事务所的时间和程序

特殊情况下的选择

9. 客户破产/坏账程序

包括当客户破产后应采取的步骤、注销坏账程序。

10. 信用管理报告

包括各种标准式的表格、协议、内部文件,以及每月信用报告的内容格式和频率;说明报告应承担的责任。

11. 表格和数据库

包括记录存贮和查阅政策、以及数据输入规定。

12. 衡量信用部门业绩的方法

五、信用管理的实践

本人所曾供职公司实施了信用管理,采用以下方式:

1. 业务学习和培训

对公司新的信用管理人员进行专业技术培训。在营销系统分层次、分步骤举行多次培训,先后对市场营销部部长(副部长)、各销售区域(公司)总经理、副总经理进行培训和动员,对各销售公司销售部长、业务科长进行业务培训,对各销售公司销售人员及市场营销部各级人员进行培训。通过培训,营销系统意识到信用管理对企业的重要性,并由最初的抵触态度转变为逐步接受和主动做好各项信用管理工作。

2. 加强与客户的沟通

通过一段时间的政策实施,客户对公司实行信用管理的反应比较大。对于打电话前来咨询的客户,信用管理人员均对其作了耐心详细的讲解,并做好记录。另外,对于一些重点大客户,信用管理人员主动进行走访,以加强客户的理解,并促使客户改变对付款习惯。用户也对公司的管理水平予以认可。

3. 加强监督与跟踪管理

信用制度制定以后,我们建议公司总经理办公室必须对各相关部门及时跟踪监督和管理,及时处理发现的问题,否则根本无法贯彻实施制度。

4. 优选客户群

通过对各客户发货回款情况的分析,信用管理部将其中一部分列为公司的重点大客户,这部分客户的交易额度占总交易额度的80%。对于近年无往来的欠款户,由销售员查明原因后将部分客户移交到清欠办公室,并由专职人员清理。

5. 严格遵守信用政策,严肃考核

信用管理部门在工作上严格遵守信用政策,在公司的支持下,顶住各方面的压力,坚持制止超信用额度的发货行为。规定销售员要100%进行发货确认,对未按要求将发货确认书返回的销售员进行了经济考核,并视为虚假收入考核销售员。

公司实施上述管理咨询方案后,6个月内资金回笼率由原来的66%提高到99%,相关的管理改革也完全实现了该项目确立的目标,更重要的是公司实行全程信用管理几年来,企业的信用管理、应收账款管理、销售管理和财务管理水平上都有了质的提高,经济运行质量和效益得到显著提高,具体体现在以下几个方面:

(1) 有效地改善了公司应收款的市场结构和客户结构。通过对公司全部客户的评级和分类,区分了不同客户的价值和风险。其中,主要客户的回款已占全部回款额的62%,特别是货币回款由原来的60%左右增长到95%以上,市场结构发生了较大变化,大客户策略见到成效。优化了客户群,20%的大客户占发货额80%以上,已纳入规范管理的客户达到6000多个。

(2) 提高了资金周转率。通过系统的应收账款管理,公司每年的资金划回率达到100%,应收帐款的周转率有较大幅度提高。

(3) 应收账款的风险大幅度降低。在实施的第一年,无风险客户的销售额就净增近20%元,主动控制的风险客户应收账款下降了50%。

(4) 发展、改善了大客户的战略合作关系。根据信用价值评价,与多个大客户结成战略合作伙伴关系并提供信用额度,向客户提供诚信为本的全程信用管理服务.

(5) 得到了客户的尊重和支持公司的信用管理得到大多数客户的理解和支持。尤其是客户中很多有远见卓识的高层管理人员,他们对公司的信用管理工作反馈了很好的建议。对公司战略合作关系的大客户给予比较优惠的信用政策,通过的信用服务工作,使公司与用户之间的合作有了更大的发展。

通过实施专业化的信用管理措施,能够使这些企业的应收账款管理得到全面的改进,从而大大提高货款回收的效率,降低坏账风险损失比例。