AV类产品监督检查资料递交流程管理
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［摘 要］ 文章针对中国质量认证中心(CQC)的av类3C认证产品工厂检查结论为第2项的监督检查产品资料，分析其递交流程中存在的问题，提议采用适宜的管理措施，改善工厂检查资料递交流程，充分运用管理软件管控工厂监督检查后续工作，衔接财务管理，打印纸质工厂监督检查资料，避免工厂检查资料缺失的现象发生，解决不良工厂检查费用的拖账和赖账等问题。
［关键词］ 音视频设备；流程管理；工厂监督检查
［作者简介］ 钟浩，深圳市计量质量检测研究院工程师，中国质量认证中心深圳分中心工厂检查员，研究方向： 电子产品检测、认证技术和项目管理，广东 深圳，518055
［中图分类号］ F273.2 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1007-7723（2012）04-0017-0003 音视频设备（AV）类产品包括DVD、MP3、MP4、有源音响和为音视频设备配套的电源适配器等CCC认证产品。近两年来，AV类产品的质量事故报道时有发生，有源音响的泄漏电流测试指标超标，导致消费者人身伤害的事件；有关市场购置的AV类产品，内部结构和非金属关键零部件与型式试验样品不一致，导致过热，引起火灾的报道。CQC加强了该类产品制造工厂的监督检查工作力度，工厂监督检查要求“与时俱进”。据了解，2011年，某CQC分中心该类产品工厂检查结论为第2项的工厂监督检查任务约占该类产品监督任务总量的70%以上。
目前CQC的工厂检查资料递交流程要求：检查组组长或其委托的检查组成员负责查厂资料顺利递交到CQC分中心检查部，确保递交的查厂资料的完整，使用的表单为最新版本，尤其关键的是要保证做到递交的纸质查厂资料的时效性（即资料递交准时，内容有效）。某CQC分中心的AV类CCC认证产品监督检查结论第2项的查厂资料递交流程如图1所示。
一、目前流程存在的弊端
1． 受查工厂在40个工作日整改不符合项，检查组在收到工厂整改资料的10个工作日内递交查厂资料。每个工厂检查任务完成时间的长短取决于检查组（主要是检查组组长）和工厂，同时受所查工厂的规模、申请人数量、管理水平、配合程度和检查组全体组员的工作效率等诸多因素影响。检查组组长的工作量大时，查厂资料积压在检查组组长的待处理时间就较长。面对CQC要求的查厂资料上报时效性要求，工厂检查组组长肩负着不小的压力。
2． 受查认证工厂的认证相关人员变动大，影响不符合项的整改时间。受查认证工厂被开具了不符合项，必须40个工作日内整改。在经济危机期间，中小企业的联络人和或质量负责人变动频繁，40个工作日可能已发生变动（人员离职或休产假等）。工厂的人事更替变动造成检查组与工厂联络困难。同样地，检查组与工厂新认证相关人员沟通，往往由于新认证相关人员刚接手，不了解查厂情况和整改要求，导致工厂不符合项整改时间超期现象的发生。
3. 查厂资料存在问题，一般由CQC分中心快递退回检查组长或其委托的检查组成员整改。但整改问题严重时，检查组组长或其委托的检查组成员需要联系受检查工厂处理查厂资料的“疑难杂症”，有时需要工厂补充相关客观记录。查厂资料补充整改后，检查组长或其委托的检查组成员确认无误，快递回CQC分中心。该环节存在资料递交缺失风险。在上述的查厂资料邮寄流程的过程中，涉及到CQC分中心工作人员、检查组、快递人员、工厂认证相关人员等，某分中心已发生过查厂资料的部分文件记录遗漏，甚至出现查厂资料丢失的严重事件。
4. CCC认证查厂报告规定查厂的当天出具。当工厂检查组离开受检查工厂时，检查组会将工厂检查报告和有关查厂资料当面交给受检查工厂联络人留存工厂。当查厂资料退回工厂检查组整改，涉及到查厂报告页内容更改，必须替换留存工厂对应报告页，检查组就必须联络工厂的认证联络人/认证质量负责人，邮寄正确的工厂检查报告页给工厂，并落实工厂是否收到。受查工厂更替了原来的报告页，同一份报告的报告页纸质有新旧不同之分。如此的查厂报告以及行为，有损CQC的“质量权威”形象。
5. 国际认证的查厂，一般不会在工厂的现场提供查厂报告。3C认证在工厂现场提供查厂报告，和国际上通行的做法不一致。
二、改良的措施与建议
1. 建议制定责任事故负责分配制度，检查组和分中心技术委员会专业小组或临时的专家评审组负责比例如下：
工厂检查组70%，分中心技术委员会专业小组或临时的专家评审组30%；
工厂检查组（70%）：非专业检查条款的责任事故：组长60%，组员40%；
专业条款的责任事故：组长40%，组员60%。
（注：组长可授权组员共同申诉责任事故，以上相关方的百分比可调整）。
2. 维护CQC的“质量权威”形象，提高为企业服务的意识。查厂资料必须经过分中心技术委员会专业小组或临时的专家评审组的评审后，统一由分中心专人打印纸质资料，并追踪确认受查工厂收到相关查厂资料，告知工厂资料必须备存。
3. 减少监督查厂资料递交流程的环节。工厂检查组负责在工厂现场完成查厂记录，包括受查工厂的不符合项，给出查厂预结论。建议2个工作日内将电子文档发邮件至CQC分中心留存。待受查工厂的不符合项整改资料电子文档也在40个工作日内发邮件至CQC分中心。分中心检查部专职人员审核电子文档的查厂记录，判断工厂的不符合项整改措施是否符合要求。电子文档的查厂资料通过后，再经技术委员会专业小组（临时专家组）定期评审查厂结论。通过后， CQC分中心主任审批后，专人负责网上填报最终的查厂结论，并打印工厂检查资料，落实查厂资料的后续工作。如此，可降低查厂资料在传递过程中的缺失风险，提供查厂报告的做法和国际认证查厂事后提供查厂报告的做法一致。
4． 减少工厂检查组的工作量，减轻检查组组长的工作压力。工厂检查组在工厂检查现场，只需要完成查厂记录，给出工厂检查组的查厂预结论，签署一份告知书，内容包括工厂如不及时通知CQC人员变动，后果自负；工厂的整改措施证明资料电子文档Email至CQC分中心邮箱；日常事务及时联络CQC等要求。告知书双方留存，工厂扫描Email发至CQC分中心邮箱。建议检查组在查厂后2个工作日Email查厂资料。查厂资料的电子文档由分中心检查部专职人员审核把关，查厂预结论由技术委员会专业小组（临时专家组）评审。如此，较好地统一了AV类3C认证产品监督查厂的评审尺度，更好地提高监督查厂质量，促进环保。
5． CQC分中心技术部定期随机抽检查厂资料，如发现问题，定期集中退回工厂检查组组长或对应检查条款责任组员，5个工作日内整改。如不能按期整改，按工厂检查员的绩效考核制度（处罚内容等同责任事故负责分配制度）处理。如此，可以增强检查组全体成员的工作责任心。
6． 建议采用管理软件控制报告流程，同时解决不良工厂的工厂检查费用的拖账和赖账问题。当查厂资料经技术委员会专业小组（临时专家组）评审定论后，管理软件自动查询工厂检查费用是否到账。如到账，打印相关的查厂资料，并自动给工厂认证联络人发短信通知。工厂认证联络人可在CQC网络上选择领取报告的方式（自行前往CQC、快递邮寄、委托他人领取等）。如工厂检查费未到账，管理软件每日自动查询，生成汇总表发邮件给CQC相关管理人员，同时每天发预警通知邮件给工厂的认证联络人和质量负责人。如工厂未及时缴纳工厂检查费用，并超出规定的日期，则自动进入证书暂停流程，同时发通知邮件给CQC相关管理人员。改善流程如图2所示：