医院招标采购档案管理

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摘要：本文指出目前部分医院档案管理中对政府招标采购档案资料管理不够重视。论述医院政府招标采购档案的重要性，并提出医院的政府招标采购档案资料管理的设想。

关键词：医院；招标采购；档案；管理；

院档案管理中，病人信息资料档案最为重要（成立专门的病案室进行管理）。政府招标采购档案是医院档案的重要组成部分。但是，部分医院近年来对于政府招标采购资料档案的管理工作，还未引起足够的重视。

医院的档案资料，包括基建工程档案，大型设备档案，药品招标档案，办公设备招标档案，等等。目前部分医院只重视基建档案，医疗设备档案。对于药品招标档案和办公设备档案未引起重视。实际上，药品招标采购是医院招标工作的重头戏。药品采购支出是医院支出的大部分。办公设备支出虽然金额较少，但也是医院执行政府集中采购工作政策的反映。资料是反映招标过程其公平、透明性的依据。有关资料整理归档后，可以作为以后工作的指导；它反映着医院对政府招标采购工作执行力度。体现医院执行政府招标采购政策的实际行动。

医院的政府采购档案资料管理存在一些问题：

医院的档案管理有其特殊性。医院的政府招标采购档案资料管理未能引起足够的重视有具体的原因：一是医院档案资料多管理人员少，无法顾及所有档案资料管理。比如药品政府采购是药剂部门操作。设备采购又分为医疗设备和后勤设备，由不同部门采购，部门多资料散，收集整理费时费力。二是目前尚未出台国家统一的政府采购档案管理规范，即使是地方政府部门政府采购档案管理工作也滞后于政府采购活动。三是医院采购部门重视采购活动而不重视档案管理。四是没有健全和执行政府采购档案管理制度。致使不及时填制、登记、编制、收集、分类、整理、装订等方面的工作。从而影响了医院的政府招标采购档案资料管理工作。

医院的政府采购档案管理有其重要性。

医院的政府采购档案资料是医院全部档案的组成部分，它同其他档案一样具有重要作用。

先举个工作上的简单例子：江门市中心医院1997年与某跨国公司购买一台大型设备，保修期限内一个配件多次维修，造成仪器时停时转，不能正常工作。一过保修期，厂商工程师便将该配件换掉，零件费130万元。我方多次查阅档案，根据维修记录资料确定是厂家产品质量问题，双方经过多次商谈，最后我方以厂家产品质量问题为由只须付65万元零件费。一个档案能为医院节省了65万元。

一个档案能为医院节省了65万元，医院的政府招标采购档案资料将会起到更大的作用。

《政府采购法》第四十二条对采购档案的内容作了明确规定“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉自理决定及其他文件、资料。”

采购活动记录至少应当包括下列内容：

（一）采购项目类别、名称；

（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；

（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；

（四）邀请和选择供应商的条件及原因；

（五）评标标准及确定中标人的原因；

（六）废标的原因；

（七）采用招标以外采购方式的相应记载。

通过公开、公平、公正地进行招标投标活动体现政府采购资金的使用效益提高。并促进廉政建设。招标采购档案能系统、完整、真实地记载了政府招标采购活动的全过程。一方面为医院保存提供真实可靠的原始资料，又可便于有关部门及管理组织对资料的备查，参考，利用。能为医院建设服务发挥作用。

二、采购档案是防范风险，减少法律责任的重要保证。符合规定的完善的政府采购档案，不仅在规范政府采购工作方面起着重要作用，而且在防范风险方面也将起到关键作用。目前质疑和投诉招标采购案件不断涌现，政府采购档案无疑为法律赋予的正当的采购权利予以保护。

采购档案资料管理工作是要对采购档案资料进行收集、整理、保管、利用、统计等。医院的政府采购档案是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购档案，可以为医院的政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷、制定相关管理措施等项工作提供客观依据。

医院的政府招标采购档案资料管理可以强化内部管理，提高政府采购的工作质量。提高采购资源的使用效益，促进廉政建设，达到“公开、公平、公正”的目的。

医院应加强政府采购档案资料管理工作。设想：

医院应建立健全政府招标采购档案管理工作制度，明确职责分工。采购业务部门负责在执行政府招标采购项目过程中认真收集采购文件和记录。负责项目的采购文件及记录资料的真实性、有效性、完整性；档案部门工作人员负责档案的审核、归档、立卷、贮存管理。负责对医院有关部门需要借阅事务。医院可培训档案兼职人员，以及采购部门人员兼职管理政府采购档案。按归档要求收集、整理、立卷、装订、编制目录。档案按照年度编号，卷内材料按政府采购工作流程顺序排。从具体操作部门做起，加强内部管理，使医院政府招标采购的档案管理工作规范、科学、制度化。促进推动医院的政府招标采购档案资料管理。使医院档案管理工作更进一步提高。

参考文献：

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[2]、陈必炎，余小兰；浅谈医疗设备档案管理；（J）《中华现代医药》2002年第2卷第11期；